Задачи современной информационной технологии

Современные информационные технологии – современные виды информационного обслуживания, организационные на базе компьютерной техники и коммуникационных средств, предназначенные для автоматизированного сбора, обработки, хранения, передачи и использования информации для получения определенных, заведомо ожидаемых, результатов.

Современные информационные технологии и их программное обеспечение в офисных и полиграфических приложениях имеют много общего. Кратким термином «офисный» обозначают все, что имеет отношение к рутинному и творческому труду, связанному с созданием и обработкой деловых и научно-технических документов, статей, книг, художественных произведений. Офис – это помещение делового центра организации, однако функции офисных приложений отнюдь не ограничиваются простым деловым производством. С помощью этих программ можно решать задачи, которые типичны для деятельности в офисе:

- обработка различных текстовых документов;

- финансовые и коммерческие расчеты с формирование различных таблиц и сводок, выполнение деловых и бухгалтерских операций;

- управление работой персонала;

- подготовка презентаций на разнообразные темы;

- ведение разнообразных баз данных и многое другое.

Существует два подхода к совершенствованию деятельности на основе современных информационных технологий:

- совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий. Такой подход прост в реализации, но малоэффективен; он оправдан в небольших фирмах при отсутствии возможности и необходимости комплексного подхода к решению проблемы, а также с фирмах, где специфика основной деятельности и ее делопроизводство не позволяют эффективно использовать типовые решения;

- комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы документационного обеспечения управления. Этот подход позволяет создать единое информационное пространство в организации, он является наиболее эффективным способом решения проблемы, однако требует наличие больших ресурсов.

В офисе вся документация подлежит копированию или размножению. Для решения этих задач служат копировально-множительные устройства, факс – копиры и другие.

Роль персонального компьютера в современных информационных технологиях

Офисный персональный компьютер обеспечивает один из важных характеристик офисной системы – надежность.

После надежности эргономичность – самый важный критерий для офисных и других компьютеров. Следовательно, офисный компьютер должен:

- быть прежде всего тихим;

- занимать как можно меньше места.

Еще один критерий – производительность персонального компьютера. Как ни странно, но это не самый важный критерий для офисных компьютеров. До 99% офисных задач являются стандартным набором прикладных программ.

Сегодня автоматизация процессов делопроизводства еще острее, чем раньше ставит задачу совершенствования процесса управления в целом. Сюда входит уточнение задач функций каждого структурного подразделения, определение функций, выполняемых каждым работником, направление полномочий на решение вопроса и подписание документа.