Условные обозначения:

1 – надпись (название диаграммы) 7 – линия сетки

2 – надпись (название оси Х) 8 – ряды данных

3 – надпись (название категории) 9 – точка данных

4– легенда 10 – метка данных

5 – деление оси 11 – шкала оси

6 – метка оси 12 – область построения

Рис. 1 Основные элементы диаграмм

Область диаграммы - включает в себя все элементы диаграммы: ряды данных, оси, название диаграммы и легенду. Элементы диаграммы поясняют данные, изображённые в ней, повышают информативность и читаемость диаграммы:

• В каждой диаграмме могут отображаться надписи, которые позволяют сделать диаграмму более выразительной и понятной. В качестве надписей в диаграмме используются названия диаграммы и её осей. Название диаграммы по умолчанию размещается по центру в верхней части диаграммы, название вертикальной оси - слева от оси, название горизонтальной оси - под названиями категорий.

• По осям диаграммы отображаются значения рядов данных (ось Y) и категории (ось Х). Шкала каждой оси разделяется на равные отрезки делениями, которые значительно облегчают считывание значений отдельных точек данных. Рядом с делениями могут располагаться их метки. По шкале оси X деления по умолчанию отображаются между отдельными категориями, а на шкале оси Y - рядом с каждой меткой. По умолчанию при создании диаграммы в неё будут добавлены основные деления осей, но пользователь может между ними задать вставку промежуточных делений. В диаграммах кроме основных осей могут отображаться и вспомогательные, которые применяют, если значения отдельных рядов сильно отличаются друг от друга.

• Оси диаграммы могут дополняться линиями сетки - это горизонтальные или вертикальные линии, которые помогают определить положение маркеров данных относительно шкал осей. Основные линии сетки продолжают основные деления шкалы, а промежуточные линии сетки - промежуточные деления шкалы.

• По умолчанию в правой части диаграммы может отображаться легенда, которая служит для идентификации рядов данных, т.е. в легенде выводится информация о том, как изображены в диаграмме значения различных рядов данных. Применение легенды целесообразно, если в диаграмме отображены как минимум два различных ряда данных.

Область построения (чертёж) - включает в себя собственно диаграмму. В плоской диаграмме чертёж ограничен осями, в объёмной - включает в себя также имена категорий, название диаграммы, шкалу и название осей.

Для построения диаграммы Excel предоставляет в помощь пользователю мастера диаграмм, который последовательно в четырех окнах диалога запрашивает необходимую информацию и создаёт, в соответствии с ней, диаграмму. Мастер диаграмм создаёт основу диаграммы, которую можно будет затем настроить и видоизменить.

Для создания диаграммы в рабочем листе необходимо выполнить следующие действия:

1. Выделить в таблице данные для построения диаграммы. При этом желательно, чтобы левый столбец выделенного диапазона ячеек содержал названия строк, а первая строка - названия столбцов. Тогда мастер сразу включит их в диаграмму, расположив по осям или вставив в легенду.

Если таблица содержит итоговые строки, то перед построением диаграммы по данным этой таблицы в ней следует скрыть строки с итогами.

2. Щёлкнуть по кнопке Мастер диаграмм на панели инструментов Стандартная (или выполнить команду ВставкаДиаграмма). В результате на экране появится первое окно Мастера диаграмм, в котором выбирается нужный тип и подтип (формат) диаграммы щелчком по соответствующим элементам, а затем - по кнопке Далее

3. Во втором окне на вкладке Диапазон данных в поле Диапазон будет отображён выделенный диапазон ячеек. При необходимости можно указать другой диапазон ячеек путём ввода с клавиатуры или выделения в рабочем листе с помощью мыши, а также указать способ расположения данных – по строкам или по столбцам. Для перехода к третьему окну мастера нужно щёлкнуть по кнопке Далее.

4. На вкладках третьего окна мастера диаграмм задаются заголовки диаграммы, вывод легенды и способ ее расположения, выбираются параметры вывода подписей данных, вывод линий сетки и осей координат. После этого переходят к последнему окну мастера диаграмм щелчком по кнопке Далее.

5. В четвертом окне нужно указать, где будет располагаться диаграмма – на табличном листе или на специальном листе диаграмм. При этом можно ввести название листа диаграмм или указать на каком табличном листе поместить диаграмму. По окончании этих действий - щёлкнуть по кнопке Готово

В случае выбора способа размещения на рабочем листе на нем отобразится диаграмма в выделенном состоянии, т.е. на её рамке будут видны маркеры выделения. При этом пункт меню Данные будет заменен на Диаграмма. Меню Формат будет содержать только две команды, первая из которых будет предназначена для оформления выделенного элемента диаграммы.

Готовую диаграмму можно отредактировать, т.е. скопировать или удалить (клавиша Del), изменить размеры путём перетаскивания мышью за маркеры выделения, а также переместить всю область диаграммы по рабочему листу (если указатель мыши имеет вид стрелки). У диаграммы также можно поменять оформление, ввести недостающие или исправить существующие надписи, поменять цвета линий, фон, единицы измерения и шаг по осям и т.д.. Для этого следует предварительно выделить нужный элемент и применить к нему любую команду из меню Формат, Диаграмма, контекстного меню.

Выделение любого элемента диаграммы приведёт к появлению вокруг него прямоугольной рамки с маркерами выделения, а в поле имени - имени выделенного элемента. Это позволит перетаскивать внутри области диаграммы выделенные элементы, а также изменять их размеры. Например, выделив заголовок диаграммы и установив в нём курсор ввода, можно исправить или заново набрать его. Для выделения отдельного элемента группы (например, ряд данных или легенда), сначала нужно щёлкнуть на нужной группе элементов, а затем - ещё раз на нужном элементе (например, на точке данных или значке ключа легенды). Чтобы снять выделение элемента диаграммы или самой диаграммы, следует нажать клавишу Esc.

Готовую диаграмму можно дополнить различными графическими объектами - стрелками, поясняющими надписями, графическими фигурами и т.д.. Графический объект не является собственно составной частью рабочего листа, а только помещён на (прозрачной) поверхности листа. Для создания и изменения графического объекта Excel предоставляет в помощь пользователю специальную панель инструментов Рисование, которая выводится на экран после щелчка по одноимённой кнопке. Любую надпись в диаграмме можно не набирать с клавиатуры, а связать поле надписи с содержимым определённой ячейки. Для этого необходимо выделить в диаграмме нужную надпись, ввести знак равенства, затем щёлкнуть в рабочем листе по соответствующей ячейке и подтвердить ввод.

Двойной щелчок по любому выделенному элементу диаграммы приведёт к выводу на экран соответствующего диалогового окна, в котором можно изменить параметры форматирования выделенного элемента. Диалоговое окно для выделенного элемента можно также вызвать выбором соответствующей команды из меню Формат. Если щелчок был произведён по заголовку диаграммы, то появится окно Форматирование названия диаграммы, если по оси - Форматирование оси. Дважды щёлкнув по элементу группы (например, сектору круговой диаграммы), можно поменять какие-нибудь параметры для этого элемента (например, цвет или узор). Если щёлкнуть на свободном участке области диаграммы или области построения, то появятся диалоговые окна для форматирования этих областей. Даже параметры линий сетки можно отредактировать, если дважды щёлкнуть по одной из них.

Кроме этого, рядом с диаграммой, когда она впервые появляется на листе, будет отображаться дополнительная панель инструментов Диаграмма, с помощью кнопок которой можно:

• поменять тип диаграммы,

• задать диаграмму по умолчанию,

• снова обратиться к мастеру диаграмм, чтобы поменять область данных или вместо рядов данных по строке попросить показывать ряды данных по столбцам,

• показать или убрать горизонтальные линии сетки,

• вставить / убрать легенду.

При выборе способа размещения на отдельном листе диаграмм лист с диаграммой будет вставлен перед текущим листом. При этом над диаграммой можно выполнить все перечисленные выше действия кроме изменения размеров самой диаграммы.

– 3 –

Одной из возможностей эффективно обрабатывать большие массивы данных в Excel является организация их в форме списка. Списком называют массив рабочего листа, организованный по принципу базы данных. При создании таблицы на рабочем листе Excel автоматически распознаёт список и соответствующим образом обрабатывает его. Графы таблицы при этом называют полями данных, а строки – записями. Поля должны содержать данные одного типа и формата, каждому полю присваивается имя. Имена полей рекомендуется размещать в первой строке списка, при этом возможен перенос по словам в пределах одной ячейки. Формат ячеек с именами полей должен отличаться от формата ячеек с данными списка, только в этом случае Excel автоматически распознает содержимое ячеек первой строки в качестве имён полей. В список нельзя включать пустые строки или столбцы.