Планирование бюджета проекта

При планировании проекта, после того как определены состав работ потребные ресурсы и календарный план проекта, может быть разработан бюджет проекта, который утверждается и является законом для руководителя проекта.

Руководитель проекта разрабатывает бюджет проекта по структуре работ, статьям затрат, закладывает необходимые резервы, которые рассчитывает исходя из анализа рисков и/или используя нормативы, принятые в компании для данного типа проектов.

Проектный офис интегрирует его в бюджет портфеля, проводит анализ на предмет, не приведет ли принятие этого бюджета к изменению бюджета портфеля проектов.

Руководитель портфеля утверждает бюджет проекта, если он не выходит за рамки бюджета портфеля, а если выходит — возвращает его на доработку или инициирует процедуру изменения бюджета портфеля путем запроса вышестоящему руководителю.

Контроль бюджета проекта

Контроль бюджета проекта осуществляется периодически или по требованию руководителя портфеля проектов. Процедура контроля бюджета проекта может быть, например, следующей:

1. Руководитель проекта предоставляет в проектный офис отчет о бюджета проекта;

2. Проектный офис проверяет отчеты, в случае обнаружения противоречий устраняет их совместно с руководителем проекта и интегрирует их в отчетность по портфелю;

3. Руководитель портфеля утверждает отчет, анализирует отклонения и принимает корректирующие решения (например, может быть принято решение об изменении бюджета проекта).

Контроль бюджета портфеля проектов

Контроль бюджета портфеля проектов осуществляется периодически по инициативе или руководителя портфеля проектов, или его руководства. Основной задачей контроля бюджета проектов является обнаружение существующих или прогнозируемых отклонений от планового бюджета и принятие решений по их устранению. Это может реализовываться.

Например, следующей процедурой:

- проектный офис готовит отчет о выполнении бюджета портфеля проектов

- руководитель портфеля проектов утверждает отчет, анализирует отклонения и принимает корректирующие решения,

- отчет передается на уровень объемлющего портфеля проектов или на уровень компании. ¹⁰

Пример структуры бюджетов

Рассмотрим бюджетную структуру на примере инженерно-производственной компании.

Описание компании и организационной структуры.

Бизнес компании включает выполнение заказов по производству стандартной продукции, проектированию новой продукции и выполнению комплексных проектов, включающих проектирование и производство продукции.

Компания состоит из трех департаментов.

1. Департамент комплексных проектов занимается сбытом производственной продукции, а также продажами и управлением комплексными проектами. Эти проекты включают проектирование и производство, то есть требуют участия двух других департаментов. В штат департамента входит директор, проектный офис и руководители проектов.

2. Департамент инжиниринга занимается проектированием продукции на заказ, а также продажей и управлением инжиниринговыми проектами и включает директора, руководителей проектов, проектный офис, отдел конструирования и технологический отдел.

3. Департамент производства занимается производством продукции по производственным заданиям, открываемым департаментом комплексных проектов, и включает директора и два цеха: обрабатывающий, в котором изготавливаются комплектующие, и сборочный, в котором выполняется сборка готового изделия.