3. Особенности построения и функционирования министерской системы делопроизводства.

В начале XIX в. в результате реформ Александра I система государственных учреждений России была изменена. Высшие государственные учреждения — Сенат, Комитет Министров, Государственный совет — сохранили принцип коллегиальности. Делопроизводство в них велось в соответствии с законами, названными «учреждения»: «Учреждение Правительствующего Сената», «Учреждение Комитета министров», «Учреждение Государственного совета». Местные учреждения осуществляли работу с документами в соответствии с требованиями «Общего губернского учреждения» 1775.

Начало нового этапа развития делопроизводства в России связано с созданием министерств. Поэтому делопроизводство XIX— начала XX вв. называют министерским. Коллегии были заменены новыми центральными учреждениями — министерствами. Основой организации их деятельности стал принцип единоначалия.

Внедрение новой системы управления началось изданием манифеста от 8 сентября 1802 г., провозгласившего создание первых восьми министерств, а завершилось изданием 25 июня 1811г. «Общего учреждения министерств». Был установлен порядок рассмотрения документов, подготовки их проектов, оформления, подписания, скрепления, регистрации, контроля за исполнением и архивного хранения. Порядок работы с документами включал пять составных частей: порядок вступления дел; их движение, отправление дел; ревизия; отчеты.

Аппарат министерства возглавлялся министром в подчинении которого был товарищ министра и канцелярия, и включал департаменты во главе с директором (у которого могла быть канцелярия), отделения, которые возглавляли начальники отделения, столы — во главе со столоначальниками. В министерствах были созданы два коллегиальных органа: при министре — Совет министра, при департаментах - Общее присутствие департамента.

Подготовка проекта документа начиналась в одном из столов, затем он последовательно передавался в отделение, департамент, министру, подвергаясь на каждом этапе корректировке. В этом состоит одно из основных отличий министерского делопроизводства от коллежского. В XVIII в. вся подготовительная работа для принятия решения и оформления его в соответствующей форме велась в канцелярии коллегии.

Все входящие и исходящие документы регистрировали в журналах. Ежемесячно проводилась «ревизия дел», был внедрен систематический контроль за исполнением документов. По его результатам составлялись «ведомости» о количестве исполненных и неисполненных документов. Ежегодная деятельность министерств заканчивалась отчетами. Со всех исходящих документов снимались копии («отпуски»), которые со всеми входящими документами сдавались в архив министерства, где на них составлялись описи.

Между собой министерства обменивались отношениями, сообщениями, официальными письмами. Подчиненным направлялись предписания. Подчиненные посылали в вышестоящие инстанции рапорты, представления. Директор департамента мог направлять министру записки (докладные записки), представления; в департаменты других министерств — отношения, подчиненным — предписания. Начальник отделения посылал в другие отделения своего министерства записки, в отделения других министерств — отношения. Ход заседания совещательных органов (Совета министра, Общего присутствия департамента) фиксировался в журналах.

В XIX в. существенные изменения произошли в формуляре документа. Это связано с внедрением в процесс документирования бланков. К «Общему учреждению» приложены четыре формы «переписки», служившие эталоном для составления и оформления официальных документов. Они составлены на бланках с угловым расположением реквизитов. Бланк включал: наименование учреждения-автора, наименования структурных подразделений, дату подписания документа, исходящий регистрационный индекс, краткий заголовок к тексту. Позже появляется ссылка на номер инициативного документа. В правом углу листа указывали адресат. Первоначально бланки писали от руки, но с 20-х годов прошлого столетия стали изготовлять типографским способом. Документы в XIX в. обязательно подписывались и скреплялись. Подпись и скрепа включали наименование должности чиновника, его инициалы, фамилию.

В формуляре документа XIX в. ясно прослеживается стремление к формализации, определению четких правил расположения и оформления реквизитов. На всем протяжении XIX в. активно развиваются другие системы документации. Появляются Уставы, в которых установлен состав документов системы, правила их составления и оформления, а также приложены образцы форм документов. Характерным явлением для XIX в. стало стремление к сокращению объема документооборота.

В последней трети XIX в. изобретение пишущих машинок, гектографов и другой множительной техники ускорило изготовление документов, позволило экономить время и затраты, сократив рукописное изготовление документов. Появление телеграфа, телефона привело к появлению новых видов документов: телеграмм, телефонограмм. Нормы в делопроизводственной сфере, заложенные в «Общем учреждении министерств», в конце XIX в. стали нуждаться в корректировке и развитии. Отдельные ведомства пытались самостоятельно упростить делопроизводственный процесс: пометки на документы наносились с помощью механических нумераторов или штампов. Наиболее четко направления рационализации делопроизводства сформулированы в «Положении о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве»(1911 г.).