2.3. Работа с электронными таблицами

Электронная таблица – интерактивная система обработки информации, упорядоченной в виде таблицы с поименованными строками и столбцами. Прототипом современных электронных таблиц послужила разработанная в 1979 г. специалистами США программа Visual Calc.

Рассмотрим вкратце здесь Excel, OpenOffice.org Calc и встроенный табличный редактор системы 1С:Предприятие

2.3.1. Основные характеристики программного продукта Excel

Excel представляет собой мощный арсенал средств ввода, обработки и вывода в удобных для пользователя формах фактографической информации. Эти средства позволяют обрабатывать фактографическую информацию, используя большое число типовых функциональных зависимостей: финансовых, математических, статистических, логических и т. д., строить объемные и плоские диаграммы, обрабатывать информацию по пользовательским программам, анализировать ошибки, возникающие при обработке информации, выводить на экран или печать результаты обработки информации в наиболее удобной для пользователя форме.

Структура таблиц и основные операции:

• в нижней части электронной таблицы расположен алфавитный указатель (регистр), обеспечивающий доступ к рабочим листам. Пользователь может задавать названия листам в папке (вместо алфавитного указателя), это делает наглядным содержимое регистра, облегчает поиск и переход от документа к документу;

• в режиме оформления и модификации экрана можно фиксировать заголовки строк, столбцов, оформлять рабочие листы и т. д.;

• для оформления рабочих листов в табличном процессоре предусмотрены возможности: выравнивания данных внутри клетки, выбора цвета фона клетки и шрифта, изменения высоты строк и ширины колонок, черчения рамок различного вида, определения формата данных внутри клетки (например числовой, текстовый, финансовый, дата и т. д.), а также обеспечения автоматического форматирования, когда в систему уже встроены различные вари­анты оформления таблиц, и пользователь может выбрать наиболее подходящий формат;

• для вывода таблиц на печать предусмотрены функции, обеспечивающие выбор размера страницы, разбивку на страницы, установку размера полей страниц, оформление колонтитулов, а также предварительный просмотр получившейся страницы;

• связывание данных – абсолютная и относительная адресации являются характерной чертой всех табличных процессоров. Они дают возможность работать одновременно с несколькими таблицами, которые могут быть тем или иным образом связаны друг с другом. Например, трехмерные связи, позволяющие работать с несколькими листами, идущими подряд; консолидация рабочих листов, с ее помощью можно обрабатывать суммы, средние значения и вести статистическую обработку, используя данные разных областей одного рабочего листа, нескольких рабочих листов и даже нескольких рабочих книг; связанная консолидация позволяет не только получить результат вычислений по нескольким таблицам, но и динамически его пересчиты­вать в зависимости от изменения исходных значений;

• вычисления – для удобства вычисления в табличных процессорах имеются встроенные функции: математиче­ские, статистические, финансовые, даты и времени, логические и др. Менеджер функций позволяет выбрать нуж­ную и, проставив значения, получить результат;

• деловая графика – возможность построения различного типа двумерных, трехмерных и смешанных диаграмм (более 20 различных типов и подтипов), которые пользователь может строить самостоятельно. Многообразны и доступны возможности оформления диаграмм, например, вставка и оформление легенд, меток данных; оформление осей – возможность вставки линий сеток и др.;

• выполнение табличными процессорами функций баз данных – обеспечивается заполнением таблиц аналогично заполнению БД, т. е. через экранную форму; защитой данных, сортировкой по ключу или по несколь­ким ключам, обработкой запросов к БД, созданием сводных таблиц. Кроме этого, осуществляется обработка внешних БД, позволяющая работать с файлами, созданными, например, в формате dBase, Paradox или других форматах;

• программирование – в табличном процессоре существует возможность использования встроенного языка программирования макрокоманд. Разделяют макрокоманды и макрофункции. При использовании макрокоманд упрощается работа с табличным процессором и расширяется список его собственных команд. С помощью макрофункций определяют собственные формулы и функции, расширив, таким образом, набор функций, предоставляемый систе­мой. Программы обработки электронных таблиц позволяют пользователю создавать на базе табличного процессора новые приложения со специализированными диалоговыми окнами, что делает работу с приложением максимально удобным. Для создания приложений табличные процессоры содержат в качестве дополнительной компоненты язык программирования высокого уровня (например, компонен­ты языка Visual Basic для составляющих Microsoft Office).

Интерфейс Excel. Интерфейс обеспечивает дружественное выполнение указанных функций и включает иерархическое меню с множеством подменю, директорий и команд и совокупности командных и селекторных кнопок окна Excel.

Окно Excel может содержать множество различных элементов. Все зависит от того, какие инструменты Excel вызваны на экран. Инструменты вызываются командой Панели инструментов меню Вид. В простейшем случае, когда на экран не вызваны никакие инструменты, окно Excel имеет только строку меню, находящуюся в верхней части экрана, расположенную под ней строку формул, вертикальную и горизонтальную полосы прокрутки, линейку прокрутки рабочих листов и рабочую область, занятую рабочим листом.

Рабочий лист отображает электронную таблицу и разбит на ячейки, образующие прямоугольный массив, координаты ко­торых определяются путем задания их позиции по вертикали (в столбцах) и по горизонтали (в строках). Лист может содержать до 256 столбцов (от A до IV) и до 65 536 строк (от 1 до 65536), в силу этого на экране в каждый данный момент времени распо­ложена только некоторая часть рабочего листа (рис. 2.7).

Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита (А, В, С, ..., Z, АА, AB, AC, ..., AZ, BA, BB, ...), а строки – числами натурального ряда (рис. 2.7, а, б). Так, D14 обозначает ячейку, находящуюся на пересечении столбца D и строки 14, a CD99 – ячейку, находящуюся на пересечении столбца со и строки 99. Имена столбцов всегда отображаются в верхней строке рабочего листа, а номера строк – на его левой границе.

Размеры строк и столбцов можно изменять. Для этого нужно подвести курсор мыши на границе между заглавиями столбцов (строк), нажать левую кнопку мыши и переместить появившийся крестик вместе с линией разграничения столбцов (строк) до нужной позиции.

Совокупность одного или нескольких рабочих листов составляет Рабочую Книгу Excel. Переход от одного рабочего листа к Другому той же рабочей книги осуществляется с помощью ли нейки прокрутки рабочих листов с 1–8 лепестками их названий, расположенной в нижней левой полосе экрана. Слева от ярлычков листов находятся кнопки, позволяющие перейти к первому рабочему листу, к последующему, к предыдущему.

Рис. 2.7. Экран Excel: а – строки; б – столбцы; в – активная ячейка таблицы

Полосы прокрутки внизу и справа рабочей области позволяют перемещать рабочий лист горизонтально и вертикально.

Строка формул, расположенная под строкой меню, высвечивает формулу активизированной ячейки (правая часть строки) и ее адрес (левая часть строки).

Справа от строки меню расположена кнопка, позволяющая уменьшить размер рабочего листа, представив его отдельным окном экрана.

Слева от строки меню расположена селекторная кнопка, позволяющая манипулировать окном рабочей книги: перемещать, изменять размер, свертывать в значок, развертывать, восстанавливать, закрывать окно, переходить к другому окну.

В левом верхнем углу экрана есть аналогичная селекторная кнопка, позволяющая манипулировать окном Excel в целом.

В правом верхнем углу экрана расположены две кнопки, одна из которых сворачивает окно, а вторая переводит рабочий лист в режим отдельного окна.

Как правило, при решении большинства задач на экран вызываются следующие панели инструментов: Стандартная, Форматирование, Мастер подсказок. При вызове каждой панели инструментов на экране появляется соответствующая панель командных кнопок, нажатие которых щелчком мыши инициирует выполнение запрограммированных действий. Кнопки Панели инструментов можно убирать, заменять, вводить новые, используя директорию Настроить Панели инструментов меню Вид.

Стандартная панель инструментов (расположена под строкой меню) позволяет вызывать нужную команду, не обращаясь к меню.

Панель Форматирования (расположена ниже стандартной панели) позволяет изменять оформление рабочего листа.

Кнопки на панелях инструментов позволяют быстро вызывать многие функции Excel. Те же самые функции можно вызывать посредством меню.

Указатель мыши, направленный на любую кнопку, высвечивает подсказку о назначении кнопки.

Одна из ячеек таблицы всегда является текущей, или активной (см. рис. 2.7, в). Она отображается указателем в виде утолщенной рамки или прямоугольника с иным цветом фона, а ее адрес указывается в строке ввода и редактирования. Именно в нее вводят информацию. Для перемещения по ячейкам таблицы вправо по строке используется клавиша <Таb>. Если достигнут последний столбец созданной пользователем таблицы, то про­изойдет переход на первый столбец следующей строки.

Для объектов электронной таблицы определены следующие операции редактирования, объединенные в одну группу: удаление, очистка, вставка, копирование.

Мастер функций. Используемые для табличных вычислений формулы и их комбинации часто повторяются. Процессор предлагает более 200 запрограммированных формул, называемых функциями. Для удобства ориентирования в них функции разделены по категориям. Встроенный Мастер функций помогает правильно применять функции на всех этапах работы и позволяет за два шага строить и вычислять большинство функций. Функции вызываются из списка через меню Вставка\Функция или нажатием кнопкина стандартной панели инструментов. Для выбора аргументов функции (на втором шаге мастера) ис­пользуется кнопка, присутствующая справа от каждого поля ввода. Вернуться в исходное состояние (после выбора аргумен­тов) можно клавишей<Enter> или кнопкой|.

В программе имеется упорядоченный по алфавиту полный список всех функций, в котором можно легко найти необходимую, если известно ее имя. В противном случае следует производить поиск по категориям. Многие функции различаются незначительно. При поиске по категориям рекомендуется обращать внимание на краткие описания функций, предлагаемые Мастером функций. Функция оперирует некоторыми данными, называемыми ее аргументами. Аргумент функции может занимать одну ячейку или размещаться в целой группе ячеек. Мастер функций оказывает помощь в задании любых типов аргументов.

Для конструирования функций предварительно маркируют ячейку, в которой должен появиться результат вычислений. Затем щелчком по пиктограмме Мастера функций со значкомоткрывают диалоговое окно Мастера (рис. 2.8).

Рис. 2.8. Экран Мастера функций

В окне Выберите функцию перечислены предлагаемые функции, ниже – краткое описание активизированной пользователем функции. Если мышью нажать на кнопку ОК, то появится специальное окно Аргументы функции, в которое вводят необходимые значения, и нажимают кнопку ОК.

Мастер различает аргументы, которые должны учитываться обязательно, и необязательные (опциональные) аргументы. Чтобы задать аргумент функции, нужно ввести его адрес с клавиатуры или в таблице промаркировать область, где он расположен. Тогда адрес аргумента функции появится в соответствующем поле диалогового окна Мастера. В результате вычисленное значение заданной функции отобразится в предварительно выбранной (активизированной) ячейке таблицы. Ячейка остается маркированной и в строке формул видна выбранная функция вместе с соответствующими аргументами.

Для редактирования формулы в ячейке нужно сначала ее промаркировать – выделить с помощью указателя ячеек. Чтобы перевести указатель в заданную ячейку, щелкают по ней левой клавишей мыши или используют клавиши управления курсором. Для маркировки нескольких ячеек щелкают в начале маркируемой области (левый верхний угол) и, удерживая клавишу мыши нажатой, перемещают мышь в конец области (правый нижний угол).

После маркировки редактируемой ячейки или области ячеек нажатием кнопки <F2> или двойным щелчком мыши включают режим редактирования. В этом режиме в верхней части экрана (под строкой пиктографического меню) активизируется строка формул, отображающая собственно формулу, а не результат ее вычисления.

Мастер диаграмм. Табличные процессоры предлагают различные виды иллюстраций деловой графики (диаграмм), причем их построение облегчено за счет использования Мастера диаграмм – встроенных автоматизированных пошаговых процедур, позволяющих выбрать тип диаграммы и для него выполнить все необходимые операции, в том числе оформления различными компонентами.

Выбор конкретного вида диаграмм осуществляется на основе анализа табличных данных и преимущественной ориентации конкретного вида диаграмм на отображение определенных явлений и процессов, причем в процессе построения конкретной диаграммы можно провести уточнение за счет использования предлагаемых разновидностей в рамках отдельного вида. Рас­смотрим их.