Функционирование планово-экономического отдела предприятия
Экономическое положение машиностроительного комплекса остается сложным. Существует целый ряд внешних причин: невыгодные вилки цен на промышленную продукцию, недостаточный уровень дотаций со стороны государства, дисбаланс развития рыночных отношений. Однако в большинстве случаев банкротство машиностроительных компаний происходит из-за неправильного финансового управления: неверного расходования средств, неконтролируемого роста кредиторской задолженности, недостатка оборотных активов и т.д. Правильная постановка деятельности финансовой службы позволяет уберечь компанию от таких проблем.
В основные задачи финансовой службы входит:
- управление оборотными активами и привлечение необходимых заемных средств;
- финансовое прогнозирование и бюджетирование, контроль за исполнением финансовых планов;
- ведение всех видов учета;
- формирование внутренней (управленческой) отчетности;
- подготовка внешней (бухгалтерской, налоговой) отчетности.
Деятельность финансовой службы машиностроительной организации имеет свою специфику. Из-за сезонности производства особое внимание необходимо обратить на бюджетирование. Верный финансовый план по доходам и расходам компании - одно из основных конкурентных преимуществ.
Очень важна работа по привлечению заемных средств. Для того чтобы получать кредиты под минимальные проценты, финансовая службы обязана проводить постоянный мониторинг финансового состояния компании.
Структура финансовой службы машиностроительной компании должна отвечать целому ряду требований.
Во-первых, функции ее подразделений не должны дублироваться. Это позволяет более оперативно обрабатывать информацию и сокращает время на ее проверку. Необходимо обеспечить правильное распределение полномочий и ответственности - каждый сотрудник должен отвечать за собственный участок.
Во-вторых, во внутренней документации должны быть четко прописаны учетные и отчетные процедуры. Их основное назначение - установить правила ведения учетов, сроки подготовки управленческих отчетов, а также ответственных за их подготовку.
Должны быть указаны и варианты замещения ответственных сотрудников.
В-третьих, очень важно ограничить количество прямых подчиненных.
В-четвертых, необходимо обеспечить оперативное взаимодействие финансовой службы с другими подразделениями компании.
Для многих документов и отчетов финансовой службы необходимо использование информации от подразделений, не входящих в ее структуру. Без этих данных сорвется график подготовки и представления как внутренней, так и внешней отчетности. Эту проблему можно решить, разработав внутреннее Положение о взаимодействии подразделений компании по представлению необходимой информации в финансовый отдел.
Наконец, очень важно обеспечить полноту выполнения задач финансовым отделом. Нельзя допускать делегирование части функций финансового отдела другим подразделениям компании.
Рассмотрим пример построения организационной структуры финансовой службы машиностроительного предприятия.
Рис. 3.1 Структура финансовой службы машиностроительного предприятия
В первую очередь необходимо решить вопрос с подчинением главного бухгалтера. Возможно два варианта.
Первый - передать финансовому директору право второй подписи на финансовых документах с сохранением в штатном расписании руководителя бухгалтерского отдела, ответственного за подготовку бухгалтерской и налоговой отчетности. При этом финансовый директор несет полную административную и уголовную ответственность за подготовку внешней отчетности и за сохранность денежных средств. А ответственность руководителя бухгалтерского отдела, не имеющего права первой подписи, реализуется лишь в рамках трудового контракта.
Второй вариант - подчинить главного бухгалтера генеральному директору в вопросах налоговой и бухгалтерской отчетности и финансовому директору - во всем, что касается подготовки и представления внутренней отчетности. На наш взгляд, такой вариант предпочтительнее.
Все остальные отделы финансовой службы должны быть подчинены непосредственно финансовому директору.
Необходимо обратить внимание, что появление в структуре финансового отдела групп, занятых исключительно управленческим учетом, не всегда оправданно. Все основные показатели управленческого учета, необходимые для подготовки отчетов по исполнению бюджетов, должны строиться автоматически.
Как показывает отечественная практика последних лет, наиболее дееспособными оказываются холдинговые машиностроительные компании.
Объединение нескольких машиностроительных предприятий под управлением одной компании дает возможность оптимизировать денежные потоки и упростить доступ к кредитным ресурсам.
Очень часто в состав машиностроительных корпораций (холдингов) входит торговый дом, который реализует продукцию холдинга на рынке. В большинстве случаев торговый дом полностью выкупает продукцию отдельных предприятий по фиксированным ценам, а затем продает ее. Такой подход гарантирует предприятиям своевременное получение оплаты и облегчает планирование деятельности. Прибыль от продаж частично расходуется на модернизацию оборудования и техники предприятий, частично выплачивается в виде дивидендов акционерам холдинга.
Рассмотрим типовую структуру финансовой службы машиностроительного предприятия.
Рис.3.2 Структура финансовой службы машиностроительного предприятия
Финансовый директор холдинговой структуры отвечает за финансовое управление деятельностью всех предприятий и подчиняется непосредственно гендиректору управляющей компании.
Необходимо обратить внимание, что финансовые директора отдельных компаний холдинга находятся в подчинении у финансового директора управляющей компании и лишь опосредованно подчиняются гендиректорам своих предприятий. Это связано с тем, что финансовые директора в такой структуре отвечают за выполнение бюджетов, утвержденных управляющей компанией.
Главный бухгалтер управляющей компании отвечает за формирование консолидированной отчетности. Поэтому главные бухгалтеры отдельных предприятий лишь представляют ему отчетность, но находятся в подчинении у своих генеральных директоров.
Структура финансовой службы отдельных компаний остается такой же, как на рис.3.2. Однако в управляющей компании появляются новые подразделения финансового отдела - службы внутреннего аудита и финансового контроля. Служба внутреннего аудита контролирует ведение учета хозяйственных операций на предприятиях холдинга, представление отчетности, а также проводит аудит предприятий. Служба финансового контроля анализирует полноту выполнения бюджетов и предоставляет соответствующие рекомендации.
Обе службы подчинены финансовому директору управляющей компании.
Необходимо отметить, что не может быть универсальной структуры финансовых служб. Очень многое зависит от конкретной компании, истории ее развития и стиля управления. Например, в некоторых машиностроительных предприятиях функции финансовых директоров отдельных предприятий выполняют главные бухгалтеры.
Однако наиболее предпочтительно придерживаться основных принципов формирования структуры финансовой службы, рассмотренных выше.