Полезность информации

Управленческая информация — это часть данных, несущих в себе новизну и полезность для принятия руководителем (специалистом) обоснованного решения (см. рис. 27).

Рис. 27 отражает следующее:

1 — доходы от информации превышают расходы на нее, следовательно, эта информация — полезная (полезность — mах);

2 — доходы и расходы на информацию равны (полезность равна 0 или min);

З — расходы весьма превышают доходы от информации (полезность — отрицательная).

Суммарные затраты на информацию, оцененные на экономической основе, будут различными в разных компаниях и будут также зависеть от наличия методов управления для снятия неопределенности. Крупная фирма обычно может, оправдать большие затраты на обеспечение информацией, чем маленькая фирма в той же области бизнеса.

Информация не должна распределяться случайным образом и предоставляться всем без исключения. Дешевизна размножения информации и чрезвычайно высокая производительность современных персональных компьютеров (ПК) привели к расширению числа пользователей информации, однако при этом зачастую не учитываются затраты на сортировку, хранение и считывание.

Хотя недостаточная полнота информации может приводить к неправильным решениям, избыточность ин формации свидетельствует о нерациональном использовании ресурсов и часто означает, что на необходимую информацию не обратили внимания.

Быстрый рост информации, ее обновление, качественное совершенствование сопровождаются также стремительным увеличение вала изб дублирующейся, неточной и (феномен «информационных шумов»). Это препятствует принятию рациональных решений в экономике, повышает трансакционные издержки, сдерживает рост производительности и эффективности.

В ближайшие годы возникнет множество новых технических устройств и новых услуг на базе информационных технологий. Их быстрое распространение весьма вероятно, поскольку стоимость оборудования будет па дать с расширением спроса. Интернет становится главным средством коммуникаций, трансакций и распределения. Интернет-экономика обеспечивает снижение трансакционных издержек и рост “прозрачности” рынка и подчиняется новым законам. Границы рынка и границы предприятия все более стираются.

Информация о персонале

Информация о персонале представляет собой совокупность всех оперативных сведений, а также процессов их обработки для кадрового планирования (рис. 28).

Информация о персонале должна отвечать следующим требованиям:

а) простоты — это значит, что информация должна содержать столько данных и только в том объеме, сколько и в каком объеме необходимо в данном конкретном случае;

б) наглядности — сведения должны быть представ лены таким образом, чтобы дать возможность быстро определить главное, а не скрывать его за многословием. Для этого следует использовать таблицы, графики цветное оформление материала;

в) однозначности — сведения должны быть ясными а в их толковании — семантическая, систематическая и логическая однозначность излагаемого материала;

г) сопоставимости — сведения должны приводиться в сопоставимых единицах и относиться к поддающимся сравнению объектам как внутри организации, так и вне ее;

д) преемственности сведения о кадрах, подаваемых за разные временные периоды, должны иметь одну методику подсчетов и одинаковые формы представления;

е) актуальности — сведения должны быть свежими, оперативными и своевременными, т. е. представляться без задержек.

Информационное обеспечение системы управления персоналом выполняет следующие функции: ведение учета и статистики персонала, информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом, обеспечение персонала научно-технической информацией, организация работы органов массовой информации организации, проведение патентно-лицензионной деятельности.

Закон единства систем управления должен предусматривать:

— неразрывную связь всех звеньев организации за счет создания единой, достоверной и доступной информационной базы;

— накопление статистических данных о работе организации для учета положительного опыта и создания синергетического эффекта при подготовке решений;

— объединение обособленных элементов в реальной структуре подсистем управления в систему на единой информационной базе.

Разрозненность информации приводит к большим экономическим и социальным издержкам.

Особую роль в управлении персоналом играет процесс информационного обмена между сотрудником и организацией или внутриорганизационная коммуникация, непосредственно влияющая на его производственное поведение.