Сортировка данных

Excel позволяет сортировать список в алфавитном, числовом или хронологическом порядке не более чем по трём полям. Для каждого поля можно задать возрастающий и убывающий порядок сортировки.

При возрастающем порядке сортировки:

• Числа будут отсортированы в порядке от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного.

• Значения даты и времени – в порядке от наиболее раннего до наиболее позднего.

• Текст будет отсортирован по алфавиту, при этом сначала будут расположены заданные в качестве текста числовые значения.

• Пустые ячейки будут отображены в конце отсортированного списка.

При убывающем порядке сортировки записи отсортируются в порядке, обратном описанному выше, только пустые записи по-прежнему будут расположены в конце списка.

Для сортировки списка по одному полю можно воспользоваться кнопками По возрастанию или По убыванию на панели инструментов Стандартная.

Для сортировки списка по нескольким полям нужно пользоваться командой Данные / Сортировка, после выбора которой в появившемся диалоговом окне в группе Сортировать по ключ (поле) и порядок сортировки. Если в списке имеются записи с одинаковым значением первого ключа, то в группе Затем по можно указать второй ключ и порядок сортировки. При повторяющихся значениях второго ключа можно задать третий ключ и порядок сортировки в группе В последнюю очередь, по.

Отбор (фильтрация) записей в списке

Фильтрация данных в списке позволяет отобразить только те записи, которые соответствуют заданным условиям. Отбор записей может быть произведён при помощи автофильтра и расширенного фильтра.

Различия этих двух способов состоят в следующем:

• При помощи автофильтра можно только задать простые критерии отбора на основе данных, представленных в списке. При помощи расширенного фильтра можно дополнительно задавать вычисляемые условия отбора, которые не представлены в списке.

• Так же при помощи расширенного фильтра можно задать условия, соединённые логическими операторами, для нескольких столбцов, или три и больше условий для конкретного столбца

• При помощи расширенного фильтра можно создать копию отфильтрованного списка без дополнительного применения команды копирования.

Применение автофильтра

Для вставки автофильтра необходимо выбрать команду Данные / Фильтр / Автофильтр, после чего рядом с именами полей появятся кнопки со стрелками вниз, нажав которые, можно открыть список элементов полей. Если раскрыть списки соответствующих полей и выбрать там нужные элементы, то в результате на экране будут отображены только записи, соответствующие заданному фильтру. При этом номера отфильтрованных строк будут отображены синим цветом, как и кнопки раскрывающихся списков полей, у которых установлены критерии отбора. В строке состояния будет отображено сообщение о том, что на экране выведен отфильтрованный список.

При выборе элемента Условие… на экране появится диалоговое окно Пользовательский автофильтр, в котором можно указать отдельные критерии для одного поля и соединить их с помощью логического оператора. Если будет использован оператор И, то в результате будут отобраны записи, удовлетворяющие всем условиям. Если будет использован оператор ИЛИ, то будут отобраны записи, удовлетворяющие хотя бы одному из условий.

Автофильтр позволяет также вывести на экран заданное число наибольших (наименьших) элементов в списке. Для этого в раскрывающемся списке нужного поля следует выбрать элемент (Первые 10…). Появившееся диалоговое окно имеет три раскрывающихся списка:

• В первом можно задать любое число от 1 до 500;

• Во втором можно выбрать Наибольших или Наименьших;

• В третьем – Элементов списка или % от количества элементов.

Для отображения на экране снова всех записей списка необходимо выполнить команду Данные / Фильтр / Показать все. После повторного выбора команды Данные / Фильтр / Автофильтр функция автофильтра деактивизируется (удаляются раскрывающиеся списки).