2. Характеристика коллежской системы делопроизводства в XVIII веке.

В результате преобразований Петра I в начале XVIII в. в России были осуществлены административные реформы. Высшим светским учреждением стал Сенат, церковным — Синод. Центральные учреждения — приказы заменены коллегиями, преобразованы местные учреждения и созданы городовые магистраты, ратуши, губернские и провинциальные канцелярии.

Система делопроизводства в учреждениях XVIII в., получила название коллежской. Главное отличие коллежского делопроизводства от приказного заключалось в том, что его организация регламентировалась законодательством. Основным законодательным актом стал «Генеральный регламент», утвержденный 28 февраля 1720 г. Петром I. Он определил структуру коллегий, штатный состав, должностные обязанности чиновников, правила внутреннего распорядка и поведение чиновников, организацию работы с документами: правила регистрации, контроль за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения, хранения. Принцип принятия решений, узаконенный Генеральным регламентом - коллегиальный.

Организация делопроизводства коллегий возлагалась на канцелярию. Здесь готовились дела, оформлялись принятые решения, регистрировались входящие и исходящие документы, осуществлялся контроль за их исполнением, хранились документы, по которым были приняты решения, и копии отосланных документов, а также печать коллегии. Главным в канцелярии был секретарь. В его подчинении находились: канцеляристы, регистраторы, копиисты, актуариус, переводчик, толмач, вахмистры (сторожа коллегии). В его обязанности входила подготовка дел к слушанию в присутствии, важные дела он готовил сам, иные распределял между канцеляристами и следил за их подготовкой. Ход заседания присутствия фиксировал нотариус в протоколе. Генеральный регламент узаконил необходимость регистрации документов. Основная цель регистрации была определена как охрана документов. Регистрационные журналы служили для справочной работы и для контроля за исполнением документов. Генеральный регламент установил сроки исполнения документов, ввел понятие «архив». Все оконченные дела на протяжении трех лет находились в канцелярии или конторе, а затем под расписку сдавались в архив коллегии архивариусу.

После проведения губернской реформы в 1775 г., когда были ликвидированы коллегии (за исключением Военной, Морской и Иностранных дел), а их функции переданы местным учреждениям (губернским правлениям, казенным и судебным палатам, нижним земским судам, уездным казначействам), сохранился коллегиальный принцип принятия решений. Во вновь созданных учреждениях сохранились структура коллегий, состав чиновников, их должностные обязанности, организация работы с документами.

Возникло много новых видов документов. В XVIII в. появляется новый вид документа — протокол. Частные лица продолжали обращаться в государственные учреждения в форме челобитных (позже прошения).

В XVIII в. активно развиваются другие системы документации. Для «сношений» между военными характерны рескрипты, реляции, рапорты, донесения, приказы, ордера, предписания. Для учета численного состава армии составлялись штаты, табеля, списки, ведомости. Ход военных действий отражался в дислокациях, диспозициях, предположениях и др. Договорные отношения с иностранными государствами фиксировались в трактатах, договорах, конвенциях, протоколах; для «сношений» с иностранными государствами пользовались нотами, меморандумами, письмами; дипломаты отправляли на родину реляции, письма, депеши. Судебная документация включила допросы, клятвенные обещания, показания; результат судебного разбирательства излагался в приговорах, определениях, выписках из журналов. Бухгалтерский учет отражался в балансе — особой таблице, показывающей состояние хозяйственной деятельности. Статистический учет вели в подушных переписях, названных ревизиями. Результат ревизий фиксировался в «ревизских сказках». В XVIII в. складывается система документации по личному составу: формулярные (послужные) списки чиновников.

Формуляр документа в XVIII в. также претерпел значительные изменения. Указ Петра I 1700 г. предписал заменить столбцы тетрадями. Реквизиты выделились из текста и заняли определенные места на листе бумаги. Появились новые реквизиты — регистрационные номера: входящий и исходящий. Иногда стали обозначать наименование вида документа: рапорт, сообщение и т.д. Из текста выделились реквизиты: адресат, автор, вид документа, подпись, дата составления (подписания), получения документа, скрепы, регистрационные номера (исходящий и входящий). Документ начинали с обозначения адресата, писался вдоль верхнего поля листа. Автор указывался под адресатом. Далее, писали наименование вида документа и, иногда, его краткое содержание. Подпись включала наименование должности, имя и фамилию, иногда титул и следовала сразу за текстом документа. Скрепы проставлялись в правом нижнем углу листа и включали, так же как и подпись, наименование должности или чина, имя и фамилию. Обязательной стала скрепа секретаря. В левом нижнем углу проставляли дату подписания: « Января 21 дня 1753 года». Исходящий регистрационный номер писали вдоль поля документа. При получении документа в левом верхнем углу проставляли входящий регистрационный номер и дату получения: «Получено июля 15 дня 1745 года». Документы в ряде случаев скреплялись печатью. В гл. 13 Генерального регламента определен порядок пользования печатями. На документах XVIII в. наблюдается большое число отметок. Прежде всего это резолюция, ее писали на лицевой стороне первого листа. Можно встретить отметки о рассмотрении дела, о том, с кем передали документ и другие.