Тема 13: Системы управленческой документации

Информационное обеспечение процесса управления агропро­мышленным производством осуществляется с помощью докумен­тов — основных носителей управленческой, научной, статистичес­кой и иной социально значимой информации, поэтому четкость и эффективность деятельности аппарата управления во многом за­висят от правильной организации делопроизводства.

Наряду с термином «делопроизводство» в последние годы стали употреблять термин «документационное обеспечение уп­равления». Этим подчеркивается информационно-технологи­ческая составляющая в современной организации делопроиз­водства, основанная на использовании в работе с документами современной вычислительной техники и информационных тех­нологий.

Под документированием понимают регламентированный про­цесс записи, обеспечивающий юридическую силу документа. При этом создаются текстовые документы, содержащие речевую ин­формацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи (документы, видеограммы и др.).

При документировании на искусственных языках документы создаются на машинных носителях с использованием этих носи­телей (магнитные ленты, диски) и способов записи, обеспечиваю­щих обработку информации электронно-вычислительной маши­ной.

Результаты документирования — это документ, зафиксирован­ная на материальном носителе информация с реквизитами, позво­ляющими ее идентифицировать. В соответствии с Законом РФ «Об обязательном экземпляре документов» документ — это мате­риальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для пере­дачи во времени и в пространстве в целях хранения и обществен­ного использования.

Любой официальный документ полифункционален, то есть од­новременно выполняет несколько функций, что позволяет ему удовлетворять различные потребности. Выделяют общие и специ­альные функции документа.

К общим функциям документа относятся:

- информационная — создается для сохранения информации;

- социальная — является социально значимым объектом, по­скольку порождается той или иной социальной потребностью;

- коммуникативная — выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в том числе и предприятиями;

- культурная — средство закрепления и передачи культурных традиций и научно-технического прогресса.

Специальные функции документа следующие:

- управленческая — важнейший инструмент управления (пла­новые, отчетные, организационно-распорядительные документы и др.);

- правовая — средство закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе;

- историческая — выступает в качестве источника научных све­дений.

Документационное обеспечение управления — важнейшая сто­рона деятельности любого предприятия, поэтому оно должно ос­новываться на четкой нормативной базе. Нормативно-методическая база делопроизводства — это совокупность законов, норматив­ных правовых актов и методических документов, регламентирую­щих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в оперативной деятельности предприятия, а также ра­боту службы делопроизводства — ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает правовые акты законодательных и исполнительных органов влас­ти разных уровней (федерального, субъектов Федерации) в сфере информации и документации; правовые акты нормативного и инструктивного характера; методические документы по делопро­изводству учреждений, организаций, предприятий; государствен­ные стандарты на документацию; ГОСТы; унифицированные сис­темы документации (УСД); общероссийские классификаторы тех­нико-экономической и социальной информации; Государствен­ную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и другие нормативные документы.

Гражданские правоотношения, в том числе в сфере информа­ции и делопроизводства, регламентирует Гражданский кодекс РФ (устанавливает виды документов, применяемых при созда­нии, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица и др.). Отдельные стороны работы с информацией и доку­ментами регулируются также специальными федеральными за­конами.

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 г. Государственная система документационного обеспечения управления. ГСДОУ — это совокупность принципов и правил, ус­танавливающих единые требования к документированию управ­ленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (в объеди­нениях), в учреждениях и общественных организациях.

ГСДОУ состоит из двух частей: нормативной и рекомендатель­ной. Нормативная часть, в свою очередь, делится на пять разде­лов: общие положения; документирование управленческой дея­тельности; организация работы с документами; механизация и ав­томатизация работы с документами; служба документационного обеспечения управления.

В первом разделе ГСДОУ указаны цели системы, порядок ее распространения, использования и внедрения, обязанности долж­ностных лиц на разных уровнях управления.

Во втором разделе приведены основные требования к докумен­тированию управленческих действий, то есть созданию управлен­ческих документов в соответствии с требованиями ГОСТов.

В третьем разделе подробно рассматриваются вопросы органи­зации документооборота учреждения, построения информацион­но-поисковой системы, контроля за исполнением документов.

В четвертом разделе обосновывается необходимость перехода к принципиально иной и более эффективной информационной тех­нологии в сфере управления, основанной на автоматизации рабо­ты с документами на базе современных персональных компьюте­ров. Компьютеризация процессов управления создает условия для безбумажного документооборота и значительного сокращения числа традиционных документов — справочных, информацион­ных и др.

В пятом разделе изложены задачи и структура службы докумен­тального обеспечения управления, нормирование труда работни­ков службы, организация рабочих мест и условия труда.

Рекомендательная часть ГСДОУ дополняет и разъясняет нор­мативную с помощью справочного и методического материала по делопроизводству.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов, которые установлены государственными нормативными актами, что обеспечивает их юридическую силу: оперативное и качественное составление и исполнение; организа­ция быстрого поиска; широкое использование ПЭВМ при их со­ставлении и в работе с ними.

Юридическая сила обеспечивается прежде всего установлен­ным для каждой разновидности документов комплексом реквизи­тов — обязательных элементов оформления документа (название, адресат, подпись, текст, печать и др.). Современные требования к оформлению управленческой (административной) документации определяются государственным стандартом (ГОСТом) Р.6.30—97 «Унифицированные системы документации. Система организаци­онно-распорядительной документации. Требования к оформле­нию документов». Стандарт носит межведомственный характер, то есть функционирует в любом аппарате управления независимо от отраслевой принадлежности. Это комплекс взаимосвязанных правил, положений и форм, устанавливающих требования к со­держанию, построению и оформлению документов, применяемых для решения управленческих задач с учетом использования ЭВМ, в том числе требования к бланкам, реквизитам и др.

Под системой документации понимают совокупность докумен­тов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, требований к оформлению. Официаль­ные документы в зависимости от обслуживаемой сферы деятель­ности подразделяются на управленческие, научные, технические, технологические и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и на отдельном предприятии и составляют собственно объект дело­производства.

Управленческая документация представлена комплексом сис­тем, основными из которых являются организационно-правовая, распорядительная, справочно-информационная и справочно-аналитическая, плановая, отчетная, финансовая и др.

Система организационно-правовой документации — это комп­лекс организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее ком­петенцию, структуру, численность штата и должностной состав, функциональное содержание ее деятельности в целом, а также подразделений и работников, их права, обязанности, ответствен­ность и другие аспекты.

Организационно-правовые документы содержат положения, обязательные для исполнения, они реализуют нормы администра­тивного права и являются правовой основой деятельности пред­приятия. Эти документы в обязательном порядке проходят про­цедуру утверждения. Они оформляются на стандартном листе бу­маги с обязательным нанесением необходимых реквизитов: на­звание предприятия и (или) подразделения, вид документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф уч­реждения.

К организационно-правовым документам относятся: устав и положение об организации, положения о структурных подразде­лениях, коллегиальных и совещательных органах; регламенты ра­боты органов аппарата управления; штатное расписание, инструк­ции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции работников, правила, памятки и др.

Система распорядительной документации позволяет органу уп­равления обеспечивать реализацию поставленных задач, получать максимальный эффект. От того, насколько эффективно регулиру­ется деятельность предприятия, зависят результаты его работы.

Решения, фиксируемые в распорядительных документах, на­правлены на совершенствование организационной структуры предприятия, характера, содержания,средств и способов осуще­ствления его основной деятельности, обеспечение финансовы­ми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз: от управляющего органа к управляемому. Именно они делают объекты управляемыми по вертикали. В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. В них получают выражение конк­ретные юридические властные предписания субъектов исполни­тельной власти.

Основанием для издания распорядительного документа могут быть необходимость исполнения законодательных, нормативных актов и иных решений вышестоящих органов; потребность в осу­ществлении собственной исполнительно-распорядительной дея­тельности, вытекающей из функций и задач предприятия.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия реше­ния) все распорядительные документы делятся на две группы: до­кументы, издаваемые в условиях коллегиальности (решения и по­становления); и документы, издаваемые на основе единоличного решения (приказы, распоряжения и указания). Например, при­каз — правовой акт, издаваемый руководителем предприятия еди­нолично в целях решения основных оперативных задач. Оформля­ется на специальном бланке или общем бланке организации с ука­занием вида документа. Приказы должны содержать следующие основные реквизиты: наименование вышестоящей организации, название вида документа, дату и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Система справочно-информационной документации — служебная по отношению к организационной и распорядительной. Она не содержит поручений, не обязывает действовать строго определен­ным образом, а лишь сообщает сведения, побуждающие прини­мать определенные решения, то есть инициирует управленческие решения, позволяет выбрать тот или иной способ действия. Осо­бенность этой документации состоит в том, что, как правило, она в системе управления идет снизу вверх: от исполнителя к руково­дителю. К основным справочно-информационным документам относятся протокол, докладная записка, предложение, объясни­тельная записка, представление, переписка, акт, справка, сводка, заключение, отзыв, перечень, список, отчет.

Особое место (до 80 % входящей и исходящей информации) в системе документации занимает переписка — различные по со­держанию документы, выступающие в качестве инструментов оперативного информационного обмена между организациями: письма, телеграммы, телексы, факсограммы, телефонограммы. В переписке могут быть запросы, уведомления, соглашения, пре­тензии, напоминания, требования, разъяснения, просьбы, гаран­тии и т.д.

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. От четкости и оперативности обработки и дви­жения документа зависит скорость получения информации, не­обходимой для выработки решения, поэтому рациональной орга­низации документооборота, быстроте и четкости обработки и пе­редачи документов для исполнения необходимо уделять большое внимание.

Вся документация предприятия по источнику поступления де­лится на три документопотока: входящая (поступающая), исходя­щая (отправляемая), внутренняя. Все документы за год составляют документооборот предприятия. Величина документооборота ис­пользуется для определения численности персонала, занимающе­гося делопроизводством на предприятии, расчета эффективности средств механизации и автоматизации делопроизводства, опреде­ления загруженности аппарата управления.

Технология обработки и движения документов на предприятии должна осуществляться в соответствии с требованиями ГОСТов и включает следующие основные этапы: прием и первичная обра­ботка документов; предварительное их рассмотрение и распре­деление; регистрация; контроль за исполнением; информационно-справочные работы; исполнение документов и отправка ответов.

Регистрация документа — фиксация факта его создания или получения путем присвоения порядкового номера и записи уста­новленных сведений — может быть трех видов: журнальная, кар­точная и автоматизированная электронная (на базе ПК). Наибо­лее рациональная и перспективная — регистрация документов на компьютере: на экран выводится форма, аналогичная регистраци­онной карточке, и в нее заносят сведения о документе.

Своевременный и качественный контроль за исполнением до­кументов — обязательная функция управления. Он включает по­становку документа на контроль, проверку своевременности дове­дения его до исполнителей, предварительную проверку и регули­рование хода исполнения, регулярное информирование о нем ру­ководителей, учет и обобщение результатов исполнения, формирование картотеки исполненных документов. Форму конт­роля выбирают, исходя из возможностей предприятия. Аналогич­но формам регистрации документов она может быть журнальной, карточной и автоматизированной.

Посредством регистрации создается банк данных о документах и ведется информационно-справочная работа на предприятии. Информационно-справочная работа, как и система регистрации и контроля, может вестись с помощью карточек (сгруппированных по подразделениям или направлениям деятельности) или в авто­матизированном режиме. Автоматизированная система расширяет возможности информационно-справочной работы. Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа: конкретному документу — где находится, стадия подготовки, результат исполнения, место хранения; теме (содержанию) — в каких документах можно найти информацию по тому или иному вопросу; корреспонденту (автору), региону — стране, республике, области, городу, району и др.

Завершающий этап делопроизводства на предприятии — систе­матизация документов, формирование дел; организация хранения и сдача в архив. Все эти этапы должны осуществляться в соответ­ствии с действующим законодательством и требованиями ГОСТов в области делопроизводства.