2) Создание базы данных без применения шаблона.

1. Выполните команду Файл – Создать или нажмите кнопку Создать панели инструментов Access База данных. Появится область задач Создание файла.

2. Выберите строку Новая база данных. Сохраните файл – имя Библиотека. Появится окно Библиотека: база данных. По умолчанию в окне базы данных открыт список таблиц, который содержит только три ярлыка, позволяющие тремя разными способами создавать таблицы.

3. Щелкните на ярлыке Создание таблицы путем ввода данных Появится пустая таблица со стандартными названиями столбцов: Поле1, Поле2 и т. д.

4. Переименуем заголовки столбцов и введем данные в соответствии с ними. Важно, чтобы значения кодов в Поле1 были разными для каждого наименования Поля 2, так как код однозначно идентифицирует его, и это поле будет использоваться для связи с другими таблицами.

5. Закройте таблицу.

6. Аналогично создаются другие таблицы базы данных.

7. Создание таблиц с помощью мастера: следуйте указаниям мастера создания таблиц.

8. Создание таблиц в режиме конструктора: Щелкните на одноименном ярлыке окна Библиотека: база данных.

– Откроется пустое окно конструктора таблиц, в котором нужно определить структуру таблицы. В этой таблице необходимо ввести сведения (параметры) о данных.

В верхней части окна конструктора находится таблица, состоящая из трех столбцов: в столбце Имя поля вводятся имена полей создаваемой таблицы, в столбце Тип данных нужно задать тип данных для каждого поля, в столбце Описание можно ввести описания полей.

В нижней части окна задаются свойства полей таблицы.

– Определение полей таблицы:

– Переместите курсор в столбец Тип данных;

– Щелкните на кнопке со стрелкой в правой части столбца – появится список типов данных, которые могут быть использованы в таблицах Access (например: код – Счетчик, Фамилия – Текстовый, свойство Индексированное поле позволяет указать необходимость создания индекса (условия) по данному полю (Индекс является средством быстрого доступа к данным таблицы на основе значений одного или нескольких столбцов) и др.).

– Прежде чем сохранить таблицу, необходимо определить в ней ключевое поле (как правило – Код):

– выделите поле, установив курсор в любом месте строки описания поля;

– на панели инструментов щелкните кнопку с изображением ключика.

– Закрыть окно конструктора.

9. Связывание таблиц

– выполните команду Сервис – Схема данных;

– щелкните правой кнопкой мыши на свободном поле на схеме и в контекстном меню выберите команду Добавить таблицу;

– в диалоговом окне Добавление таблицы выделите те таблицы, которые отсутствуют на схеме, и нажмите кнопку Добавить;

– закройте окно Добавление таблицы

– установка связи между таблицами производится графически, путем соединения связанных полей левой кнопкой мыши.

Вопрос 3. Сортировка, поиск и фильтрация данных в таблицах.

Найти нужную запись, просматривая таблицу гораздо удобнее, когда данные в этой таблице отсортированы по нужному полю: по алфавиту в текстовых полях, по дате, если поле содержит дату, по увеличению или уменьшению числовых значений, например, в столбце Цена. Причем при различных поисках требуется, чтобы данные в таблице можно было бы легко отсортировать по нужному столбцу.

Access позволяет легко это сделать. По умолчанию, когда таблица открывается в режиме таблицы, она упорядочивается по значению ключевого поля. Если ключевое поле для таблицы не определено, записи выводятся в порядке их ввода в таблицу.

Сортировка данных в таблицах

1. Откройте таблицу в режиме таблицы. По умолчанию она отсортирована по полю Код.

3. Щелкните на любой строке поля и нажмите кнопку Сортировка по возрастанию (по убыванию) на панели инструментов. Таблица будет отсортирована по разделам.

Поиск данных в таблицах

1. Щелкните на любой строке столбца.

2. Нажмите на панели инструментов кнопку Найти. Появится диалоговое окно Поиск и замена.

3. На вкладке Поиск в поле Образец введите значение, которое хотите найти. Остальные поля на этой вкладке позволяют определить различные типы поиска.

Использование фильтров для поиска группы записей

В Microsoft Office Access предусмотрено четыре способа отбора записей с помощью фильтров:

– фильтр по выделенному фрагменту,

– фильтр по форме,

– «фильтр для»

– расширенный фильтр.

При работе с фильтрами используются три кнопки панели инструментов:

– Фильтр по выделенному;

– Изменить фильтр;

– Применить фильтр (Удалить фильтр).

Применение фильтра по выделенному.

1. Щелкните на любой ячейке столбца.

2. Нажмите на панели инструментов кнопку Фильтр по выделенному.

Будут отобраны все записи, имеющие в поле заданное значение.

Применение фильтра по форме.

1. Нажмите кнопку Изменить фильтр на панели инструментов.

Появляется форма – специальное окно для изменения фильтра. Форма содержит линейку полей таблицы. В любое из этих полей можно ввести или выбрать в списке значение, которое и будет являться условием отбора. Если условия внести в несколько полей, то отбираться будут те записи, которые удовлетворяют всем заданным условиям.

2. Нажмите кнопку Применение фильтра.

Применение расширенного фильтра

Запросы

Запросы используются для просмотра, анализа и изменения данных одной или нескольких таблиц.

Виды запросов:

• запросы к серверу, позволяющие осуществлять выборку данных с сервера;

• запросы автоподстановки, позволяющие автоматически заполнять поля новой записи;

• запросы выборки, осуществляющие выборку данных из таблиц;

• запросы изменения, позволяющие модифицировать данные в таблицах (в том числе удалять, обновлять и добавлять записи);

• запросы создания таблицы, позволяющие создать новую таблицу на основе данных одной или нескольких существующих таблиц;

• перекрестные запросы – аналог сводных таблиц Excel, позволяющие анализировать данные, содержащиеся в таблицах.

Создание простого запроса с помощью мастера

1. Щелкните на ярлыке Запросы панели объектов окна базы данных, чтобы раскрыть список запросов.

2. Дважды щелкните на значке Создание запроса с помощью мастера.

3. В поле окна Создание простых запросов в списке Таблицы и запросы выберите поочередно нужные таблицы.

4. С помощью клавиш со стрелками вправо и влево переместите из списка Доступные поля в список Выбранные поля.

5. В следующем окне требуется выбрать тип запроса: подробный или итоговый. Далее.

6. В следующем диалоговом окне мастера в поле введите имя создаваемого запроса. Готово.

На экране появится таблица, в которой отображаются выбранные нами поля из таблиц. Эта таблица называется результирующим набором запроса. Ее записи можно сортировать, фильтровать, выполнять поиск, печатать, копировать и т. д.

Создание запроса с помощью конструктора

Этот способ позволяет создать более сложные запросы, но требует большей квалификации пользователя.

1. Выберите значок Создание запроса в режиме Конструктора в списке запросов окна базы данных. Появляется окно конструктора таблиц и поверх него диалоговое окно Добавление таблицы.

2. В окне Добавление таблицы есть три вкладки: на одной отображается список таблиц, на другой – список запросов, а на третьей – выведен перечень таблиц и запросов вместе.

3. Выберите таблицы, которые должны участвовать в запросе. Выделите в списке на вкладке Таблицы нужные элементы и нажмите кнопку Добавить.

4. Нажмите кнопку Закрыть. В верхней части окна конструктора отображаются все выбранные таблицы.

5. Переместите таблицы в поле окна так, чтобы были видны и таблицы, и связи между ними.

Окно конструктора запроса состоит из двух областей. Верхняя область представляет собой свободное поле, в котором размещаются таблицы-источники данных. Эта область напоминает окно Схемы данных. Нижняя часть называется бланком запроса и заполняется в процессе конструирования запроса.

6. Чтобы добавить поле в запрос, необходимо в таблице-источнике в верхней части окна конструктора найти нужное поле и дважды щелкнуть на нем. При этом в бланке запроса появится столбец, соответствующий выбранному полю.

7. Добавьте в запрос нужные поля из нужных таблиц.

8. Сформировав столбцы запроса, можно определить порядок сортировки.

9. Можно определить критерии, по которым будут отбираться записи в запросе. Для этого нужно ввести в строку Условия отбора критерий (характеристику).

Выполнение запроса

Чтобы выполнить запрос и увидеть его результаты, можно воспользоваться одной из двух кнопок панели инструментов: Вид и Запуск.

При выполнении запроса на выборку обе эти кнопки эквивалентны.