3.6 Распространение документов смк

Распространение документов СМК осуществляется в следующей последовательности:

1) Структурное подразделение университета должно своевременно получать актуальные документы СМК, регламентирующие его участие в процессах СМК.

2) Ответственность за своевременное получение документов СМК и доведение их содержания до сведения всех сотрудников подразделения несет руководитель подразделения или назначенное им лицо.

3) Распространению подлежат документы СМК, согласованные и утвержденные в установленном порядке.

4) Распространение осуществляется в электронном виде по системе электронной документации, если имеется таковая. Если нет, то – в печатном виде на бумажном носителе.

Структурные подразделения, не имеющее доступ в СЭД, получают документы СМК на электронном носителе (CD, DVD и др.), учтенном в ОУК.

5) При проведении внешних и внутренних аудитов СМК Предприятия Х структурное подразделение

руководствуется документами СМК, полученными официально по ниже оговоренным каналам распределения.

6) Первый печатный экземпляр каждого документа СМК хранится в ОУК Предприятия Х и является

контрольным.

7) Электронный вариант документов СМК хранится на носителе в канцелярии.

8) Ответственным за распространение электронных вариантов документов СМК является назначенный ответственным за эту процедуру инженер ОУК.

9) Распространение в электронном виде осуществляется исключительно в закрытых форматах, не допускающих возможность редактирования (PDF, графические форматы и пр.).

Сканирование оригиналов и сохранение электронных версий в необходимом формате осуществляется уполномоченным инженером ОУК.

10) Рассылка электронных вариантов документов СМК осуществляется по СЭД . Ответственным за техническое обеспечение процесса рассылки является начальник канцелярии.

11) Распечатка копии документов СМК из СЭД при необходимости осуществляется руководителем структурного подразделения или ответственным за документацию СМК в подразделении. Каждая копия документов печатается с указанием даты распечатки.

Руководитель структурного подразделения отвечает за отслеживание актуальности копии документа.

12) В случае изменения документа все задействованные в его реализации структурные подразделения оповещаются по СЭД. Распространение изменений см. п.4.

13) Устаревшие и заменяемые документы изымаются из СЭД и с электронных носителей.

Контрольные экземпляры устаревших и заменяемых документов помечаются «Отменен» и могут храниться в ОУК для справочных целей или утилизируются по акту.

14) При необходимости внесения изменений в действующие документы, документ проходит те же стадии, что и при разработке. На измененном документе указывается новая версия, контрольный экземпляр заменяется на новый. На изъятом контрольном экземпляре ставится отметка «Отменен» и он перемещается в ОУК для хранения в справочных целях или утилизируется по акту.

Документы заменяются в СЭД согласно месту рассылки.

Все документы в электронном виде хранятся у представителя руководства по качеству и у начальника ОУК.