5.1Документальное оформление расчетов по оплате труда

Работодатель обязан вести отчетность, подтверждающую обязательства по начислению заработной платы и удержаний из нее.

Для отражения расчетов по заработной плате на счетах бухгалтерского учета составляют ведомости начисления и распределения заработной платы, которые разрабатывают на основе группировки показателей следующих первичных учетных документов:

• документы по учету численности работников организации и их движению;

• первичные документы по учету использования рабочего времени;

• учет выработки продукции, выполненных работ и оказанных услуг;

• формы аналитического учета к счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» для расчета заработной платы всем категориям работников и выплат по заработной плате.

Начисление заработной платы и других видов оплат за текущий месяц производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени, сдельным нарядам и прочим документам.

Документы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда должны оформляться согласно унифицированным формам первичных документов, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 5.01.2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Учет личного состава работников ведет отдел кадров. На каждого работника, принятого на работу, заполняется личная карточка работника (форма № Т-2) и присваивается табельный номер.

На основании приказа о приеме на работу (форма № Т-1) в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54). В нем накапливается информация по каждому месяцу об отработанном времени, начисленной заработной плате по всем видам начислений и удержаний, приеме на работу, переводах, отпусках, предоставленных льготах и др.

Для учета фактически отработанного времени используются табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (формы № Т-12) и табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13). Эти формы являются основными первичными учетными документами при расчете заработной платы по повременной системе.

Унифицированных форм документов для определения сдельной оплаты труда нет. В строительстве при разработке форм нарядов на сдельные работы для бригад работников можно руководствоваться ранее действующей формой № 414-АПК – «Наряд на сдельную работу».

Данные о начисленных суммах и удержаниях из лицевых счетов переносятся в расчетно-платежную ведомость формы № Т-49, которая выполняет функции и расчетного и платежного документа.

На основании этой ведомости производится запись на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (по кредиту – начисленные суммы, по дебету – удержания и суммы к выдаче) и корреспондирующих с ним счетах.

По этой же ведомости, после подписи главного бухгалтера и руководителя, заполняется реквизит и расходный кассовый ордер (форма КО-2) на всю сумму «к выдаче» и выдается заработная плата. Если работник получает зарплату и другие выплаты по расходному ордеру, то кассир должен обязательно заполнить в нем паспортные данные получателя денег.

Формы первичных учетных документов и график документооборота на участке «Расчеты с работниками по оплате труда» приведены в таблицах 1 и 2.

Учетными регистрами по учету расчетов с персоналом по оплате труда являются ведомость №8, журнал-ордер №10 (при журнально-ордерной форме бухгалтерского учета) и расшифровка по бухгалтерскому счету 70 «Расчеты с персоналом по оплату труда».

Аналитический учет по счету 70 ведется по каждому работнику организации.

На основании Положения по бухгалтерскому учету ПБУ 1/08 организации могут закрепить в учетной политике создание резерва предстоящих расходов на оплату очередных отпусков работников, вознаграждений по итогам работы организации за год и др. аналогичных выплат. Создание резерва позволяет равномерно включать расходы в затраты на производство и в расходы на продажу. В учетной политике для целей налогового учета налогоплательщик обязан отразить принятый им способ резервирования, определить сумму отчислений и ежемесячный процент отчислений в указанный резерв (ст. 324.1 Налогового кодекса РФ).

Таблица 1. Формы первичных учетных документов.

Номер формы	Наименование	Формат
	По учету труда и его оплаты
	По учету личного состава
Т-1	Приказ (распоряжение) о приеме на работу	А5
Т-2	Личная карточка	2А4
Т-4	Учетная карточка научного работника	А5
Т-5	Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу	А5
Т-6	Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска	1/12 дл.
Т-8	Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)	1/12 дл.
	По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда
Т-12	Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы	2х2/3А3
Т-13	Табель учета использования рабочего времени	А3
Т-49	Расчетно-платежная ведомость	1/2А2
Т-51	Расчетная ведомость	2А3
Т-53	Платежная ведомость	2А4
Т-54	Лицевой счет	А3
Т-54а	Лицевой счет	2А5

Таблица 2. График документооборота на участке «Расчеты с работниками по оплате труда»

Наименование документа	Создание документа						Проверка документа
	форма	количество экземпля-ров	ответственный за выписку	ответственный за оформление (подписи)	ответственный за исполнение	срок исполнения	ответственный за проверку и обработку	кто представляет	порядок представления	срок представления
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
Приказ о приеме на работу	Т-1	1(2)	Отдел кадров	Отдел кадров	Отдел кадров	В соответствии с поданным заяв-лением	Бухгалтерия	Отдел кадров	Копия приказа или второй экземпляр	В день утверждения руководителем
Трудовой договор (контракт), договоры гражданско-правового характера	Собст-венная	2	Отдел кадров	Отдел кадров	Отдел кадров	В день заключения	Бухгалтерия	Отдел кадров	Копия (оригинал остается в отделе кадров)	В день оформления
Личная карточка	Т-2	1	Отдел кадров	Отдел кадров	Отдел кадров	В течении 1 дня после выхода приказа о приеме на работу	Бухгалтерия	Отдел кадров	Личная карточка	В день оформления
Штатное расписание	Т-3	2	Ген. директор	Ген. директор	Ген. директор	По мере необходимости	Бухгалтерия	Ген. директор	1 – в бухгалтерию, 2 – в отдел кадров	В день оформления
Табель учета рабочего времени	Т-13	1	Табельщица (зав. секцией, нач. отдела)	Табельщица (зав. секцией, нач. отдела)	Табельщица (зав. секцией, нач. отдела)	В течение месяца	Бухгалтерия	Табельщица (зав. секцией, нач. отдела)	Табель с приложением необходимых документов	1 числа следующего месяца
Налоговая карточка	1-НДФЛ	1	Бухгалтерия	Бухгалтерия	Бухгалтерия	Одновременно с расчетом зара-ботной платы	Бухгалтерия	Бухгалтерия	Налоговая карточка вместе с лицевым счетом и расчетно-платежной ведомостью	Одновременно с расчетом заработной платы
Лицевой счет	Т-54	1	Бухгалтерия	Бухгалтерия	Бухгалтерия	Одновременно с расчетом заработной платы	Бухгалтерия	Бухгалтерия	Вместе с налоговой карточкой	Одновременно с расчетом заработной платы
Расчетно-платежные ведомости	Т-49	1	Бухгалтерия	Бухгалтерия	Бухгалтерия	Одновременно с расчетом заработной платы	Бухгалтерия	Бухгалтерия	Вместе с налоговой карточкой	Одновременно с расчетом заработной платы
Приказ об отпуске	Т-6	1(2)	Отдел кадров	Отдел кадров	Отдел кадров	В соответствии с поданным заявлением	Бухгалтерия	Отдел кадров	Копия приказа или второй экземпляр	В соответствии с поданным заявлением
Приказ об увольнении	Т-8	2	Отдел кадров	Отдел кадров	Отдел кадров	В соответствии с поданным заявлением	Бухгалтерия	Отдел кадров	1 – в бухгалтерию, 2 – в отдел кадров	В соответствии с поданным заявлением

Все работающие в организации распределяются по категориям персонала на рабочих и служащих, руководителей, специалистов и прочих служащих.

В списочный состав работников включаются все работники, принятые на постоянную, сезонную и временную работу, т.е. числящиеся в штате организации на основании трудового договора. Не включаются в списочный состав работники, не состоящие в штате организации, и принятые на разовые работы совместители

Организация рассчитывает среднюю численность работников в отчетном периоде, и данный показатель используется в расчетах по росту производительности труда.