Deloproizvodstvo-Uchebno-spravochnoe_posobie
.pdf29. Отметка о поступлении документа в организацию
Реквизит проставляется в нижнем правом углу первого листа документа при его экспедиционной обработке. Как правило, для этого используется специальный штамп с наименованием орга низации. Например:
Канцелярия ГУУ 13.04.2003 №356
30, Идентификатор электронной копии документа
Реквизит, проставляемый в левом нижнем углу каждой стра ницы документа и содержащий наименование файла на машин ном носителе, а при необходимости — дату и другие поисковые данные.
При оформлении этого реквизита желательно указывать пол ный путь к файлу, содержащему электронную копию документа. Например:
С:\Приказы\Петров.
Отметим, что использование реквизитов для оформления уп равленческих документов следует осуществлять избирательно, исходя из целесообразности и с учетом вида служебного доку мента.
Например, бланк письма, в зависимости от учредительных до кументов организации, включает реквизиты 01 (02 или 03), 04—06, 08,09, а при необходимости — ограничительные отметки для верх них границ зон расположения реквизитов 11—15 и 17—20.
Бланк конкретного видадокумента (за исключением письма) орга низации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08,10, 14, а при необхо димости — и ограничительные отметки для верхних границ зон рас положения реквизитов 11—13,18 и 19 (см. п. 4.7 ГОСТ Р6.30-2003).
Требования к бланкам служебных документов
ГОСТ Р6.30-2003 содержит также требования к бланкам, на которых, как правило, и оформляются управленческие докумен ты предприятия. Как известно, для указанных целей применяют ся бланки с угловым или продольным расположением реквизитов. В соответствии с требованиями нового ГОСТа допускается исполь зование бланков формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм).
90
к указанным бланкам, помимо размерных требований, предъявляются и некоторые другие, в частности:
а) качество используемой для изготовления бланка бумаги (как основы);
б) характеристики отображения текста, нанесенного на бумаж ную основу;
в) размещение полей и разметок.
Размерные характеристики потребительских бумажных форматов (мм)
исо-•А ряд |
исо--Вряд |
исо |
|
|||
Обозначение |
Формат |
Обозначение |
Формат |
(длинные форматы) |
|
|
Обозначение |
Формат |
|
||||
АО |
841 Х1189 |
ВО |
1000x1414 |
1/3 А4 |
99x210 |
|
А1 |
594 X 841 |
В1 |
707x1000 |
1/4 А4 |
74x210 |
|
А2 |
420 X 594 |
82 |
500 X 707 |
1/8 А4 |
13x74 |
|
A3 |
297 X 420 |
83 |
353 X 500 |
— |
— |
|
А4 |
210x297 |
84 |
250 X 353 |
— |
_ |
|
А5 |
148x210 |
85 |
176x250 |
— |
— |
|
А6 |
105x148 |
86 |
125x176 |
— |
— |
|
А7 |
74x105 |
87 |
88x125 |
— |
— |
|
А8 |
52 X 74 |
88 |
62x88 |
— |
— |
' |
А9 |
37x52 |
89 |
44x62 |
— |
— |
|
А10 |
26x37 |
810 |
31 х44 |
— |
— |
|
Для изготовления бланков следует применять плотную бума гу светлых тонов (плотность бумаги должна быть не менее 80 г/м^, а белизна — не менее 90 %) (подробнее см. ГОСТ 93-27.60).
Бумага для бланков должна быть достаточно прочной, малодеформирующейся при случайном нагреве или смачивании, с повер хностью, не подверженной пылению (т. е. отслаиванию с поверх ности мелких бумажных частичек, отдельных волокон) при нане сении текста на печатающем устройстве (пишущей машине или принтере). Текст, нанесенный на бланк, должен хорошо читаться.
С этой целью используются типографская краска черного (для многоцветных бланков — темного или контрастного) тона, а так же шрифты со строгими, хорошо различимыми очертаниями. Раз мер шрифта должен обеспечивать незатрудненное чтение содер жания бланка при удовлетворительных условиях освещения.
91
Документы, оформленные на бланках, в соответствии с тре бованиями п. 4.1 ГОСТ Р6.30-2003 должны иметь поля — сво бодное от текста пространство по краям листа размером не ме нее 20 мм с левого, верхнего и нижнего краев, 10 мм — с пра вого. Участки листа, предназначенные для размещения переменной информации в титульной части бланка, могут отме чаться специальными символами или особой разметкой. К при меру, место для расположения на бланке основного текста мо жет очерчиваться тонкой контрастной линией по периметру ли ста (рамкой).
Соответствующая разметка осуществляется либо центрован ным (симметрично осевой вертикали листа, с выравниванием строк по правой границе), либо флаговым (от левой границы раз мещения реквизитов, без выравнивания строк) способом. Несмот ря на то что из содержания ГОСТ Р6.30-2003 исключены требова ния к изготовлению, учету, использованию и хранению в органи зации (предприятии, учреждении) бланков с воспроизведением государственного герба РФ (гербов субъектов РФ), это отнюдь не означает упразднения указанных требований. Уместно в этой связи напомнить уважаемым читателям о наиболее важных из них.
Изготовление, учет, хранение и использование бланков с изоб ражением Государственного герба РФ (субъекта РФ) или эмбле мы (логотипа) организации (далее — бланков) должно осуществ ляться в строгом соответствии с их предназначением.
Изготовление указанных бланков следует производить толь ко на полиграфических (штемпельно-граверных) предприятиях, имеющих лицензии на соответствующие виды деятельности, а так же сертификаты о наличии технических и технологических воз можностей для изготовления указанного вида продукции с над лежащим качеством. Как правило, изготовление бланков осуще ствляется на основании заказа, оформленного в установленном законодательством РФ порядке.
Бланки организации подлежат учету. С этой целью на них с оборотной стороны типографским способом, нумератором или при помощи средств оперативной полиграфии проставляют по-
92
рядковые номера, а при необходимости — и серии этих номеров. Учет бланков организации ведется раздельно по видам бланков.
Данные учета отражаются в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале) с применением следующих реквизитов:
1) при поступлении бланков: наименование вида бланка; дата поступления; номер сопроводительного документа; наименование поставщика бланков; количество экземпляров; серия и номера бланков;
2) при вьщаче бланков: наименование вида бланка; количество экземпляров; серия и номера бланков; наименование структурно го подразделения организации, фамилия и инициалы должност ного лица — получателя бланков; расписка в получении; приме чание (отметка об уничтожении и т. д.).
Хранение бланков организации следует производить в приспо собленных для этой цели помещениях (хранилищах) в надежно запираемых и опечатываемых сейфах (шкафах, столах). Уничто жение бланков организации следует осуществлять по акту с от меткой в учетно-регистрационной форме. Приказом руководите ля организации назначаются должностные лица, несущие персо нальную ответственность за учет, хранение и использование по назначению бланков.
Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков организации, как правило, возлагают на соответствую щее структурное подразделение службы ДОУ. Проверки наличия, хранения и использования бланков организации следует прово дить не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя организации. О произведенных проверках делают ся соответствующие отметки в учетно-регистрационных формах (после последней записи).
В случае обнаружения нарушений установленного в органи зации порядка и правил изготовления, учета, хранения и исполь зования бланков комиссия обязана провести служебное расследо вание, результаты которого оформляются актом. Акт представ ляется на рассмотрение руководителя организации для принятия решения.
93
3.2. Составление текстов служебных документов
Язык и стиль служебных документов
Стиль — это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения. Различают такие функциональные стили, т. е. стили, выделяемые в соответствии с основными функциями языка, свя занными с той или иной сферой деятельности человека, как пуб лицистический, научный, художественно-литературный, разговор но-обиходный, официально-деловой.
Официально-деловой стиль — это такая функциональная раз новидность языка, которая обслуживает сферу официальных де ловых отношений преимущественно в письменной форме.
Деловые бумаги бывают разнообразными по жанру и по со держанию, по объему и языковому выражению.
Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым. Поэтому языку деловых бумаг присуща стилистическая строгость, объективность изложения.
В официально-деловом стиле не должно быть эмоционально сти, субъективной оценочности и разговорности. Именно это при ближает стиль деловых бумаг к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характер ным признаком языка документов.
Так как документы связаны с правовой нормой, объективность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписыва ющим характером документа. Как правило, документы составля ются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению, либо соответствующее решение было обяза тельно исполнено. Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации.
Такие документы опираются на научный анализ обществен ных отношений, поэтому они должны быть точными и по воз можности краткими, и это должно быть достигнуто с помощью соответствующих языковых средств.
94
Характерной особенностью официально-делового стиля явля ется использование слов в их конкретном значении. Во избежа ние ошибок в служебных документах не следует допускать совме щения деловой информации с элементами публицистики (напри мер, в проектах решений, некоторых видах отчетов, протоколов и т. д.).
Особенности официально-делового стиля
Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям:
—краткость и компактность изложения официального мате риала;
—точность и определенность формулировок, однозначность
иединообразие терминов;
—последовательность использования технических приемов правотворчества.
Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелите ратурного словоупотребления, а также в значениях, традицион ных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.
Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лек сическому значению слов. Незнание лексического значения отдель ных слов приводит к ошибкам типа: "необходимо улучшить зоо техническое и ветеринарное обслуживание животноводства" (мож но улучшить обслуживание скота, но не животноводства), "удешевить себестоимость" (удешевить можно товары, продук ты, но не себестоимость; возможный вариант: "снизить себестои мость").
Не допускается использование неологизмов, даже образован ных по традиционным моделям, например, "конструкторат", "пе реорганизация", а также слов, относящихся к разговорной лекси ке, например, "секретарша", "лаборантка".
Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, раз личающихся значением, можно исказить смысл.
95
Например, нередко путают слова "представить" и "предоста вить".
Представить — 1) предъявить, сообщить ("представить спи сок сотрудников", "представить доказательства"); 2) познакомить
скем-либо — "представить коллективу нового работника";
3)ходатайствовать (о повышении, о награде) ("представить к оче редному званию", "представить к ордену); 4) составить, обнару жить ("представить (собой) значительную ценность"); 5) мыслен но вообразить ("представить (себе) картину боя"); 6) изобразить, показать ("представить в смешном виде").
Предоставить — 1) отдать в чье-либо распоряжение, пользо вание ("предоставить квартиру", "предоставить транспортные средства"); 2) дать право, возможность сделать, осуществить чтолибо ("предоставить отпуск", "предоставить слово"); 3) разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра ("пре доставить самому себе", "предоставить дело случаю").
Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к сле дующим ошибкам: "в апреле месяце" (апрель — именно месяц, и ничто иное), "информационное сообщение" (любое сообщение содержит информацию) и т. д. Затрудняют восприятие текста по вторы типа: "польза от использования", "следует учитывать сле дующие факты", "данное явление полностью проявляется в усло виях",..
Для текстов официальных документов не характерно исполь зование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилис тической окраской.
Стандартные обороты речи типа: "в связи с распоряэ1сепием Правительства", "в порядке оказания материальной помощи", ''в связи с тялселым полоэ/сением, слоэ/сившимся... " — постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчи вый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами.
В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчи вые сочетания типа: "принять во внимание", "довести до сведения".
Но если нормы нарушаются из-за незнания особенностей упот ребления того или иного фразеологизма, возникают ошибки. На пример, глагол "допускать" ("допустить") в значении "сделать
96
что-либо, совершить" принято сочетать со словами "нарушение", "ошибка", "просчет" и некоторыми другими именами существи тельными, характеризующими отрицательные явления, но не на зывающими конкретного поступка: "допустить грубость, чван ство". Неправильны сочетания типа: "допускать дефекты (брак, поломки, хищения)", в которых существительные указывают на результат ошибок, просчетов и т. д.
Употребление прописных и строчных букв
Вназваниях органов при Президенте Российской Федерации
спрописной буквы пишутся первое слово и имена собственные, например. Федеральное агентство правительственной связи и ин формации при Президенте Российской Федерации.
Все слова с прописной буквы пишутся в следующих названиях: Совет Министров — Правительство Российской Федерации; Коллегия Совета Министров — Правительства Российской
Федерации; Совет Министров Республики Башкортостан и т. п.
В названиях министерств, государственных комитетов и дру гих центральных органов государственного управления Россий ской Федерации и республик в ее составе с прописной буквы пи шется первое слово. Если в словосочетание входят имена собствен ные или названия других учреждений, эти имена собственные и названия пишутся так же, как при самостоятельном употреблении.
Во множественном числе или не в качестве имени собственно го названия указанного типа пишутся со строчной буквы: "пра вительство", "министерство", "республиканские министерства", "государственный комитет", "государственные комитеты".
Названия органов судебной власти принято писать так: Конституционный Суд Российской Федерации; Верховый Суд Российской Федерации;
Высший Арбитражный Суд Российской Федерации. Аналогич ным образом пишутся названия соответствующих органов и дол жностей в республиках в составе Российской Федерации:
Верховный Суд Республики Башкортостан; Высший арбитражный суд Удмурдской Республики.
97
Во всех остальных случаях слова "суд", "судья", "государствен ный арбитр" пишутся со строчной буквы.
В названиях актов высших органов государственной власти и управления Российской Федерации прописные буквы употребля ются следующим образом:
Конституция Российской Федерации; Конституция (но; конституции республик); Декларация прав и свобод человека и гражданина; Федеративный договор; Основы законодательства Российской Федерации;
Закон Российской Федерации "О прокуратуре Российской Федерации" (но: законы);
Кодекс Российской Федерации об административных право нарушениях;
Указ Президента Российской Федерации (но: указы Президента Российской Федерации);
распоряжение Президента Российской Федерации; постановле ние Совета Министров — Правительства Российской Федерации; Распоряжение Совета Министров — Правительства Россий
ской Федерации.
Названия должностей в системе государственной власти и уп равления Российской Федерации пишутся следующим образом:
Президент Российской Федерации; Руководитель Администрации Президента Российской Феде
рации; Советник Президента Российской Федерации;
Председатель Совета Министров — Правительсгва Россий ской Федерации;
Первый заместитель Председателя Совета Министров — Пра вительства Российской Федерации;
заместитель Председателя Совета Министров — Правитель ства Российской Федерации;
председатель Конституционного Суда Российской Федерации; председатель Верховного Суда Российской Федерации; председатель Высшего Арбитражного Суда Российской Феде
рации;
98
министр финансов Российской Федерации; председатель Государственного комитета Российской Федера
ции по вопросам архитектуры и строительства; Руководитель Аппарата Правительства Российской Федерации.
Аналогично пишутся названия должностей в системе предста вительной, исполнительной и судебной власти субъектов Россий ской Федерации.
Со строчной буквы пишутся названия следующих должностей: начальник Государственно-правового управления Президен
та Российской Федерации; начальник Контрольного управления Администрации Прези
дента Российской Федерации; генеральный директор Федерального агентства правитель
ственной связи и информации при Президенте Российской Феде рации;
первый заместитель министра внутренних дел Российской Федерации;
заместитель министра здравоохранения Российской Федера ции;
заместитель председателя Государственного комитета Россий ской Федерации по управлению государственным имуществом;
председатель Комитета Российской Федерации по геологии и использованию недр;
генеральный директор Российского космического агентства; глава администрации Красноярского края; губернатор Сахалинской области; мэр Санкт-Петербурга; премьер правительства Москвы;
председатель Военной коллегии Верховного Суда Российской Федерации;
член коллегии Генеральной прокуратуры Российской Федерации. Названия должностей руководителей общественных органи
заций пишутся со строчной буквы:
председатель Федерации независимых профессиональных со юзов России;
президент Союза арендаторов и предпринимателей России.
99