Структура и назначение номенклатурных дел

После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».

Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименовании дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел – это многофункциональный документ, используемый для разных целей: как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел; каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким образом с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов; номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные

Принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1997 г.

Вопросы для обсуждения:

1. Понятие «документ».

2. Виды документов.

3. Требования к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30-97).

4. Требования к содержанию и структуре текста.

5. Расположение и размеры реквизитов документов.

6. Примерные формы бланков документов.

7. Организация делопроизводства.

8. Учет входящих и исходящих документов.

9. Правила формирования и хранения дел. Примерная форма внутренней описи документов.

Литература

1. Психология и этика делового общения: Учеб. для вузов/ Под ред. В.Н. Лавриенко.- М., 1997, 2001, 2002.

2. Деловое общение: УМП/ НФМГЭИ, Т.Н. Васильева., Т.А. Фокина - Н. Новгород,2003.

Дополнительная литература

1. Морозов А.В. Деловая психология. Курс лекций: учебник для высших и средних специальных учебных заведений. - СПб., 2000.

2. Практикум по психологии менеджмента и профессиональной деятельности /Под ред. Г.С.Никифорова, М.А., Дмитриевой, В.М. Снеткова. – СПб., 2001.

3. Психология делового общения. Хрестоматия. Учебное пособие для факультетов: психологических, экономических и менеджмента. – Самара, 2006.

4. Практическая психодиагностика /Под ред. Д.Я. Райгородского. – Самара, 2003.

5. Суховершина Ю.В., Тихомирова Е.П., Скоромная Ю.Е. Тренинг делового (профессионального) общения. – М.: Академический Проект; Трикста, 2006.

6. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Издательство стандартов, 1998, с. З, п.75.

7. Делопроизводство (электронный ресурс).- Режим доступа.- http://www.delowork.ru

8. Рогожин М.Ю. Документы делового общения. 2-е изд., перераб. и доп. – М., 2007.

Васильева Татьяна Николаевна

Деловое общение

Курс лекций