Деловые письма

Содержание и построение деловых писем отличаются - как и должно быть - от личных. Разнообразие писем по разным вопросам бизнеса бесконечно, но их самое основное отличие от личной и социально-бытовой переписки заключается в сти­ле. Даже если вы знакомы с получателем вашего письма лич­но, оно должно быть как можно более информативным и объ­ективным. Все деловые письма должны быть напечатаны, а их тон — строго официальным. Учтите, что ваше письмо может передаваться из одного отдела в другой, его могут зачитать на каком-либо заседании, то есть, иными словами, письмо может стать общественным достоянием.

1. Письма в банк

Существует целый ряд ключевых моментов, о которых нельзя забывать в письме для банка. Вверху страницы чет­ко обозначьте номер вашего счета, равно как и другую не­обходимую информацию для быстрого к нему доступа.

Mr B. Apple

Booties Bank

15 Turnover Street

Leeds

L74SE

12 August 2000

Dear Mr Apple,

Re: a/c no: 657849321

Further to our telephone conversation earlier today, I am writing to request that a standing order of £34, in the name of'The Portland Insurance Company', which comes out of the above account on the 13th of every month, be cancelled.

I look forward to receiving written confirmation from you that this has been done.

Yours sincerely,

2. Уведомления об отмене мероприятия

Начните с перечисления основных деталей того, что подле­жит отмене, и объясните причину - вежливо, но твердо Вда­ваться в мелкие подробности необходимости нет, поскольку вы не хотите, чтобы ваши партнеры по бизнесу подумали что ваша компания испытывает финансовые или какие-ли­бо другие трудности. Дайте лишь общее объяснение отмены, а все остальное предоставьте воображению читателя. Не забудьте извиниться, а в конце сообщите, что возвра­щаете документацию и деньги.

Dear Mrs Whitewell,

We regret to inform you that the Safety Locker 2000 conference at Stamford Arena on 12 May has been cancelled.Although many firms have expressed interest in this conference, we have not, unfortunately, received a sufficient number of confirmed deposits to enable us to continue planning this event.

We are very much hoping to reschedule the conference for later in the year and will certainly keep you posted about any developments on this score. In the meantime, we wish you a happy Easter and are returning your docu­mentation and deposit under separate cover.

Yours sincerely,

3. Жалобы

Жаловаться на дефекты и неудовлетворительное качество товаров или услуг всегда неприятно. Телефонным звонком в таких случаях не обойтись, придется писать письмо. Од­нако, если вы будете слишком покладистым, то желаемого успеха не добьетесь. Но и грубить не следует: вы лишь наст­роите людей против себя, а как знать, вдруг вам придется пользоваться услугами этой фирмы и в будущем. Грубость может обернуться против вас и в другом случае: вы почти наверняка захотите как можно быстрее вернуть свои день­ги, а значит, в ваших интересах заполучить на свою сторону менеджера по работе с клиентами. Желаемый результат мо­жет быть достигнут лишь в том случае, если вы будете спра­ведливы, но тверды.

Dear Mr Pettigrew,

Account no.7645

On 17 February, we purchased a Bryant 754 washing-machine from your store. Since that date it has flooded once and broken down with clothes inside it twice. We have been forced to call out your service engineer on four separate occasions, namely 20, 23, 24 and 28 February. There appeared to be a variety of different problems to resolve - all of which you will see from the enclosed copies of the service engineer's reports.

As a consequence of the above problems, we now have water marks all over our bathroom floor as well as a number of ruined items of clothing. We enclose photographs and a dry cleaner's report.

We have suffered considerable inconvenience and some financial loss since the purchase of this faulty product from you. In the circumstances we must ask you to replace this item within the next seven days and to recompense us for the additional losses we have suffered.

We await your prompt response.

Yours sincerely,