Раздел V. Табличный процессор microsoft excel 2007

5.1. Основные понятия. Структура окна.

Электронная таблица Excel– это прикладная программа, предназначенная для создания и обработки табличных данных. Эта программа имеет широкие возможности и связи с другими прикладными программами, входящими вMSOffice.

Для запуска Excel надо найти соответствующий ярлык на рабочем столе Windows и сделать на нем двойной щелчок мыши. Откроется окно Excel. Второй способ: Пуск  Программы  Microsoft Excel.

После запуска Excel автоматически создает новую рабочую книгу с именем Книга1. По умолчанию рабочая книга состоит из 3 рабочих листов с именами Лист1, Лист2, Лист3. Число листов по умолчанию задается счетчиком «Число листов» в диалоговом окне Кнопка Office  Параметры Excel  Основные.

Рисунок 5.1 – Структура окна MS Excel

Окно Excel(рис. 5.1) содержит заголовок, ленты с группами команд и инструментов, строку редактирования и ввода формул, заголовки строк и столбцов, настраиваемую панель быстрого доступа, полосы прокрутки, пиктограммы управления окном, окно документа.

Рабочая область разбита на ячейки, которые образованы на пересечении строк и столбцов. Имена столбцов задаются английскими заглавными буквами и находятся над рабочим листом. Номера строк задаются цифрами и находятся слева от рабочего листа. Таким образом имя ячейки состоит из имени столбца и номера строки, например,A3;D10;F5. В Excel существует такое понятие, какблок ячеек. Это набор ячеек, расположенных рядом друг с другом и образующих прямоугольник. Имя блока задается именем крайней верхней левой ячейки и крайней нижней правой ячейки прямоугольника, разделенных двоеточием. Например,A1:A5;B2:D2;A1:C4.

Все вместе взятые ячейки рабочей области образуют рабочий лист. Таких листов несколько, т.е. ваш документ может содержать несколько таблиц, расположенных на одном листе или каждая на своем. Имена листов стандартно задаются следующим образом: Лист1, Лист2, Лист3 и т.д. Вкладки листов с именем находятся внизу рабочей области. Переключаться между листами можно щелчком мыши на соответствующей вкладке. Если имени нужного вам листа не видно, то воспользуйтесь стрелками пролистывания листов (рис. 5.2).

Несколько рабочих листов образуют рабочую книгу, т.е. документ и книга в Excelодно и то же. Обычно для решения одной задачи выделяют одну книгу.

Если вы желаете отменить индикацию в рабочем листе номеров строк и заголовки столбцов, то выполните команду Кнопка Office  Параметры Excel  Дополнительные и убрать флажок напротив опции "Показыватьзаголовки строк и столбцов ".

Над заголовками столбцов находится строка ввода формул и редактирования. Содержимое активной ячейки всегда появляется в строке формул. Активная ячейка– это ячейка доступная в настоящий момент для ввода данных с клавиатуры и обведенная более жирной рамкой. Чтобы сделать активной другую ячейку к ней надо перейти с помощью стрелок перемещения курсора на клавиатуре, или щелчком мыши на ней. Ячейка может содержать данные следующих типов: текст, число, формулу, ссылку, функцию, дату, время.

Число, в свою очередь, может быть целое, дробное, в формате с плавающей запятой, в процентном формате, в денежном и т.д.

Для создания таблицы выполняется команда Кнопка Office  Создать. В комплект поставки Microsoft Excel входят шаблоны, автоматизирующие решение задач, связанных с заполнением счетов, балансов и заказов. При заполнении этих форм имеется возможность добавления введенных данных в связанную с шаблоном базу данных в качестве новой записи. Для использования шаблонов выберите командуСоздать. Откроется окно создания документа, где можно выбрать общий шаблон, или один из имеющихся, например авансовый отчет. Так же можно воспользоваться одной из стандартных форм оформления таблиц, имеющихся в библиотеке Excel. Для этого выполнить командуГлавная  Стилии выбрать один из имеющихся форматов (рис. 5.3).

Для сохранения всех рабочих листов вместе с диаграммами используются две команды в меню Office.Сохранить, если вы сохраняете первый раз или в том же месте, под тем же именем.Сохранить как, если надо сохранить в другом месте или под другим именем.

Рисунок 5.3. Окно выбора стиля оформления таблицы.

В Excel можно задать область печати, если вы не хотите печатать весь рабочий лист. Выделить клетки, содержимое которых вы хотите напечатать, затем выполнить команду Разметка страницы  Область печати  Задать. Для печати выполнить командуКнопка Office  Печать. В группеВывести на печатьвыберите необходимый параметр. Если на листе Excel задана область печати, будет распечатана только эта область. Если выделен диапазон ячеек и в окне печати установлен флажок «Выделенный диапазон», будут распечатаны ячейки из этого диапазона, а заданные области печати будут игнорироваться. Если не были заданы ни область печати, ни выделенный диапазон, то будет напечатан полностью рабочий лист. При необходимости распечатать несколько листов за один раз, следует выделить их перед печатью. Способы выделения листов рассматриваются далее.

Для задания параметров страницы воспользуйтесь командой Разметка страницы  Параметры страницы. В данной группе команд можно задать размер листа, ориентацию (книжная или альбомная), поля. Развернув панель и перейдя на вкладкуКолонтитулы, можно задать повторяющийся текст на каждом листе в нижнем или верхнем колонтитуле. Номер страницы так же задается в колонтитуле. И наоборот, если вам не надо выводить никакой информации внизу или вверху листа, то в колонтитулах надо задатьНет.При вводе данных в Excel очень удобно перейти в режим разметки страниц, когда вы видите на экране правую границу листа, его конец и поля. Сделать это можно с помощью командыВид  Разметка страниц. Перед печатью желательно просмотреть расположение информации на листе. Для этого предназначена командаКнопка Office  Печать  Предварительный просмотр, где показывается в масштабе ваш лист.

Некоторые из перечисленных команд быстрее сделать с помощью соответствующей кнопки на панели инструментов. Например, создание в общем формате, открытие, сохранение, печать, предварительный просмотр.