1.9 Примеры внедрения исуп в России

"Кубаньэнерго"

Проект: Развитие информационной системы управления проектами на базе ПО Oracle Primavera

Краткое описание. С целью сокращения сроков исполнения крупных приоритетных проектов ОАО "Кубаньэнерго" было принято решение о развитии информационной системы управления проектами (ИСУП) на базе ПО Oracle Primavera P6. Для реализации проекта была привлечена компания PM Expert.

В рамках проекта в сжатые сроки была проведена работа по обследованию текущего состояния системы, обновлению программного обеспечения, обучению пользователей, настройке подсистемы календарно-сетевого планирования, реализация интеграционных решений с другим программным обеспечением, автоматизации формирования требуемой отчетности и созданию подсистемы "Информационный портал". Кроме того, в рамках проекта был разработан пакет документации, включающий методику и регламент управления проектами с использованием ИСУП.

Специалистами Заказчика был отмечен высокий уровень профессионализма сотрудников PM Expert, качественно выполнивших работы в установленные сроки.

MaRussia Motors

Проект: Внедрение Корпоративной системы управления проектами

Краткое описание. Компания PM Expert завершила проект по внедрению Корпоративной системы управления проектами (КСУП) для MaRussia Motors. Проект, длившийся более года, включил все этапы построения КСУП в компании: разработку стандарта, устанавливающего основные положения управления проектами, детальную регламентацию процессов проектного управления, внедрение Информационной системы управления проектами (ИСУП).

Построение КСУП в MaRussia Motors позволит обеспечить системное планирование и контроль реализации масштабных высокотехнологичных проектов по созданию и модернизации эксклюзивных спортивных автомобилей класса люкс, выпуском которых занимается компания, а также проектов развития производственных мощностей.

ГК "Связной"

Проект: внедрение информационной системы управления проектами

Информационная система управления проектами, внедренная в Дирекции по недвижимости Группы компаний «Связной» - одной из самых быстрорастущих сетей мобильного ритейла – позволила повысить прозрачность ведущихся проектов, эффективность коммуникаций между участниками проектов, управляемость проектов открытия новых и ребрендинга существующих торговых точек. Информационная система была оптимально настроена под нужны компании и специфику ведущихся проектов.

О Заказчике

"Связной" – федеральная розничная сеть, специализирующаяся на продаже услуг сотовых операторов, персональных средств связи, аксессуаров, портативной цифровой аудио- и фототехники. В настоящее время Группа компаний "Связной" является одной из самых быстрорастущих компаний на российском рынке мобильного ритейла и по таким критериям, как уровень цен, ассортимент и доступность мест продаж, сеть "Связной" входит в число лучших.          

Развитие сети «Связной» происходит стремительными темпами: каждый месяц открываются новые центры мобильной связи в различных городах по всей России.

Отличительной чертой компании также является постоянное стремление центров мобильной связи "Связной" к инновациям и развитию. В частности, 1 октября 2008 г. компания «Связной» объявила о запуске проекта ребрендинга.

Постановка проблемы

Специфика проектной деятельности в Группе компаний «Связной» связана с  активным ростом и расширением бизнеса. Это в первую очередь:

• Большое количество одновременно ведущихся проектов открытия новых торговых точек и ребрендинга существующих салонов связи;

• Географическая распределенность участников проектной деятельности по разным регионам России при необходимости централизованного управления и координации в условиях  жестко ограниченных сроков реализации проектов.

При этом в Дирекции по недвижимости группы компаний «Связной», отвечающей за реализацию проектов открытия и ребрендинга, был накоплен серьезный опыт, как по исполнению самих проектов, так и по исправлению типичных ошибок, допущенных при открытии новых торговых точек.

В том числе сотрудниками компании  были разработаны, апробированы и успешно использовались  стандартные иерархические структуры работ для проектов открытия и ребрендинга, четкая ролевая модель и регламент взаимодействия структурных подразделений компании при открытии новых торговых точек.

Логическим продолжением развития и стандартизации управления проектами стала потребность в автоматизации и централизации информации по ведущимся в Дирекции по недвижимости проектам.

Внедрение информационной системы управления проектами (ИСУП) должно было обеспечить повышение  управляемости и прозрачности реализации  всего портфеля важных для руководства компании  проектов за счет информационной поддержки ведения проектов на протяжении всего жизненного цикла, в том числе:

• Автоматизации задач по планированию и контролю проекта;

• Оптимизации коммуникаций между участниками проектной деятельности:

  • Централизации хранения проектной информации и письменных коммуникаций;

  • Обеспечения необходимой информацией всех заинтересованных лиц, участвующих в проектной деятельности;

  • Хранения исторической базы данных для оценки и планирования в будущем;

  • Поддержки в принятии управленческих решений за счет наличия актуальной информации – «общей картины» проектов.

Реализация проекта внедрения ИСУП

Была создана совместная рабочая группа, включающая консультантов компании PM Expert и сотрудников компании «Связной» - представителей Дирекции по недвижимости и специалистов по ИТ.

Сформированной командой проекта был проведен анализ и формализация требований к функциональности ИСУП с учетом возможностей выбранной платформы – MS Project Server. Кроме того, были проработаны и согласованы требования к функциям, наиболее точно обеспечивающим потребности Дирекции по недвижимости при управлении проектами и, соответственно, достижение целей проекта  внедрения ИСУП:

• Календарно-сетевое планирование (с построением диаграммы Ганта)

• Назначение ресурсов (исполнителей) на задачи проекта

• Отчетность о фактическом выполнении работ исполнителями

• Использование ролей и разграничение доступа к информации по проектам

• Использование однотипных архивов документов для всех проектов

• Рассылка уведомлений исполнителям по отдельным задачам

• Использование шаблонов графиков для типовых проектов открытия и ребрендинга торговых точек.

На основании типовых иерархических структур работ командой проекта были разработаны шаблоны календарных планов, содержащие состав и  иерархию задач, связи между задачами, рекомендуемую длительность для каждой задачи, а также назначенные универсальные ресурсы (квалификации), необходимые для реализации задач проекта. Использование стандартного набора контрольных точек (вех) в проектах позволило автоматически формировать удобную и привычную для сотрудников компании аналитическую отчетность по всему портфелю проектов с учетом реального статуса работ в каждом из проектов.

Также в ходе реализации проекта внедрения ИСУП было инсталлировано и настроено программное обеспечение  на специально выделенном оборудовании заказчика, разработаны регламенты работы и инструкции пользователей для всех основных ролей пользователей ИСУП – Руководителей проектов в регионах, Кураторов регионов, Ответственных исполнителей и др.

По разработанным регламентам и инструкциям специалистами PM Expert  был создан специальный обучающий курс, включающий презентацию и набор практических упражнений по использованию ИСУП.

Перед началом опытной эксплуатации тренер-консультант PM Expert провел однодневный тренинг  для группы сотрудников Дирекции по недвижимости компании «Связной», реализующих проекты открытия и ребрендинга в регионах.

Общая продолжительность проекта внедрения ИСУП  составила 2,5 месяца.

Результаты проекта

В результате реализации проекта  Дирекция по недвижимости в сжатый срок получила новый инструмент для эффективного контроля сроков выполняемых проектов:

• Сформирован общий реестр проектов Дирекции по недвижимости, содержащий набор полезных параметров для анализа портфеля проектов

• Автоматизирован процесс планирования проектов посредством создания шаблонов типовых графиков проектов

• Автоматизирован и четко  регламентирован процесс предоставления отчетности по исполнению задач в проекте

• Разработаны удобные шаблоны отчетов для Руководителей проектов в регионе, Кураторов регионов и руководства компании

• Централизовано и стандартизовано хранение проектной документации  с обеспечением удаленного доступа для всех участников проектов

• Реализована концепция безопасности и разграничения доступа к информации о проектах в ИСУП в соответствии с ролью пользователя ИСУП в проектной деятельности.

Проект внедрения ИСУП на базе  MS Project Server для Дирекции по недвижимости открыл новые перспективы для дальнейшей автоматизации управления проектами в компании «Связной».