Создание нового списка

Для создания нового списка нужно выполнить следующую последовательность действий:

• в ячейки первой строки (или первых двух строк) введите имена полей списка;

• присвойте этим ячейкам необходимые параметры форматирования;

• приведите ширину столбцов в соответствие с заданной шириной имён полей;

• введите одну запись списка;

• в ячейках с результатами вычислений поместите необходимые формулы;

• установите на ячейки первой записи списка форматы в соответствии с введёнными данными;

• затем производится ввод следующих записей списка и анализ данных списка при помощи фильтров и итогов (см. далее).

Ввод и изменение записей списка

Ввод, просмотр и редактирование записей списка в Excel можно производить при помощи специального диалогового окна – формы данных, в котором можно представить до 32 полей.

Для вывода на экран формы данных сначала необходимо выделить любую ячейку в списке, а затем выбрать команду Данные / Форма. В появившемся окне будет представлена одна запись списка, причём поля с формулами также будут отображены в форме, но они не будут доступны для редактирования. Заголовок формы будет совпадать с именем текущего рабочего листа. Положение бегунка прокрутки обозначит примерную позицию текущей записи в списке. Точная позиция текущей записи в списке отобразится в правом верхнем углу формы.

Для управления окном формы в представленном диалоговом окне имеется восемь кнопок:

• Кнопка Добавить позволяет ввести новую запись.

• Кнопка Удалить удаляет текущую запись из списка.

• Кнопка Вернуть отменяет выполненные изменения в текущей записи.

• Кнопки Назад и Далее позволяют вывести на экран предыдущую (следующую) запись.

• Кнопка Критерии позволяет ввести критерии для отбора (поиска) записей списка. После её нажатия на экране отобразится пустая форма данных, в которой следует указать данные для поиска (при этом можно использовать символы подстановки). Нажатие в этом окне кнопок Далее и Назад приведёт к отображению в форме найденной записи. Кнопка Поиск используется для изменения критериев поиска, кнопка Очистить - для удаления заданных критериев. Нажатие кнопки Правка позволяет опять вести работу с записями списка.

• Кнопка Закрыть позволяет закрыть окно формы данных.

В окне формы данных некоторые буквы в именах полей подчёркнуты. Нажав подчёркнутую букву при нажатой клавише Alt, можно быстро перейти к соответствующему полю в форме данных.

Для перемещения по полям и записям в форме данных можно использовать следующие клавиши:

Клавиши	Переход
Tab	к следующему полю внутри записи
Shift + Tab	к предыдущему полю внутри записи
Enter	к следующей записи
Shift + Enter	к предыдущей записи
PageUp	к записи, расположенной на 10 записей выше текущей
PageDn	к записи, расположенной на 10 записей ниже текущей
Shift + PageUp	к первой записи списка
Shift + PageDn	к последней записи списка (форма будет содержать пустые поля для ввода новой записи)