Deloproizvodstvo-Uchebno-spravochnoe_posobie

Если же интересы дела требуют привлечения в качестве соис­ полнителей нескольких лиц, в резолюции в обязательном поряд­ ке указывается, кто является ответственным за своевременное и качественное исполнение данного поручения (документа) в целом.

Вслучае, если ответственный не назначен, таковым полагают должностное лицо, фамилия которого указана в резолюции пер­ вым.

Вслучае, если резолюция не содержит сроков исполнения, вхо­ дящий документ должен быть исполнен в течение месяца после его рассмотрения.

При этом сроки исполнения поручений по телеграммам не должны превышать двух дней.

Устанавливая срок исполнения документа, руководитель обя­ зан учесть время на его подготовку, согласование, оформление и доставку.

Содержание резолюций по наиболее важным и срочным доку­ ментам при необходимости может регистрироваться секретарем в соответствующем журнале — журнале учета резолюций.

Должностные лица, которым поручено исполнение входяще­ го документа, в свою очередь, обязаны сделать это, исходя из сро­ ка исполнения, установленного резолюцией (или иным поруче­ нием) руководителя.

Однако во всех случаях эта работа начинается для соответству­ ющих должностных лиц с процедуры ознакомления с содержани­ ем резолюции и получения адресованного им на исполнение до­ кумента.

Следует также подчеркнуть, что исполнение документов мо­ жет поручаться и секретарю руководителя.

Памятка секретарю руководителя о порядке и правилах испол­ нения документов:

1. Обращение с документом осуществляется на основании до­ пуска и соответствующих указаний руководителя (непосредствен­ ного начальника).

2. Служебные полномочия и профессиональная компетенция должностного лица должны находиться в полном соответствии со сложностью задачи по подготовке документа.

60

3.Передача документа другим должностным лицам в процессе работы осуществляется только под роспись (кроме случаев, когда документ не выносится указанными лицами в другое помещение).

4.Работа с документом осуществляется в строго отведенном месте, оборудованном всем необходимым для работы и ограни­ ченном от доступа посторонних.

5.На протяжении всей работы с документом должностное лицо, уполномоченное производить указанную работу, обязано исключать доступ к исходному документу и производным мате­ риалам посторонних лиц, в том числе в результате "случайного" ознакомления.

6.На протяжении всей работы с документом должностное лицо, уполномоченное производить указанную работу, обязано обеспечивать конфиденциальность содержания исходного доку­ мента и производных материалов, не разглашая их посторонним.

7.Работа с документом должна быть выполнена таким обра­ зом, чтобы обеспечить своевременное согласование и представ­ ление проекта нового документа на рассмотрение, а затем и ут­ верждение (подпись) его окончательного варианта.

8.Хранение документов должно осуществляться в помещени­ ях (местах), исключающих доступ к ним посторонних.

9.Контроль наличия документа в процессе работы осуществ­ ляется должностным лицом, ответственным за его хранение, по­ стоянно.

10.По окончании работы с документом последний подлежит незамедлительной сдаче.

2.3.Работа с исходящими

ивнутренними документами

2.3.1.Общий порядок работы должностных лиц организации

Упорядоченная, тщательно организованная работа с докумен­ тами организации ведет к устранению спешки и резкому сниже­ нию вероятности совершения разного рода ошибок в процессе исполнения документов.

61

Исполненные документы, в зависимости от места своего даль­ нейшего использования, являются либо внутренними, либо исхо­ дящими. Остановимся на этом чуть подробнее.

Работа с внутренними документами осуществляется исключи­ тельно внутри организации. Это означает, что исполненный до­ кумент в дальнейшем поступает во временное пользование долж­ ностным лицам, в структурные подразделения и др.

Исходящий же документ после исполнения высылается для последующей работы за пределы предприятия.

Отметим, что если по прошествии некоторого времени возник­ нет необходимость в отправке внутреннего документа за пределы организации, то в этом случае (после соответствующего доофор­ мления) последний также станет исходящим документом.

В процессе работы по исполнению (контролю за исполнени­ ем) документа секретарю руководителя предстоит выполнить (осу­ ществить контроль за выполнением) следующие операции:

1.Постановку задачи (адресование документа на исполнение).

2.Исполнение документа.

3.Тиражирование документа.

4.Регистрацию документа.

5.Упаковку и отправку (рассылку) документа.

6.Помещение контрольного экземпляра документа в дело, последующую работу с ним.

7.Текущее и архивное хранение, уничтожение и списание. Центральное место в этой "цепочке" занимает этап непосред­

ственной работы над документом.

2.3.2. Сроки исполнения

Следует учесть, что продолжительность каждого этапа рабо­ ты по исполнению документа будет меняться в зависимости от особенностей содержания документов, а также их объема.

Для корректной постановки задачи на исполнение документа для каждого этапа определяются:

— необходимое на подготовку документа время, включая ре­ зерв (исчисляемый в объеме 10—15% от минимально необходи­ мого времени);

62

—меры организационно-технического, информационного и иного обеспечения;

—должностное лицо, ответственное за исполнение документа;

—соисполнители документа (его отдельных частей, приложе­ ний и т. п.);

—технические исполнители документа;

—должностное лицо, осуществляющее контроль за исполне­ нием документа (как правило, секретарь руководителя).

Получение документов на исполнение

2.3.3. Передача секретарем документов на исполнение

В целях своевременного исполнения документов доведение их до сведения исполнителей осуществляет секретарь руководителя предприятия, который:

—лично принимает от руководителя предприятия рассмот­ ренные им документы;

—на основании имеющихся резолюций и справочных данных

одокументах изучает круг лиц, которым адресованы документы для исполнения;

—связывается с указанными лицами по телефону или лично, из­ вещая их о необходимости исполнения тех или иных документов;

—лично передает указанные документы ответственным испол­ нителям;

—осуществляет контроль за ходом исполнения документов. Если документ предназначен для исполнения несколькими

должностными лицами, секретарь (в целях повышения оператив­ ности работы) может предварительно размножить его и передать копии всем исполнителям (в этом случае оригинал получит от­ ветственный исполнитель).

Отметим, что размножение копий документов осуществляет­ ся только с письменного разрешения руководителя кадровой служ­ бы организации. Копии документа учитываются наряду с посту­ пившим оригиналом документа и впоследствии за ненадобностью уничтожаются установленным порядком.

Ответственный исполнитель полностью отвечает за организа­ цию исполнения документа или связанного с ним поручения.

63

Соисполнители в соответствии с указаниями ответственного исполнителя обязаны качественно и своевременно отработать (ис­ полнить) необходимые документы (в части, касающейся их рабо­ ты) и несут ответственность за исполнение резолюции в пределах полученных указаний.

В том случае, если ответственный исполнитель не имеет дос­ таточных полномочий для своевременного и полного исполнения документа, он может обратиться к тому должностному лицу, в компетенции которого находится решение вопроса.

При невозможности своевременно исполнить тот или иной документ за 2—3 дня до истечения срока должностному лицу, ус­ тановившему срок исполнения, представляется доклад с указани­ ем причин задержки, принимаемых мер и уточненного срока за­ вершения работы с документом.

Техническое исполнение документа включает:

—подготовку проекта документа (так называемого черновика);

—набор и распечатку текста проекта документа (основного текста и текста приложений);

—корректировку содержания документа по результатам со­ гласования;

—оформление окончательного варианта документа.

2.3.4.Разработка проекта документа

Разработка проекта (черновика) документа производится от­ ветственным исполнителем лично или с привлечением соиспол­ нителей. В последнем случае соисполнители передают результа­ ты своей работы (компьютерные файлы, рабочие тетради или от­ дельные листы с машинописными или рукописными записями) ответственному исполнителю.

Вобщем случае содержание проекта документа должно давать ответы на вопросы, поставленные в документе, во исполнение которого разрабатывается проект.

Внеобходимых случаях в дополнение к документу разрабаты­ ваются приложения. Последние, наряду с текстуальной частью, могут включать в себя и необходимые графические материалы.

После проверки содержания проекта, его корректуры и доо­ формления ответственный исполнитель передает исправленный

64

первый экземпляр документа на согласование, оставляя у себя до получения новых указаний второй (контрольный) экземпляр.

2.3.5. Порядок согласования

Проект документа в обязательном порядке должен согласо­ вываться (как правило, на стадии предварительной подготовки) с уполномоченными представителями всех заинтересованных сто­ рон.

Согласование производится в оговоренные сторонами сроки, по определенной программе (то есть оговаривается, что именно и в какой последовательности должно быть согласовано) и занима­ ет, как правило, не более 3—5 дней, включая время на доставку и возврат документа.

При необходимости согласовать проект документа с несколь­ кими сторонами в сжатые сроки целесообразно созвать совеща­ ние с представителями заинтересованных сторон, провести видео­ конференцию либо произвести согласование по техническим сред­ ствам коммуникации (телефаксу, электронной почте и т. п.).

При последовательном согласовании документ снабжается листом согласования, в соответствующих графах которого пол­ номочные представители сторон оставляют свои визы и замеча­ ния по содержанию проекта документа.

Виза включает в себя дату ознакомления с документом и под­ пись лица, производящего согласование.

При отсутствии разногласий согласуемый документ визиру­ ется соответствующим должностным лицом в пределах своих пол­ номочий.

В случае возникновения разногласий должностное лицо, осу­ ществляющее согласование, обязано дать мотивированное объяс­ нение по поводу своих претензий к содержанию проекта.

Свои замечания и предложения по проекту документа долж­ ностное лицо излагает в листе согласования или в служебной за­ писке ad hoc. Здесь же могут найти отражение и те вопросы, кото­ рые не были учтены в проекте документа.

Если документ не удается согласовать в установленные сроки, ответственный исполнитель документа обязан заблаговременно

65

проинформировать об этом заинтересованные стороны в письмен­ ной форме и довести соответствующую информацию до должно­ стного лица, осуществляющего контроль за исполнением доку­ мента (до секретаря руководителя).

При этом, как правило, кратко указывается содержание основ­ ных разногласий, возникших при согласовании проекта, а также мотивы непринятия поступивших в ходе согласования предложе­ ний. Заинтересованные стороны, кроме того, извещаются о но­ вых сроках согласования проекта документа.

Отказ от согласования не допускается. Полностью согласован­ ный документ вместе с листом согласования передается на кор­ ректировку.

2.3.6. Корректировка содержания по результатам согласования

В процессе корректировки из содержания проекта (в полном соответствии с результатами согласования) устраняются разно­ чтения и исправления. Фрагменты текста, признанные по резуль­ татам согласования излишними, удаляются.

Кроме того, в "усеченный" текст могут вноситься и дополне­ ния. Видоизмененный проект документа редактируется ответ­ ственным исполнителем с учетом требований к общепринятому стилю изложения документов.

После этого отредактированное содержание проекта подвер­ гается верификации (проверке на предмет выявления и устране­ ния технических ошибок-опечаток и пр.). Содержание полностью "очищенного" от ошибок проекта прочитывается ответственным исполнителем.

По результатам контрольного чтения вновь выявленные ошиб­ ки устраняются. После повторной проверки их устранения окон­ чательный вариант документа визируется ответственным испол­ нителем (подписывается с оборота) и передается для окончатель­ ного оформления.

2.3.7, Оформление документа

Для оформления документа техническому исполнителю (сек­ ретарю или оператору-машинистке) передается подписанный от-

66

ветственным исполнителем окончательный вариант документа (компьютерные файлы, черновая машинопись, распечатка или рукопись).

К проектам служебных документов, представляемым на под­ пись во исполнение поручений, принято также прилагать матери­ ал с оригиналом текста отданного поручения (сам документ или лист с резолюцией).

Текст окончательного варианта документа может содержать оговоренные исправления, которые должны читаться однознач­ но (это особенно важно в отношении цифр и фамилий, упоминае­ мых в документе).

Отпечатанный и выведенный "набело" первый экземпляр пе­ редается техническим исполнителем ответственному исполните­ лю, который, как правило, осуществляет просмотр документа на предмет выявления ошибок (опечаток).

Документ, не содержащий ошибок, передается ответственным исполнителем секретарю руководителя для завершающей провер­ ки и представления на подпись (утверждение) руководителю пред­ приятия.

2.3.8. Действия должностных лиц после получения подписанного (утвержденного) документа

Документ, подписанный или утвержденный руководителем, передается на тиражирование и регистрацию секретарю руково­ дителя (ответственному сотруднику службы ДОУ организации).

Если необходимо изготовить более одного экземпляра доку­ мента, то ответственный исполнитель указывает нужное количе­ ство цифрой и прописью в верхнем левом углу первого листа пер­ вого экземпляра документа.

Все экземпляры документа регистрируются. В дальнейшем первый экземпляр и необходимое количество последующих экзем­ пляров документа, за исключением последнего (контрольного, помещаемого в дело):

—выдаются в работу (должностным лицам организации);

—высылаются за пределы организации установленным по­ рядком;

67

— поступают на временное хранение в службу ДОУ организа­ ции.

Принято считать документ исполненным, если изложенный в нем вопрос разрешен полностью и переписка по нему завершена.

На таком документе ответственным исполнителем указывает­ ся, каким исходящим номером исполнен документ, и ставится дата исполнения, заверенная подписью ответственного исполнителя.

После оформления на документе соответствующей записи от­ ветственный исполнитель обязан передать его в место постоянно­ го хранения. Вместе с документом в дело подшивается контрольный экземпляр документа, исполненного в соответствии с резолюцией.

Документы, с течением времени утратившие практическое зна­ чение и не имеющие исторической и научной ценности, а также с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению и списанию.

2.3.9. Подготовка исполненных документов к отправке

Подписанный (утвержденный) документ, подлежащий отправ­ ке в адрес другого предприятия, в обязательном порядке прохо­ дит процедуру оформления, регистрации по журналу учета исхо­ дящих документов и конвертования.

Под оформлением в данном случае понимается исполнение сопроводительного листа (письма) к документу. Подчеркнем, что исходящий документ принимается к отправке только при нали­ чии как минимум двух экземпляров такового (последний остает­ ся в деле вместе с контрольным экземпляром документа).

В процессе регистрации документу присваивается исходящий номер — как правило, это порядковый номер записи в журнале учета исходящих документов.

Соответствующий номер указывается и на бланке сопроводи­ тельного письма документа, предназначенного к отправке. Ана­ логичным образом учитываются все экземпляры документа.

До отправки ответственный сотрудник службы ДОУ (секре­ тарь) обязан уточнить у ответственного исполнителя количество экземпляров документа, подлежащих отправке (рассылке), а так­ же адреса мест назначения.

На исходящие документы, рассылаемые в количестве свыше пяти экземпляров, в обязательном порядке оформляется "расчет

68

рассылки", существенно облегчающий последующее конвертование документов.

Соответствующим образом оформленные и зарегистрирован­ ные документы, а также сопроводительные письма к ним уклады­ ваются в конверты.

На конвертах в соответствии с общепринятыми правилами оформляются адреса получателя и отправителя. После проверки правильности адресования конверты заклеиваются и опечатыва­ ются печатью предприятия "для пакетов".

Подготовленные к отправке конверты (пакеты) передаются в экспедиционный отдел службы ДОУ (для доставки в почтовое от­ деление или отправки получателю иным общепринятым способом).

Отдельные документы, нуждающиеся в срочной доставке, мо­ гут направляться адресату с курьером, которому, помимо пакета, выдается на руки и реестр на доставляемую корреспонденцию, исполненный в двух экземплярах (первый остается у адресата, второй, с отметкой о получении, возвращается в экспедиционный отдел службы ДОУ отправителя).

В небольших организациях отправку (рассылку) документов организует секретарь руководителя.

После отправки исходящих документов секретарем (ответ­ ственным сотрудником службы ДОУ) на основании записей в журналах учета осуществляется списание отправленных экземп­ ляров в журнале учета исходящих документов путем проставле­ ния отметки "отправлено, дата" в соответствующей графе.

2.4. Текущее хранение документов. Списание и уничтожение документов

2.4.1. Организация текущего хранения

Документы организации по окончании работы с ними подле­ жат текущему (оперативному, временному) хранению.

В зависимости от объемов переписки документы или их опре­ деленная часть могут храниться непосредственно в офисе руково­ дителя в предназначенных для этой цели шкафах (сейфах).

69