4. Рационализация делопроизводства во второй половине XIX – начале XX вв.

Комплекс реформ 60-х – 70-х гг. XIX в., проводившихся в России, затронул и органы ее управления и их делопроизводство. В этот период высшими государственными учреждениями по-прежнему были Государственный совет, Комитет министров, Сенат. В 1861 г. было создано ещё одно высшее учреждение – Совет министров. Он рассматривал и обсуждал мероприятия общегосударственного значения (например, проекты реформ), а в ведении Комитета министров сохранились лишь текущие административные дела.

Центральными государственными учреждениями оставались министерства. Во многих министерствах были образованы главные управления, управления и отделы.

Изменения в государственном аппарате не затронули основных законодательных норм, регламентировавших процессы делопроизводства. Продолжали действовать правила, установленные «Общим учреждением министерств». Строгая регламентация всех процессов документирования, обрядность делопроизводства, прочно вошедшие в повседневную практику канцелярий государственных учреждений, в новых условиях развития страны оказались тормозом в работе государственного механизма.

Вместе с тем развитие капиталистических отношений и внешние угрозы требовали более гибких форм документирования, их большей оперативности. Новые средства связи – телеграф, телефон – привели к появлению новых способов документирования и созданию новых видов документов – телеграмм и телефонограмм. Изобретение телефона вызвало к жизни появление телефонограмм – запись информации, переданной по телефону.

Возникают и получают широкое распространение такие способы документирования, как стенографическая запись, фотография, звукозапись, которые вызвали к жизни не только новый метод фиксации информации, но и новые виды документов – стенограммы, фотодокументы, фонограммы.

Именно в этот период происходят существенные изменения в способах изготовления документов. К документам, создаваемым ручным способом, прибавилась машинописная документация. Появление и использование пишущих машин (их промышленное производство началось с 1867 г.) стало поистине революционным шагом в документировании деятельности учреждений. Оно ускорило все письменные работы в канцелярии, позволило одновременно изготавливать несколько копий документов, существенно сократить объём рукописных работ. Машинописный текст приобрел более компактную форму, за счёт чего сократился объём документов.

Изобретение множительных аппаратов (гектографа, шапирографа, ротатора) решало проблему размножения документов. В этих целях стали использоваться литографии и типографии. Так, циркуляры стали изготовляться чаще всего типографским способом, что значительно упростило переписку.

Капиталистические предприятия, банки, железные дороги нуждались в ускорении процессов документирования и переписки, в широком внедрении новых способов документирования, максимальном использовании новых средств связи. Делопроизводство государственных учреждений также требовало его упрощения и изменения в соответствии с требованиями времени.

В этих обстоятельствах отдельные организации и учреждения, не дожидаясь официального реформирования делопроизводства, обратились к методике саморационализации делопроизводства.

Попечителем издавались специальные распоряжения по вопросам делопроизводства. Принимались решения о порядке движения документов, направленные на сокращение проходимых ими инстанций, внедрялись элементы механизированной обработки документов. Так, различные отметки на документах (о получении, регистрации, об исполнении и др.) делались с помощью механических нумераторов и штампов.

В начале XX в. в канцелярии стали широко применять трафаретные тексты писем-ответов и сопроводительных писем. Это позволяло обходиться без специального черновика документа, что значительно ускоряло документооборот.

Серьезная работа по рационализации делопроизводства в изучаемый период проводилась в военном ведомстве. Здесь в 1911 г. было издано «Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве». Прежде всего сокращалось количество документов – для переписки чиновников военного ведомства устанавливались три основных вида документов: рапорт, предписание, отношение. В Положении говорилось о необходимости механизированного воспроизведения текстов циркуляров, полевых книжек и т. п. для этого предписывалось снабжать все штабы, управления и канцелярии пишущими машинками, приборами для регистрации по карточной системе, гектографами и другими множительными аппаратами. Для часто повторяющихся бумаг с однообразным текстом предписывалось заготовлять печатные или литографированные бланки.

Таким образом, в этих ведомствах предлагались довольно эффективные меры по рационализации делопроизводства: различные способы сокращения количества документов и путей их движения, организация фактического контроля за исполнением документов, применение трафаретных текстов, техническое оснащение делопроизводственных служб и другие. Однако эти меры рационализации носили локальный характер, так как ограничивались территорией отдельного ведомства и даже учреждения и не были возведены в ранг общегосударственных норм.