2.5 Современные технологии

Большинство работников службы документационного обеспечения управления в настоящее время знают не только традиционные способы создания и обработки документов. Для секретаря, секретаря-референта компьютер в настоящее время стал незаменимым инструментом в выполнении широкого круга их деятельности. Массовое распространение компьютерной техники позволило облегчить труд работников службы документационного обеспечения управления, автоматизировать многие делопроизводственные процедуры.

Современный персональный компьютер (ПК), обладая значительным объемом памяти и быстродействием, способен решать практически любые задачи в делопроизводстве.

Основные возможности компьютерных технологий:

- помощь в создании документов (проектирование бланков; составление документов и размещение их в памяти компьютера, использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение, редактирование текста документа);

- передача документов на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или персональный компьютер и модем (документы создаются в электронном виде на компьютере в локальной сети, а также с помощью электронный почты);

- регистрация документов (заполняется регистрационная карточка на экране персонального компьютера, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа) (Приложение 1);

- контроль за исполнением документов (в электронной карточке делается отметка о контроле, что позволяет информировать руководство организации о состоянии исполнения документов, а также составлять разного рода справки по документообороту) (Приложение 2);

- перевод текста документа с одного языка на другой при наличии соответствующей программы и дополнительном редактировании текста;

- защита документа (от случайного доступа к информации в персональный компьютер, восстановление текста; антивирусная защита);

- планирование использования рабочего времени пользователя.

Перечисленные возможности говорят о том, что теперь работникам служб документационного обеспечения управления в большой степени требуются навыки работы на компьютере, чем даже знание многих правил и норм оформления документов, поскольку персональный компьютер позволяет избавить пользователя от необходимости запоминания вспомогательных сведений и сосредоточиться на выполнении творческой части задания.

Программные системы автоматизации документационного обеспечения управления

Управленческая документация является основой деятельности современной организации – в документе сосредотачивается до 85% информационных ресурсов практически любой структуры управления.

За последние 10-15 лет офисная автоматизация пережила революцию в области с документами. Если раньше система автоматизации делопроизводства рассматривалась как система автоматизации деятельности преимущественно технического персонала канцелярий, секретариатов, архивов, связанной с подготовкой, регистрацией, перемещением, контролем исполнения и поиском документов, то теперь составлением и пересылкой документов с помощью ПЭВМ, объединенный в сети, занимаются сами авторы и исполнители документов. Они теперь являются непосредственными участниками технологий документационного обеспечения – с момента создания документов до контроля исполнения и работы с документным архивом. Система автоматизации документирования и документооборота стала решающим инструментом повышения эффективности труда сотрудников, участвующих в принятие решений, и, соответственно, деятельности организации в целом.

В настоящее время организация, которая хочет получить современные решения по созданию автоматизированной технологии документационного обеспечения управления, имеет достаточно широкий выбор – от приобретения индивидуально разработанных информационных систем в случае крупных организаций до готовых комплексных систем для небольших и средних по масштабам организацией.

Организациям, поставившим перед собой цель автоматизировать делопроизводство, приходится решать ряд проблем, например:

- в организациях нередко нет четкого понимания того, что собственно следует автоматизировать в технологии делопроизводственных процессов. Сказывается отсутствие специалистов, одновременно разбирающихся в делопроизводстве и хорошо знающих рынок и возможности программных систем в области автоматизации документационного обеспечения управления. Рекламная информация бедна по содержанию и далеко не всегда соответствует истине, отсутствие единой терминологии мешает взаимопониманию заказчика системы и ее производителя и т.д.;

- организации предстоит выбирать и осуществить серьезный комплекс мероприятий по упорядочению управленческих процессов и отражающих их процедур делопроизводства. Требуется упорядочить распределение обязанностей, делегирование полномочий, установить четко, кто какие задачи решает и на каком уровне, их утверждение и подписание и т.д., то есть, в конечном счете – оптимизировать систему управления;

- организациям при внедрении автоматизации документационного обеспечения управления необходимо определиться в выборе одного или двух подходов, которые условно документоведы называют российским и западным.

Традиционно российская технология работы с документами предполагает три уровня иерархии: руководитель организации – служба делопроизводства – исполнитель.

Российская традиция предполагает обязательную регистрацию каждого документа уже с момента его появления в организации, а также детально регламентированный и централизованных контролируемый «доархивный» документооборот. Технология документационного обеспечения управления во многом закреплена в государственных стандартах, инструкциях и постановлениях. Производится отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или машинописных картотеках.