Вопросы для самоконтроля

1. Должен ли руководитель организации присутствовать на всех деловых совещаниях? Аргументируйте свой ответ.

2. Перечислите критерии, которым должна соответствовать цель совещания.

3. Какую информацию необходимо включить в повестку дня?

4. Какова оптимальная продолжительность совещания

5. Каковы функции руководителя в основной части совещания?

6. Каким может быть максимальное число участников рабочего совещания?

Задания для самостоятельной работы

1. Составьте таблицу:

Деловое совещание	Единоличное принятие решения руководителем
Преимущества
Трудности (недостатки)

2. Придумайте фразу, которую вы, как руководитель, могли бы сказать слишком многословному выступающему на совещании, чтобы передать слово другим участникам (но в то же время, не обидеть этого человека).

3. Что должно лежать на столе перед каждым участником совещания перед его началом?

4. Придумайте несколько фраз, которые может использовать руководитель, чтобы открыть совещание. С какой интонацией они должны быть сказаны?

Литература

1. Панфилова, А.П. Мозговые штурмы в коллективном принятии решений : учебное пособие / А.П. Панфилова. - 3-е изд. - М. : Флинта, 2012. - 318 с. - (Экономика и управление). - ISBN 978-5-9765-0174-4 ; То же [Электронный ресурс]. - URL: http://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=115107

5.3. Деловая беседа

Деловая беседа – самая распространенная форма делового общения. Успех в проведении деловой беседы зависит от качества ее подготовки. Специалисты считают, что из десяти бесед, которые подготовлены заранее, семь проходят успешно, а из десяти неподготовленных – только три.

Выделяют следующие этапы подготовки к деловой беседе.

1. Обоснование делового предложения

На этом этапе необходимо продумать ответы на следующие вопросы:

В чем суть вашего предложения?

Как оно появилось?

Как связано ваше предложение с различными сторонами деятельности организации?

Какие выгоды получит организация от принятия вашего предложения?

Каковы минусы вашего предложения для организации?

2. Получение информации о собеседнике

Для решения этой задачи необходимо установить контакт с людьми, которые являются его коллегами или подчиненными. Косвенным источником информации могут служить различные социальные сети. Наиболее важными являются следующие вопросы:

Какова компетентность собеседника в обсуждаемом вопросе?

Каковы его полномочия в принятии решения по обсуждаемому вопросу?

Какова его возможная позиция по обсуждаемому вопросу? Каков его стиль коммуникации? (Если ваш собеседник относится к категории «трудных», то знание об этом позволит вам выработать нужный настрой и избежать провала).

Кроме того, установление контакта с собеседником может облегчить знание его возраста, семейного положения, образования, сферы интересов, политических взглядов.

3. Формирование позитивного отношения к собеседнику

Если собеседник неприятен вам по каким-либо причинам, то даже при попытке контролировать себя, ваше отношение к нему все-таки проявится в определенный момент беседы (как правило, невербально). Собеседник может почувствовать вашу неприязнь, и это отразится на его поведении и отношении к вам. Кроме ухудшения общей психологической атмосферы беседы это приведет к тому, что вам сложнее будет убедить собеседника, поскольку он будет чувствовать себя настороженно по отношению к вам.

Для создания позитивного настроя необходимо использовать ряд приемов, которые описаны ниже в упражнении «Изменение отношения».

4. Подготовка материалов и документов

Материалы и документы помогают собеседнику войти в курс дела, иллюстрируют сказанное и выступают в качестве дополнительных аргументов. Наличие таких материалов характеризует вас, как серьезного делового партнера.

Если в результате деловой беседы планируется подписание договора или заявления, то бланки должны быть готовы заранее. При благоприятном исходе деловой беседы можно будет сразу же закрепить достигнутые договоренности.

5. Планирование результатов деловой беседы

При проведении деловой беседы необходимо четко понимать, каковы ее цель и результат. Например, цель: вызвать у руководителя интерес к вам как ценному сотруднику. Результат: руководитель записал ваши координаты или назвал конкретную дату вашей следующей встречи (или подписал ваше заявление).

Четко осознаваемые цель и результат будут направлять ваши действия в нужном направлении.

Дополнительно необходимо ответить на вопросы:

Каковы цель и результат вашего собеседника?

Какой исход беседы максимально устроит вас, какой является неприемлемым и что можно считать компромиссом?

При проведении деловой беседы рекомендуется использовать так называемый Вы-подход, который показывает вашему собеседнику, что для вас важны его потребности, и вы можете посмотреть на обсуждаемые вопросы с его позиции. Примером использования Вы-подхода могут служить следующие фразы:

Вы хотите …

Это должно быть для вас интересно …

Вам будет интересно узнать …