С чего начать?

Сложность и глобальность изменений, сопровождающие переход на новый уровень управления вкупе с необходимостью выделения значительных средств на приобретение системы естественно приводят к вопросу: а нельзя ли реализовать задачу постепенно, поэтапно? Если это возможно, то встает следующий вопрос: какие процессы управления проектами в компаниях сегмента СМБ должны быть автоматизированы обязательно, с чего следует начать?

При ответе на эти вопросы очень часто ссылаются на стандарты управления проектами (например, PMBOK Guide). Однако описанные в них процессы, по мнению Сергея Вратенкова, для проектов являются внутренними и относятся к проблемам самого проекта, а не организации. Например, 21 из 44 процессов PMBOK Guide посвящены разработке проектного плана. Но ведь организации все равно, как план составлялся, если окончательный вариант соответствует корпоративным требованиям. Организации важен не этап разработки плана, а процессы его согласования и утверждения. А они ни в каких стандартах не описаны и полностью определяются спецификой компании. Основные проблемы возникают в ситуациях, требующих участия сотрудников разных подразделений, и именно такие обстоятельства требуют оптимизации и автоматизации в первую очередь. К подобным процессам, по рекомендации г-на Вратенкова, можно отнести:

• инициацию проекта ;

• согласование и утверждение плана проекта ;

• пересмотр плана проекта ;

• сбор результатов работ (фактов);

• отчетность по исполнению проекта ;

• закрытие проекта.

Конкретный набор организационных процессов, которые должны быть автоматизированы, полностью определяется спецификой организации и задачами системы управления проектами. Можно уверенно говорить, что для любого предприятия необходима регламентация двух потоков процессов : утверждения планов и сбора фактов.

Юлия Абрамова предлагает такую программу поэтапной автоматизации в СМБ-секторе.

Для начала:

• планирование сроков отдельных проектов (в том числе оперативное планирование);

• планирование сроков по группе (портфелю) проектов ;

• планирование ресурсов;

• контроль выполнения проектов (отклонений по срокам);

• выстраивание проектных коммуникаций.

Второй этап (полезные инструменты руководителя):

• планирование и контроль стоимости;

• планирование рисков.

Третий этап:

• инициация проекта ;

• моделирование портфеля проектов.

Пакет последовательной автоматизации в интерпретации Андрея Белозерова выглядит так.

Минимально:

• календарное планирование;

• проектное бюджетирование;

• управление коммуникациями и информацией по проекту.

Рекомендованный набор (вдобавок к минимальному):

• управление ресурсами (людскими и материальными);

• управление рисками.

Все остальные функции ( управление поставками и контрактами, управление качеством) в компаниях сегмента СМБ, по мнению г-на Белозерова, должны автоматизироваться в рамках функциональных систем (ERP, производственные системы). Это не относится лишь к тем организациям, для которых проекты являются основной деятельностью – в этих случаях эффективной будет выделенная проработка всех процессов и функций управления проектами. По мнению Елены Осиповой, ориентиром здесь может служить стандарт PMBOK, который классифицирует группы процессов управления проектами от инициации через планирование, исполнение и контроль к завершению.

В случае комплексной автоматизации необходимо обеспечить реализацию или хотя бы наличие интерфейсов для инициации и завершения всех основных групп процессов. Процедура формальной инициации позволяет оценить возможности реализации проекта, а поддержка в системе этапа завершения – провести оценку результатов проекта, сделать выводы об эффективности и успешности его реализации, накапливать компетенцию не в рамках деятельности одного человека, а на уровне всей компании.

Помимо автоматизации всех групп процессов необходимо обеспечить и управление девятью областями знаний (интеграцией, содержанием, сроками, стоимостью, качеством, человеческими ресурсами, коммуникациями, рисками и поставками).

На рынке представлено несколько решений, позволяющих реализовать автоматизацию основных этапов ведения проектов. Список рассматриваемых программ, комплектация, требуемые компоненты приведены в табл. 1, а их сводные характеристики в табл. 2.