7. Управление внешними документами

Этапы управления внешней НД приведены в приложении Б.

Управление внешней документацией СМК осуществляется в соответствии с номенклатурой дел, инструкцией по делопроизводству и инструкцией по работе в СЭД.

Внешние документы (ГОСТ и т.п.) проходят проверку на актуальность при планировании работ, в которых они будут использоваться. В случае наличия изменений, новые документы или исправления заказываются в уполномоченных организациях (в частности в магазине стандартов).

Контрольные экземпляры внешних документов СМК (ГОСТ и т.п.) хранятся в ОУК.

Документы передаются по СЭД в подразделения при необходимости. Устаревшие и замененные документы изымаются из СЭД и с электронных носителей.

4. Ответственность и полномочия

Ответственным за организацию разработки и введение процедуры в действие является представитель руководства по качеству.

Распределение полномочий подразделений и должностных лиц по управлению документацией приведено в табл. 2.

Таблица 2

Распределение полномочий по управлению документацией

Отдел, должностное лицо	Полномочия
Представитель руководства по качеству	Представитель руководства по качеству ответственен за: актуализацию всей документации СМК; проверку всех документов на соответствие требованиям стандартов в области качества (ISO 9001, ГОСТ ISO 9001-2011); актуализацию Руководства по качеству; рассылку актуальных документов по СЭД и изъятие старых документов, архивирование документации
Руководители подразделений	Каждый руководитель ответственен за: адаптацию существующей документации к изменяющимся требованиям совместно с представителем руководства по качеству разработку новой документации СМК для своей области совместно с представителем руководства по качеству; внесение изменение в документацию своей области; рассылку актуализированной документации в пределах своей области ответственности; изъятие старых документов; утилизация старых копий документов по акту; информирование и соответствующее обучение всего персонала, к которому относятся изменения определение конкретных мер по выполнению стадий управления документацией в подразделении и обеспечение их выполнения
Все сотрудники	Все сотрудники ответственны за: применение исключительно актуализированной документации СМК; применение только оригиналов разрешенных документов и не должны копировать их, так как эти копии не будут актуализироваться

5. Нормативные ссылки

В настоящей документированной процедуре использованы ссылки на следующие документы:

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

• ГОСТ ISO 9001-2011. «Системы менеджмента качества. Требования».

• ISO 9001: 2008 «Системы менеджмента качества. Требования».

• Инструкция по делопроизводству Предприятия Х, 2013.

• Инструкция по работе в системе электронного документооборота (СЭД)