ит

101

Запрос на обновление

Запрос на обновление изменяет значения существующих полей таблицы в соответствии с критериями запроса. Все запросы на обновление помечаются в окне БД значком . Перед запуском запросов на модификацию рекомендуется создать резервную копию таблицы во избежание потери необходимых данных.

Упражнение 12. Обновить данные в таблице Адрес_доставки в соответ-

ствии со следующими критериями: для фирмы «Восток» изменить физический адрес на «Кленовая, 10», адрес доставки – «Сосновая, 6». Для этого:

1. Выбрать создание запроса в режиме конструктора и добавить таблицу

Адрес_доставки.

2. Выбрать команду Запрос Обновление либо воспользоваться кноп-

кой (тип запроса) на панели инструментов Конструктор запросов.

3.При переходе к режиму на обновление в бланке запроса исчезают строки Сортировка и Вывод на экран, а появляется строка Обновление.

4.Заполнить бланк запроса с учетом изменений и условий отбора (рис. 6.18) и сохранить запрос в БД под именем Обновление.

Рис. 6.18. Запрос на обновление

5. После запуска запроса на обновление данных в таблице, записи в таб-

лице Адрес_доставки обновляются в соответствии с требованиями запроса. 6. Просмотреть результат (перейти к таблице Адрес_доставки).

Перекрестные запросы

Перекрестные запросы (кросс-таблицы) представляют собой двумерные таблицы, в которых, как правило, представлена некоторая вычисляемая стати-

стическая информация. Перекрестный запрос всегда имеет три элемента: заго-

ловки строк (до трех значений полей); заголовки столбцов (значение одного поля); значение (значение одного поля либо вычисляемое значение, распола-

гаемое на пересечении строк и столбцов итоговой кросс-таблицы).

Запросы могут содержать: условия отбора; групповые операции; сорти-

ровку; вычисляемые поля (в заголовках столбцов и как значения таблицы).

102

Перекрестные запросы позволяют: получить большой объем данных в компактном виде; формировать графики и диаграммы в MS Access; просматри-

вать уровни детализации. На основе перекрестного запроса удобно создавать сводные таблицы и диаграммы в MS Access.

Для создания перекрестного запроса в бланк запроса добавляются Груп-

повая операция и Перекрестная таблица. Все перекрестные запросы поме-

чаются в окне БД значком .

Упражнение 13. Получить стоимость заказов с учетом товаров, приобре-

тенных после 26 июня 2001 г. (перекрестный запрос). Для этого:

1. Выбрать создание запроса в режиме конструктора и добавить таблицы:

Заказ, Артикул_заказа, Товар.

2.Выбрать команду Запрос Перекрестный либо воспользоваться кнопкой на панели инструментов Конструктор запросов. При этом в бланк запроса добавляется строка перекрестная таблица.

3.Заполнить поля Код_заказа показано на рис. 6.19.

Рис. 6.19. Бланк перекрестного запроса для поля Код_заказа

4. Заполнить поле Наименование_товара показано на рис. 6.20.

Рис. 6.20. Заполнение бланка для поля Наименование_товара

5. Заполнить поле вычисляемого значения стоимости товара, располо-

женного на пересечении строк и столбцов показано на рис. 6.21.

Рис. 6.21. Заполнение поля вычисляемого значения стоимости товара

6. Заполнить поле итогового значения стоимости заказа (рис. 6.22).

103

Рис. 6.22. Заполнение бланка для итогового значения стоимости заказа

7. Заполнить поле подсчета количества номенклатуры заказа (рис. 6.23).

Рис. 6.23. Бланка поля для подсчета количества номенклатуры заказа

8. Заполнить поле Дата_выписки как показано на рис. 6.24.

Рис. 6.24. Заполнение бланка поля Дата_выписки перекрестного запроса

9. Сохранить запрос в БД под именем Перекрестный запрос.

10.После запуска запроса на выполнение результаты выводятся в виде двумерной таблицы.

Задание для самостоятельной работы

1. Используя созданную при изучении предыдущей работы БД, сформи-

ровать запрос на вывод записей из базы, у которых цель путешествия «обуче-

ние» или «отдых».

2. Сформировать параметрический запрос на вывод записей из базы дан-

ных «Путевки данной страны». Запрос происходит по параметру «Введите страну». В выводимые поля обязательно включаются название маршрута, цена путевки, вид сервиса.

3. Сформировать запрос на вывод записей из базы, у которых цена пу-

тевки находится в пределах от 1000 до 2000 у.е.

4. Сформировать запрос с вычисляемым полем «Стоимость проданных путевок за конкретную дату».

104

Вопросы для самопроверки

1.Запрос: определение, назначение, режимы создания.

2.Основные виды запросов.

3.Режимы создания нового запроса.

4.Диалоговое окно Конструктора запросов: состав, назначение.

5.Этапы создания запроса в режиме Конструктора.

6.Основные функции, применяемые в группировках.

7.Как создаются запросы на выборку?

8.Типы соединения нескольких таблиц. Запросы с параметром.

9.Как задаются условия отбора? Как построить выражение?

10.Как создаются запросы на изменение (создание таблиц, добавление,

удаление, обновление)?

11.Как создаются перекрестные запросы?

105

Лабораторная работа № 7

Тема занятия: Средства ввода и вывода информации в БД

Цель работы: Создание форм и отчетов. Использование макросов. Ви-

зуализация информации с помощью диаграмм.

Создание форм

Формы в MS Access используются для поддержки следующих задач:

ввод, редактирование и просмотр информации из таблиц;

отображение результатов запросов;

организация экранного окна поиска необходимой информации по БД;

распечатка данных в организованном виде;

сохранение в виде отчёта с последующей модификацией;

создание пользовательских экранных форм, облегчающих работу с БД.

Для создания новой формы в MS Access выбирается объект Формы на

Панели объектов и нажимается кнопка на Панели инструментов окна БД. В появившемся окне (рис. 7.1) выбирается тип, способ создания формы и источник данных (таблица или запрос для которых создается форма):

Рис. 7.1 Диалоговое окно Новая форма Конструктор – позволяет создать новую форму самостоятельно с ис-

пользованием окна конструктора форм.

Мастер форм – автоматическое создание формы одного из трех стан-

дартных типов (в столбец, ленточную, табличную) на основе выбранных полей.

Автоформа: в столбец –создание формы с полями в один столбец;

Автоформа: ленточная – автоматическое создание ленточной формы;

106

Автоформа: табличная – автоматическое создание табличной формы;

Автоформа: сводная таблица – автоматическое создание формы в ре-

жиме сводной таблицы;

Автоформа: сводная диаграмма – автоматическое создание формы в режиме сводной диаграммы;

Диаграмма – создание формы с диаграммой;

Сводная таблица – создание формы со сводной таблицей.

Упражнение 1. Создать форму для ввода и отображения данных в табли-

це Заказчик с возможностью просмотра всех сделанных заказов. Для этого:

1.Перейти в режим Конструктора форм.

2.Щелчком правой кнопки мыши по значку вызвать системное меню формы и выбрать из него команду Свойства. В окне Форма задать на вкладке

Данные в поле Источник данных таблицу Заказчик (рис. 7.2).

Рис. 7.2 Задание табл. Заказчик в качестве источника данных для формы Появится окно конструктора формы со Списком полей, Панелью эле-

ментов и Макетом формы (рис.7.3).

Рис. 7.3. Окно Конструктора формы

107

3.Вывести на экран область заголовков и примечаний формы, линейку и сетку, панель элементов и список полей (команды Заголовок/Примечание формы, Линейка и Сетка, Панель элементов и Список полей в меню Вид).

4.Добавить в область данных с помощью мыши поля данных (поля таб-

лицы Заказчик) как на рис.7.4.

Рис. 7.4 Режим Конструктора с объектами для формы Заказчики и заказы

5. Отформатировать поля согласно рис.7.4. Для этого надо выделить объект и с помощью маркеров изменить его размер/положение (рис.7.5)

Маркер перемещения

Маркер изменения размера

Рис. 7.5 Маркеры редактирования объекта

6. Добавить в область заголовков и область данных объекты Надпись

(кнопка на панели элементов) и ввести текст как на рис. 7.4.

7. Добавить объект Подчиненная форма/отчет. Для этого следует вы-

брать кнопку на Панели элементов и с помощью мыши в нужном месте вы-

чертить рамку. Запустится мастер Подчиненных форм, с помощью которого

108

указывается источник формы (таблица, запрос). Расположить подчиненную форму как на рис. 7.4.

8. Добавить кнопки по работе с записями как на рис. 7.4. Для этого на

Панели элементов выбирается кнопка и с помощью мыши в нужном месте формы вычерчивается рамка кнопки. После этого запустится мастер кнопок

Создание кнопок (рис. 7.6). С помощью диалоговых окон мастера кнопок за-

дается: вид кнопки, выполняемые действия, имя кнопки.

Рис. 7.6 Окно мастера кнопок

9. Вызвать окно свойств формы и на вкладке Макет установить для поля

Кнопки перехода опцию Нет.

10.Просмотреть макет формы, используя либо команду Вид Режим формы, либо кнопку на панели инструментов Конструктор форм.

11.Сохранить форму под именем Заказчики и заказы.

Создание отчетов

Главное назначение отчетов – представление данных, находящихся в БД,

в удобном виде с целью их последующей распечатки, либо использования в ка-

честве визуально-сгруппированной информации. Основные приемы по созда-

нию отчета в режиме конструктора: размещение (форматирование) основных элементов в отчете, аналогичны приемам работы в конструкторе форм.

Упражнение 2. Разработать отчет Товар для вывода списка всех товаров в соответствующей категории цены. Для этого надо:

109

1. Выбрать объект Отчеты на Панели объектов и нажать кнопку

Панели инструментов окна БД. В появившемся окне выбрать режим

Конструктора.

2.Щелчком правой кнопки мыши по значку вызвать системное меню отчета и выбрать из него команду Свойства.

3.На вкладке Данные в поле Источник данных указать таблицу Товар.

4.Вывести на экран: область заголовков и примечаний отчета, линейку и сетку, панель элементов и список полей, а также область заголовка группы для поля Цена, воспользовавшись командами в меню Вид (рис. 7.7).

Рис. 7.7 Диалоговое окно Сортировка и группировка

5. Добавить в заголовок отчета объект Надпись (текст Товар) как на рис. 7.8. Для вставки даты выбирается объект Поле (кнопка панели элемен-

тов) и внутри записывается функция – Date(). Аналогично добавляется время.

Рис. 7.8 Области разрабатываемого отчета с добавленными элементами

110

6. В верхний колонтитул поместить нумерацию страниц (формула

“Страница”&Page).

7. В заголовок группы поместить поле Цена (из списка полей), вычис-

ляемое поле (подсчитывает количество товаров в группе).

8.В область данных добавить поля (Код_товара, Название, Цена).

9.В примечание отчета расположить вычисляемое поле, подсчитываю-

щее общее количество товаров (Count([Код_товара])).

10.С помощью возможностей команд меню и панелей инструментов окна в режиме конструктора отчета произвести необходимое редактирование и фор-

матирование элементов согласно рис. 7.8.

11.Просмотреть макет отчета, используя команды Образец и Предвари-

тельный просмотр в меню Вид либо кнопку на панели инструментов. 12.Сохранить отчет под именем Товар.

Создание макросов

Макрос представляет собой автоматизированную последовательность команд, направленную на выполнение каких-либо действий. Макросы позво-

ляют решать следующие задачи: 1) запускать вместе запросы, отчеты, формы,

таблицы; 2) открывать окна различных объектов БД; 3) контролировать пра-

вильность ввода данных; 4) перемещать данные; 5) выполнять различные дей-

ствия после щелчка по кнопке, к которой подключен макрос и др.

Каждая макрокоманда имеет определенное имя и аргумент (аргументы),

задаваемый пользователем и записываемый в скобках.

В MS Access используются макросы следующих типов:

Линейные макросы содержат команды, которые расположены последо-

вательно и выполняются по очереди;

Макросы с условием состоят из отдельных макрокоманд или их наборов и выполняются в зависимости от некоторого условия;

Групповые макросы объединены в группы с учетом некоторой логики использования;

Для открытия окна конструктора макросов следует выбрать объект Мак-

рос на Панели объектов и нажать кнопку на Панели инструментов окна БД. Появляется окно Конструктора макросов, разделенное по горизон-

тали на две части (рис. 7.9): панель описаний и панель аргументов.