5.4. Ввод данных в ячейки рабочего листа и форматирование

Для ввода текста и числа в общем формате, их надо просто набрать с клавиатуры. Для ввода процента, вводится число со знаком % (5%). Для ввода других типов данных надо выполнить предварительно команду Главная  Число Список ОбщийилиГлавная  Формат Формат ячейкии выбрать необходимый тип данных.

Для ячейки электронной таблицы можно задать свой формат отображения. Например, можно установить режимы выравнивания данных клетки по горизонтали и вертикали, изменить ориентацию текста, задать ввод текста в несколько строк (переносить по словам). Для данных можно выбрать формат (тип данных), где задается для числа количество десятичных знаков и разделители групп разрядов. Так же задаются параметры шрифта, границы обрамления и т.д.

Все это становится доступно, если воспользоваться командой Главная  Формат Формат ячейки.Например, если вам надо ввести верхний или нижний индексы, то перейдите в окнеФормат ячейкина вкладкуШрифт. Если хотите изменить вид линии обрамления, то вкладка Граница. Если ввести число в денежном формате, то вкладка Числои т.д.

Ввести число в денежном или процентном формате, разделить на группы разрядов, увеличить или уменьшить количество знаков после запятой можно с помощью соответствующих пиктограмм на ленте Главная(рис. 5.8)

Рисунок 5.8 – Группа команд на ленте Главнаядля настройки вида ячеек

Ячейка может содержать формулу. Ввод формулы начинается со знака «=». Формула может содержать числа, функции, адреса ячеек или блока ячеек, арифметические знаки. Адрес ячейки в формулу можно ввести с клавиатуры, но лучше ячейку выбрать щелчком мыши, адрес вставиться автоматически. Если используется в формуле блок ячеек, то его надо выделить. Пример на рисунке 5.9.

Часто используемая в формулах функция суммирования диапазона ячеек, может вводиться с клавиатуры =СУММ(блок клеток) (см. рис. справа). Так же можно воспользоваться пиктограммой автосуммирования на лентеГлавная. Если надо просуммировать числа, находящиеся в столбце, то сделайте активной ячейку под последним числом и щелкните на пиктограмме. Если надо просуммировать числа, находящиеся в строке, то они выделяются вместе с ячейкой, куда должна помещаться сумма, затем щелчок на пиктограмме автосуммирования. Суммируется только непрерывный ряд ячеек, содержащих числа.

Но функция суммирования не единственная из часто используемых. Все имеющиеся в библиотеке Excelфункции запомнить трудно, поэтому лучше воспользоваться инструментомВставить функцию (см. рис. справа).

В открывшемся окне мастера выбирается категория функции: математическая, статистическая, финансовая, даты и т.д. Затем выбирается сама функция. В окне описывается назначение каждой функции и какие аргументы к ней надо вводить (рис. 5.10).

Если вы хотите удалить содержимое ячейки, то достаточно сделать ее активной и щелкнуть клавишей DELETE. Когда надо внести изменения в содержимое ячейки, то обычно это делается через строку ввода и редактирования формул. Она находится над заголовками столбцов. Слева в этой строке показан адрес активной ячейки, а справа содержимое ячейки. Поставив щелчком мыши курсор в эту строку, можно внести изменение в содержимое ячейки. Затем для ввода изменений нажать клавишуENTER.

Рисунок 5.10 – Окно мастера функций

Автозаполнение

Чтобы создать простую последовательность чисел с шагом 1, введите первое число в ячейку, захватите маркер заполнения, находящийся в нижнем правом углу ячейки, и, удерживая нажатой клавишу Ctrl, протащите ячейку в требуемомо направлении. Ваш список начнется с первого числа и заполнит выделенную область числами, увеличивающимися на единицу. Для автозаполнения ячеек числами с определнным шагом необходимо ввести в соседнии ячейки два числа и протащить за маркер блок ячеек.

В Excel имеется несколько заранее настроенных списков автозаполнения, (это зависит от того, что было в первой ячейке). Например, если Вы поставите в первую ячейку «Январь» и просто протащите за маркер заполнения, то будет заполнена последовательность Январь, Февраль, Март и т.д. То же самое происходит и с датами.

Вы видите, что Автозаполнение это один из ценных инструментов Excel. Естественно возникает вопрос можно ли добавить свой список. Оказывается это просто сделать. Для этого проделайте следующее:

Кнопка Office  Параметры  Основные Изменить списки  Элементы списка (наберите свой список)  Добавить

Автозавершение.

Excel пытается прочитать Ваши мысли при вводе длинных столбцов текстовых данных. Наберите 2 или 3 символа и далее как только увидите вариант, нажмите Enter. Вы можете данные выбрать из списка (нажав правую кнопку).

Условное форматирование

Условное форматирование действует подобно будильнику. Оно позволяет применять форматы к конкретным ячейкам, которые остаются «спящими», пока значения в этих ячейках не достигнут некоторых контрольных значений. Например, вы можете применить условное форматирование к таблице, содержащей итоговые данные о продажах, чтобы в случае падения итогового значения ниже 20000 руб. формат ячейки изменялся и она резко отличалась от остальных ячеек. Выделите ячейки, предназначенные для форматирования, затем на ленте Главнаявыберите командуУсловное форматирование, и Excel выведет на экран окно диалога, представленное на рис. 5.11.

Рисунок 5.11. С помощью окна диалога Условное форматированиевы можете создать для выделенных ячеек формат «тревоги»

Условное форматирование позволяет задать всплывающие форматы для значений ячеек, для определенного текста, дат, при повторении значений. Кроме привычных для нас параметров форматирования, на ячейки при выполнении определенных условий могут накладываться несколько форматов одновременно.

Например, для условия «Значение ячейки < 20000»мы задали следующий формат: цвет фона ячейки — желтый, шрифт - полужирный, имеется черная граница по периметру ячейки. Результат применения этого формата показан на рис. 5.12. Если значения в ячейках Е2:Е8 станут больше 20000 руб., то форматирование исчезнет.

Рисунок 5.12. Значение в ячейках ниже контрольного значения, заданного в окне диалога Условное форматирование

В окне диалога Условное форматирование можно самим создать правило форматирования (рис. 5.13).

Рисунок 5.13. Для выделенных ячеек можно задать до трех условий форматирования

Чтобы удалить условие форматирования, выделите ячейку или диапазон и затем в меню Условное форматирование выберите Удалить правило илиУправление правилами. После открытия окна диалога укажите условия, которые хотите удалить, и нажмите кнопкуУдалить правило.