Deloproizvodstvo-Uchebno-spravochnoe_posobie

До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней час­ ти последнего листа документа или на обороте последнего листа.

Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: "(приложение 1)", "(приложение 2)".

На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово "Приложение" (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение:

Приложение 1 к п. 2 приказа генерального директора

от 14.06.2001 № 86

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т. п.), в соответствующем пун­ кте распорядительной части делается отметка: "(прилагается)", а на приложении в верхнем правом углу оформляется гриф утвер­ ждения документа.

В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложе­ ний, должна быть единая нумерация страниц для основного тек­ ста и всех приложений.

Приложения к проектам приказов должны визироваться испол­ нителем, подготовившим их, руководителями структурных под­ разделений. К проекту приказа прилагается список на рассылку.

Приказы подписывают руководитель организации или его за­ меститель, официально исполняющий обязанности руководите­ ля во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).

Распорялсение — это правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа-управления в пределах предоставленной ему компетенции, а также руководителями орга­ низаций, действующими на основе единоначалия, в целях разре­ шения оперативных вопросов. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организа­ ций и должностных лиц.

30

Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы, однако в текстах распоряжений отсутствует ключе­ вое слово, разделяющее вводную и распорядительную части.

Указание — это правовой акт, издаваемый единолично руко­ водителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.

В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть:

"ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ" — в зависимости от со­ держания указания.

Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведе­ ний, они оформляются на общем бланке с угловым расположени­ ем реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита "Адресат". Если организаций, в которые рассылается указание, более трех, адресат оформляется обобщенно, например:

Руководителям органов охраны природы республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономных образова­ ний, городов Москвы и Санкт-Петербурга.

Рассылка указаний в этом случае осуществляется по списку. Текст указания в большинстве случаев имеет две части: констати­ рующую, в которой раскрываются цели и причины его издания, и распорядительную. Последним пунктом распорядительной час­ ти является пункт о контроле за исполнением указания.

1.3. Система справочно-информационной документации

1.3.1. Назначение и состав

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информа-

31

ция о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занима­ ют справочно-информационные документы: акты, справки, док­ ладные записки, переписка и др.

Документы этой системы играют служебную роль по отноше­ нию к организационно-правовым и распорядительным докумен­ там. Справочно-информационные документы не содержат пору­ чений, не обязывают выполнять поручения, как распорядитель­ ные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т. е. инициируют управленческие реше­ ния, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут сни­ зу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

В состав информационно-справочных документов входят док­ ладная записка, объяснительная записка, служебная записка, пред­ ложение, представление, заявление, все разновидности перепис­ ки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка — обобщенное название различных по со­ держанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, те­ лефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информа­ ционного обмена между организациями.

К переписке прибегают для реализации информационных свя­ зей между организациями — как состоящими, так и не состоящи­ ми в отношениях соподчинения. Виды деловой переписки и их названия определяются способами передачи деловой информации, которые разделяются на два основных вида: почтовая связь и элек­ тросвязь.

Деловая переписка занимает значительное место в документационном массиве организаций. Являясь связующим звеном меж­ ду организациями, переписка может составлять до 80% входящей и исходящей документации.

32

Переписку отличает широкое видовое разнообразие — от име­ ющих нормативный характер писем и телеграмм государствен­ ных органов до обращений граждан и типовые заявок. Содержа­ нием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, пре­ тензия, напоминание, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, рекомендация, гарантия, приглашение и др.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие тре­ бования:

—письмо оформляется на бланке письма и подписывается руководителем организации или его заместителями в соответствии

спредоставленной им компетенцией;

—письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;

—независимо от содержания письмо должно излагаться офи­ циально-деловым стилем, содержать объективные сведения о со­ бытиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых слу­ чаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Информационный обмен с помощью переписки следует ис­ пользовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

1.3.2.Составление и оформление

Докладная записка — это документ, адресованный руководи­ телю данной или вышестоящей организации, содержащий обсто­ ятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предло­ жениями составителя.

Обычно докладная записка информирует руководство об имев­ ших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя — руководителю подраз­ деления или организации; внутренние докладные записки созда­ ются по инициативе работника или по заданию его непосредствен-

33

ного руководителя с целью повысить эффективность деятельнос­ ти организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние — на стандартном листе бумаги. Обя­ зательными реквизитами докладной записки являются наимено­ вание организации (для внутренней — наименование структур­ ного подразделения), наименование вида документа, дата и но­ мер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части анали­ зируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные вари­ анты решения, третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необхо­ димо предпринять. Вторая часть в докладной записке может от­ сутствовать.

В этом случае текст докладной записки содержит обоснова­ ние и выводы и предложения составителя. Например:

ОТДЕЛ НОВЫХ ПРОЕКТОВ Генеральному директору агентства ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА г-ну Петрову И. Л.

10.03.2003 № 35

О необходимости увеличения штатной численности отдела

Внастоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных о потенциальных клиентах. Одним из наиболее реальных путей ее расширения является по­ стоянный анализ средств массовой информации, в частности, прес­ сы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала "Эксперт").

Всвязи с тем, что отдел в его теперешнем составе (пять со­ трудников) не имеет возможности организовать подробное изу­ чение аналитических изданий, считаю целесообразным ввести в

штат отдела две должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке;

34

СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на эти долж­ ности предлагаю подобрать из числа студентов 4—5-х курсов фа­ культета журналистики МГУ или Школы рекламы.

Руководитель отдела подпись И. А. Чернышева Внутреннюю докладную записку подписывают составитель

(если она представляется руководителю подразделения) и руко­ водитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руко­ водитель организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и под­ писания.

Слумсебная записка — это документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый по вопросам материальнотехнического, информационного, хозяйственного обеспечения и др. работником или руководителем подразделения на имя руко­ водителя или специалиста другого подразделения.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бума­ ги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательны­ ми реквизитами служебной записки являются наименование струк­ турного подразделения, наименование вида документа, дата, ре­ гистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т. п.

Служебную записку подписывают специалист или руководи­ тель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Объяснительная записка — это документ, объясняющий при­ чины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, состав­ ляемый работником организации и представляемый вышестояще­ му должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязатель­ ными реквизитами объяснительной записки являются наимено­ вание структурного подразделения, наименование вида докумен­ та, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

35

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписа­ ния.

Предложение — это документ, представляющий собой разно­ видность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляется аналогич­ но докладной записке, как правило, по заданию руководства.

Текст предложения содержит две части: обоснование и заклю­ чение — перечень предложений. Предложения составляются ру­ ководителями подразделений и специалистами, представляются руководству, подписываются составителем.

Представление — это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения. Представления составляются руководителями подразделений, их заместителями или заместителями руководителя организации.

Представление оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами представления являются наимено­ вание подразделения, название вида документа, дата, регистра­ ционный номер, адресат, заголовок к тексту, подпись.

Текст представления содержит следующую информацию:

— фамилия, имя, отчество; —дата рождения; образование работника, на которого состав­

ляется представление;

—занимаемая им должность и структурное подразделение;

—стаж работы (общий, в данной организации, в данном под­ разделении и должности);

—оценка служебной деятельности;

—повышение профессионального уровня;

—оценка деловых и моральных качеств; участие в обществен­ ной работе;

—мотивы назначения, перемещения или поощрения;

—должность и структурное подразделение, на которую пред­ лагается назначить или переместить работника.

36

Представление подписывается составителем и адресуется ру­ ководителю организации.

Заявление — это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др.

Заявление адресуется руководителю организации или его за­ местителю (в крупных организациях — руководителю самостоя­ тельного структурного подразделения) и оформляется на стандарт­ ном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления явля­ ются наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявите­ ля, подпись.

Текст заявления состоит из двух (обоснование и заключение) или одной части (заключение). Заключение содержит изложение существа вопроса ("прошу перевести...", "прошу предоставить отпуск..." и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения — документы, подтверж­ дающие обоснованность просьбы (например, к заявлению о при­ еме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Заявление подписывается составителем.

Слу:н€ебное письмо — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — пересылкой по почте.

Письма составляются на специальных бланках писем форма­ та А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.

Обязательными реквизитами письма являются наименование организации-автора, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об ис­ полнителе, в сопроводительных письмах — отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах — печать.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убе­ дительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

37

в зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в компо­ зиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возник­ новения вопроса или его краткая история; если поводом для со­ ставления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В зак­ лючении формулируется основная цель письма.

В зависимости от назначения письма, от того, на чем его ав­ тор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схе­ мы построения, в которых один из элементов может отсутство­ вать или порядок их расположения может быть иным.

Текст большинства писем излагается от первого лица множе­ ственного числа (просим, направляем). Письма, адресованные руководителю по вопросам, требующим его особого внимания, могут содержать вступительное обращение — формулу уважитель­ ного обращения к адресату ("Уважаемый господин мэр!", "Ува­ жаемый господин Кудряев!") и заключительную формулу вежли­ вости ("С уважением").

Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два вопроса и более, письмо должно быть однопредметным по содер­ жанию. Объем письма не должен превышать двух страниц; в ис101ючительных случаях допускаются письма до пяти страниц ма­ шинописного текста.

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?":

"О нарушении договорных обязательств" "Об оказании научно-технической помощи".

Если письмо является ответным, то в бланке письма указывают­ ся номер и дата письма, на который дается ответ: "На № от ".

38

Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то испол­ нитель составляет список рассылки.

Письма визируются составителем, руководителем подразделе­ ния-автора, при необходимости — руководителями заинтересо­ ванных структурных подразделений, а также заместителем руко­ водителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации.

Письма подписываются руководителем организации, его за­ местителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая про­ ставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписан­ ные письма не разрешается. Датой письма является дата его под­ писания.

Телеграмма (телетайпаграмма) — это обобщенное название

различных по содержанию документов, вьщеляемых в связи с осо­ бым способом передачи текста — по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы составляются в случаях, когда отправка докумен­ тов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Телеграммы подразделяются на категории и виды: "Президент Российской Федерации", "Высшая правительственная", "Прави­ тельственная" и др. В большинстве организаций применяются простая и срочная телеграммы. Срок прохождения от отправите­ ля до адресата "обыкновенной" телеграммы составляет до 6 ч, "срочной" — до 3 ч.

Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок, на одной стороне телеграфного бланка установленной формы (или на светлой бумаге).

Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный за­ головок, указание категории телеграммы, отметка о виде телеграм­ мы, телеграфный адрес получателя, условный или полный, текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный делопроиз-

39