Лабораторная работа № 8 – Составные документы

Цель работы: Рассмотрим процесс создания составного документа, включающего в себя постоянную информацию (повторяющеюся на каждой странице) и переменную (изменяющуюся по определенным категориям), на примере разработки официального письма. Письмо имеет одинаковое содержание, но направляется различным адресатам.

Методика выполнения работы.

1. Войти в Word. Создать новый документ на основе шаблона «Современное составное письмо».

2. Выполнить команду РассылкиВыбрать получателейВвести новый список.Вы попадаете в форму для заполнения списка получателей (рис. 4.56). Введите список получателей в соответствии с таблицей 4.4. После каждой записи щелкать кнопкуДобавить запись. Сохраните под именем «Список акционеров».

Рисунок 4.56 – Окно ввода адресатов

Таблица 4.4

Список адресов и фамилий контактных лиц

Фир-ма	Руково-дитель	Обращение	Теле-фон	Факс	Индекс	Адрес
West	Северов Николай Васильевич	Господин	231452	235467	243544	Одесса, ул. Пушкин-ская 12, к. 343
Ost	Дальний Олег Николаевич	Господин	23134 56	32243 56	165423	Тула, ул. Восточная 14
VIC	Деточкин Александр Петрович	Товарищ	12334 45	12345 67	543324	Рязань, ул. Полевая 24, к.76
SOFT-C	Преснов Владимир Гаврилович	Господин	123454	345643	123432	Киев, ул. Андревс-кая 123, к. 15
MAM-C	Ветрова Наталья Петровна	Госпожа	56787	34521	213534	Керчь, ул. Морская 45, к. 6

3. Запустить мастер слияния командой РассылкиНачать слияниеПошаговый мастер слияния.

4. На 1 шаге выбрать тип документа – Письма. ЩелкнутьДалее.

5. На 2 шаге мастера выбрать в качестве основы для создания письма – Текущий документ. Щелкнуть Далее.

6. На 3 шаге «Выбор получателя» поставить флажок Использование списка. ЩелкнутьОбзор. Выбрать файл «Список акционеров». ЩелкнутьДалее.

7. На четвертом шаге настраиваются поля слияния. Удалите поле «Адрес отправителя». Вставьте дату. Выделите поле адрес получателя и щелкните Блок адреса. Удалите поле приветствия. На этом месте вставьте поля слияния: Обращение, Имя, Фамилия.

Введите текст письма. Например, «Наша фирма завершила переоборудование нового офиса. В связи с этим мы рады пригласить Вас 26 марта 2013 года на презентацию, где Вы сможете познакомиться с новыми сотрудниками и образцами товаров нашей фирмы».

3. Введите заключение: «С надеждой на дальнейшее сотрудничество».

4. Первая строка сообщения является обращением, и оно должно быть корректно. Воспользуемся функцией IF. Щелкнуть на поле «Обращение», затем на кнопкеПравила на панели инструментовСоставление документа и вставка полей.Выбрать функциюIF.

5. Откроется диалоговое окно (рис. 4.57).

Рисунок 4.57 – Диалоговое окно ввода логической функции

11. В списке Полевыбрать "Обращение". В спискеОператор- "Не равно". В окне Значениеввести с клавиатурыГосподин. В окнеВставить следующий текст набрать с клавиатурыМногоуважаемая госпожа. В окнеВ противном случае вставить следующий текстнабратьМногоуважаемый господин. Нажать кнопкуОК.

12. В качестве обратного адреса ввести "г. Москва, Ленинский проспект 120, 124560".

13. В название предприятия - "Срой_авто".

13. Подобным же образом вставить адрес электронной почты и рабочий телефон.

14. В поле от кого ввести "Осипов Оскар Владиславович".

15. Щелкнуть на ленте Рассылки  Просмотр результатов. Просмотрите предварительные результаты пролистывая письма (рис. 4.59), если все нормально, переходите к следующему шагу.

16. Затем Рассылки  Найти и объединить  Изменить отдельные документы (рис. 4.58). Нажать ОК. У вас должно получиться несколько писем для печати.

17. Создадим пдложку для письма. Выполнить команду Разметка страницы  Подложка  Настраиваемая подложка Рисунок  Выбрать.Это первый способ, рассмотрим второй.

18. Курсор находится в верхнем колонтитуле. Вставить подходящий рисунок командой Вставка  Рисунок.Или автофигуру с панелиИллюстрации.Увеличить размер рисунка. На панелиПоложениевыбратьЗа текстом.Вызвать на рисунке контекстное меню. ВыбратьФормат рисунка  Заливка  Рисунок или текстура. Установить прозрачность 80%. НажатьЗакрыть. Выйти из колонтитула.

19. Сохранить бланк под именем «Официальное письмо».

20. Рисунок 6

    Рассмотрим получение письма для конкретного адресата. Выполнить командуРассылки  Начать слияние  Пошаговый мастер слияния. На пятом шаге мастера щелкнутьНайти получателя.В диалоговом окне ввестиSOFT-Cи отметитьпо полю – Организация. ЩелкнутьНайти далее.Закрыть диалоговое окно. ЩелкнутьДалее – Изменить часть писем – Текущая запись ОК.Сохранить письмо.

Контрольные вопросы к разделу IV

1. Как быстро выделить с помощью мыши слово, строку, несколько строк, предложение, абзац, весь документ?

2. Как установить интервал между символами?

3. Какие вы знаете способы копирования фрагментов текста и рисунков?

4. Как установить или убрать обрамление текста?

5. Что нужно сделать, чтобы изменить цвет и узор выделения текста?

6. Можно ли установить пароль на открытие файла и его редактирование?

7. Как можно создать верхний/нижний индекс?

8. Как выполнить автоматическую проверку орфографии и грамматики?

9. Как, используя режим поиска и замены, найти слова, напечатанные курсивом?

10. Что нужно сделать, чтобы найти антоним указанного слова?

11. Можно ли присвоить символу комбинацию клавиш и как это сделать?

12. Какими способами можно установить нумерацию страниц и в каком месте страницы?

13. Что такое колонтитул, и как его создать?

14. Какими способами можно разделить текст на колонки и сколько колонок можно создать в тексте?

15. Как можно изменить ширину колонок и установить между ними разделители?

16. После создания рисунка в графическом редакторе, например в MicrosoftPaint, какими способами можно вставить его в свой документ?

17. Чем отличается стиль абзаца от стиля шрифта и как его определить в списке стилей на панели- инструментов, а также как создать свой стиль?

18. Какие способы создания формул в Wordвы знаете?

19. Что нужно сделать, чтобы изменить шрифт в формуле с установленного по умолчанию TimesNewRomanна какой-нибудь другой и увеличить размеры символов и индексов?

20. Для чего в редакторе формул предназначен стиль Тексти какие еще стили существуют в редакторе формул?

21. Что необходимо сделать, чтобы изменить формат линии при рисовании, например установить стрелку, и как изменить ее тип и размер?

22. Как сгруппировать элементы рисунка в единое целое и повернуть изображение?

23. Что нужно сделать, чтобы добавить в документ таблицу?

24. Как добавить в таблицу дополнительный столбец или строку?

25. Как изменить ширину у столбцов и высоту у строк?

26. Как перенести или скопировать информацию из одной ячейки в другую?

27. Что нужно сделать, чтобы произвести выравнивание информации внутри ячеек таблицы по вертикали и горизонтали?

28. Какими способами можно установить многоуровневый список?

29. Как изменить цвет маркера или номера элемента списка и что нужно сделать, чтобы добавить маркер из таблицы символов?

30. Что нужно сделать, чтобы изменить ориентацию текста в таблице?

31. Что необходимо сделать, чтобы изменить место положения легенды у диаграммы и убрать у нее обрамление?

32. Как изменить цвет и узор для любого ряда данных в диаграмме? Что называется подписями данных и как их установить?

33. Если в таблице показаны формулы, как просмотреть их значения и наоборот, как посмотреть формулы, если показаны значения?