1.2 Состав и процесс управления документационного обеспечения управления

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. В организациях с небольшим документооборотом те же функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.

Если учреждение крупное, имеет сложную структуру, большую штатную численность, организацией работы с документами занимается управление делами. В состав управления делами могут входить:

- секретариат (приемная или секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегиального органа);

- отдел контроля исполнения документов;

- канцелярия;

- отдел обращений граждан;

- группы рассмотрения писем (жалоб);

- копировально-множительного бюро;

- отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;

- центральный архив.

Процесс управления делопроизводством как обеспечивающий деятельностью включает:

- изучение условий, в которых предполагается осуществлять делопроизводство (ДОУ);

- подготовку и принятие управленческих решений;

- информирование структурных подразделений о принятых решениях и вытекающих из них задачах, объеме и содержании последних, а также сроках и последовательности их выполнения;

- подготовку структурных подразделений к выполнению принятых решений, включая предоставление им соответствующий информации и полномочий;

- организацию и поддержание взаимодействия между структурными подразделениями при подготовке и в ходе выполнения ими задач (действий);

- организацию и поддержание обеспечения структурных подразделений при подготовке и в ходе выполнения ими задач (действий);

- руководство структурными подразделениями непосредственно в ходе выполнения ими задач (действий), включая своевременное и точное реагирование на возможные изменения условий их выполнения;

- организацию и осуществление надлежащего контроля за ходом выполнения задач (действий);

- оказание структурным подразделениям помощи;

- оценка выполнения задач (действий) на предмет соответствия фактических результатов планируемым, в том числе по полноте, своевременности и качеству.

Таким образом, в качестве основного объекта управления делопроизводством выступает документированная информация – документы или их упорядоченная совокупность. Одновременно осуществляется управление персоналом определенной квалификации и численности, привлекаемым к выполнению соответствующих задач (действий), а также управление различными видами ресурсов, необходимость в которых определяется объемом и содержанием задач (действий), последовательностью и сроками их выполнения.

1.3 Инструкция по документационному обеспечению управления

Работа с документами в организации ведется по определенным правилам, установленным инструкцией по документационному обеспечению управления (делопроизводству). Инструкция – нормативный документ, обязательный для всех работников организации, в ней устанавливаются единых правила составления и оформления документов, правила регистрации и учета документов, организации документооборота, контроля исполнения документов и формирования текущего архива организации. Инструкция по документационному обеспечению управления устанавливает технологию работы с документами в организации, охватывая весь жизненный цикл документа: от его создания или поступления документа до завершения исполнения и отправки адресату или передачи на хранение в архив. Инструкция разрабатывается службой документационного обеспечения управления, утверждается руководителем организации и имеет обязательный характер для всех работников.

Инструкции по документационному обеспечению управления в организации разрабатываются на основе современного законодательства в сфере информации и документации, положений государственных стандартов России на документы, нормативных правовых актов Росархива по делопроизводству и архивному делу.

Инструкция по документационному обеспечению управлению должна последовательно отражать все стадии работы с документами в организации. Она должна включать разделы, содержащие правила:

- документирования деятельности (требования к бланкам, оформление реквизитов документов, оформление отдельных видов документов);

- организации документооборота (обработка входящих и и сходящих документов, регистрация документов, контроль исполнения документов); - систематизации документов и организации их хранения (экспертиза ценности документов, составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел, передача дел на архивное хранение).

Инструкция должна устанавливать порядок:

- изготовления документов с помощью компьютерной техники;

- хранения, учета и использования бланков, печатей, штампов;

- использования факсимильной связи и электронной почты;

- ксерокопирования и тиражирования документов.

В зависимости от специфики деятельности учреждения, его структуры, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков работы, применяемых технических средств и других особенностей инструкция по документационному обеспечению управлению может дополняться другими разделами, например, документирование работы коллегиального органа (коллегии, совета директоров, учебного совета); оформление писем, направляемых за рубеж.

Отдельные положения инструкции по делопроизводству могут дополняться и конкретизироваться в других инструкциях, правилах и методических документах, посвященных отдельным направлениям и участкам работы с документами, например специальной инструкцией регламентируется порядок работы с документами ограниченного доступа, порядок работы с обращениями граждан.

Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность.