§ 5. Візитна картка як атрибут усного ділового мовлення

На сьогодні візитні картки широко використовуються й стали невід'ємним атрибутом ділового життя. Візитна карт­ка — це картка для вручення під час знайомства чи візиту. Здебільшого вона має такі реквізити:

— назву підприємства, установи, організації, фірми;

— прізвище, ім'я, по батькові власника картки;

— посаду;

— адресу установи, організації, підприємства, фірми;

— номери телефонів, факсу.

Візитні картки бувають різних видів:

1. Стандартна картка. Використовується під час знайомства. Назва фірми, прізвище, ім'я, по батькові друкуються ве­ликими літерами; посада, адреса, телефон — малими.

Зразок:

2. Картка, що використовується із представницькок метою.

Таку візитну картку вручають, якщо її власник не бажа продовжувати контакт. У ній зазначаються назва фірми, ад реса й телефон.

Іноді адреса може не зазначатися.

3. Картка фірми. Використовується для привітання від імені фірми.

Зразок:

4. Об'аднана візитна картка. Зазначається прізвище (або прізвища), імена та по батькові чоловіка і дружини; надси­лаються або розвозяться переважно жінками.

Чпазок:

Колір візитних карток може бути будь-яким, але згідно з протокольними вимогами вони повинні бути білого кольо­ру, а кольоровим має бути лише фірмовий знак.

Розмір візитної картки регламентується правилами етике­ту. Найчастіше вони бувають формату 5х9 см, хоч незначні відхилення від стандарту допустимі. Краї візитної картки мо­жуть бути округлими.

Необхідно знати, як поводитися з візитними картками. Обмін ними відбувається зразу після того, як співрозмовники були представлені один одному. Вручається візитна картка так, щоб новий знайомий міг прочитати текст. Візитну карт­ку беруть вказівним та великим пальцями лівої або правої руки, ознайомлюються з текстом і ховають, але в жодному разі не можна м'яти, згинати чужі візитні картки, крутити в руках перед власником, робити помітки. Це сприймається як неповага.

Візитними картками не лише обмінюються, але й надси­лають їх після ділового візиту або як супровід до подарунків, книг, журналів, квітів тощо. Іноді Їх можна надсилати замість листа, зазначивши у лівому нижньому кутку стандар­тну міжнародну символіку (літери французьких слів):

р.г. — висловлення подяки;

р.Г. — привітання;

р.Г.п.а. — вітання з Новим роком; ,

р.Г.с. — висловлення задоволення від знайомства;

р.р. — заочне представлення, знайомство, рекомендування;

р.р.с.— прощання через від'їзд із країни;

р.с. — висловлення співчуття*.

За неофіційних обставин можна зробити інші позначки, написи, але обов'язково у 3-й особі: "Вітає зі святом",

"Дякує за вітання".

Візитні картки вручають особисто, можна залишати вдома, якщо адресат відсутній, надсилають з кур'єром і дуже рідко пересилають поштою. Якщо візитну картку завозять особисто, то загинають правий верхній кут, що є зна- | ком найглибшої пошани. Порушенням етикету вважається, і якщо загнуту візитну картку завозить кур'єр або водій. На | отримані картки треба відповісти своїми візитними картками упродовж 24 годин. Ділові люди повинні мати при собі . не менше десяти візитних карток.

§ 6. Бесіда

Знання правил етикету е підґрунтям для формування іміджу керівника, працівника та фірми в цілому. Важливим є початок спілкування. З першої фрази, погляду, настрою керівника залежатиме хід зустрічі, бесіди, наради. Тому і варто починати її стримано, але доброзичливо.

Потрібно зазначити, що хоч бесіда і нарада — форми ус­ного спілкування людей і будуються на трьох основних типах стосунків:

— начальник — підлеглий

— підлеглий — начальник

— партнер — партнер,

проте вони різняться за кількістю учасників. Якщо в нараді беруть участь більше двох учасників, то в бесіді якраз дві 5 особи становлять сферу спілкування.

Відмінність ділової бесіди від повсякденної (побутової) полягає в тому, що вона є цілеспрямованою із заздалегідь ' спланованим результатом і направлена на вирішення певних завдань, виробничих проблем і питань, пов'язана з необхі- ' дністю робити висновки на основі аналізу отриманої інфор- і мації. Також така бесіда дозволяє виробити певні рішення і | реалізувати їх.

Ділові бесіди, завдяки ефекту зворотного зв'язку, дозволяють керівникові реагувати на висловлювання співбесід­ника відповідно до конкретної мети бесіди, її предмету таї особистості співбесідника.

Ділова бесіда як форма взаємного спілкування має тамі переваги:

1. Можливість диференційованого підходу до предмета

обговорення.

2. Швидкість реагування на висловлювання співбесідника за допомогою пояснень, поправок тощо.

3. Розширення компетентності керівника за рахунок кри­тичних оцінок, пропозицій і думок партнера.

4. Можливість диференційованого підходу до обліку та оцінки об'єктивних і суб'єктивних факторів під час вирі­шення проблеми.

5. Відчуття особистої значущості у вирішенні обговорю­ваних проблем і причетності до результатів, отриманих у кінці бесіди.

Необхідно також пам'ятати, що бесіда — це не монолог. Її можна буде правильно побудувати тільки тоді, коли є взаєморозуміння між співрозмовниками, що допомагає спільному вирішенню певної проблеми.

Успіх бесіди значною мірою залежить від того, наскільки зрозуміло, переконливо і точно партнери висловлюють свої думки, ідеї. Точність і зрозумілість інформації виявляється в простоті й чіткості викладу, адже розуміння інформації е обов'язковим.

Для досягнення оптимального ефекту в процесі ділового спілкування керівник повинен чітко знати проблему і вміти вирішити її, демонструвати зацікавленість у реалізації вибра­ної теми із співрозмовником. Керівник повинен враховувати професійний рівень партнера та зміст виконуваних ним зав­дань, його повноваження і сферу відповідальності відповідно до обов'язків, життєвого і трудового досвіду, інтересів, по­бажань, способу мислення.

Є два види ділових бесід: кадрові та проблемні, або дис­циплінарні. До кадрових належать співбесіди під час при­йому на роботу чи звільнення. Ефективність кадрових бесід підвищується від вміння керівника створити відверту конст­руктивно-критичну атмосферу спілкування і, навпаки, змен­шується, якщо він поводиться безтактно, перебиває співроз­мовника, висміює його аргументи або грубо реагує на про­тилежну точку зору. Особливу увагу слід звернути на об'єктивність фактів.

Керівник повинен мати план бесіди, дотримуючись якого він зможе відповісти на запитання:

— яка причина бесіди й організаційні конкретні завдан­ня, пов'язані з її темою, метою;

— які контраргументи може висунути співбесідник і що потрібно зробити, щоб досягти поставленої мети;

— які варіанти вирішення проблеми можна запропонува­ти, якщо партнер погодиться, відмовиться або заперечуватиме;

— на кого з партнерів чи підлеглих можна покластися у вирішенні проблеми і які переваги це матиме чи які нега­тивні моменти може викликати.

Проблемні, або дисциплінарні, бесіди відрізняються від кадрових тим, що вони зумовлені фактами порушення дис­ципліни на виробництві або відхиленнями від встановлених норм і правил у діяльності організацій, підприємств.

Проблемна бесіда керівника з підлеглим направлена перш за все на створення творчої атмосфери на підприєм­стві, на підвищення ефективності колективної співпраці. Проблемну бесіду можна розглядати і як різновид виробни­чої наради з конкретних питань трудової діяльності, коли вона є складовою частиною в нараді.

Отже, слід пам'ятати, що:

1. Головне завдання проблемної бесіди — майбутня ро­бота працівника, який чимось завинив.

2. Не потрібно проводити бесіду без належної підготовки.

3. Бесіда про дисципліну — не вистава, а довірча розмова.

4. Не можна приймати рішення наперед,

5. Якщо необхідно зробити індивідуальні винятки з правил, то про це потрібно повідомити інших.

6. Працівник повинен зрозуміти "оргвисновки".

7. Важливо погодити із працівником програму його по­дальших дій і термін її реалізації.