Архітектура Microsoft Access
Працюючи в Access, можна користуватися всіма зручностями, що надаються Windows та іншими додатками, наприклад Excel або Word. Мається на увазі, що робота з вікнами, меню, панелями інструментів, операціями «Вирізати», «Копіювати», «Вставити» у СКБД саме така.
Microsoft Access називає об'єктами все, що може мати ім'я. У базі даних Access основними об'єктами є таблиці, запити, форми, звіти, макроси й модулі.
Таблиці –об'єкти, які визначаються й використовуються для зберігання даних. Кожна таблиця включає інформацію про об'єкт певного типу. Вона містить поля (стовпці), і записи (рядки), де зібрана вся необхідна інформація про об'єкт.
Запити –об'єкти, які дозволяють користувачеві одержати потрібні дані з однієї або декількох таблиць. Для створення запиту можна використати бланк QBE або інструкцію SQL. За допомогою запитів можна також створювати нові таблиці, використовуючи дані з однієї або декількох таблиць.
Форми – об'єкти, призначені в основному для введення даних, відображення їх на екрані або керування роботою додатка. Можна використати форми для зручного подання даних із запитів або таблиць. Форми можна також роздрукувати.
Звіти – об'єкти, призначені для створення документа, який потім може бути роздрукований.
Макроси – це об'єкти, які представляють собою структурований опис одного або декількох дій, які повинен виконати Access у відповідь на певну подію.
Модулі – об'єкти, що містять програми, написані мовою Visual Basiс для додатків, які дозволяють розбити деякий процес на кілька невеликих процедур. Модулі можуть бути незалежними об'єктами, що містять функції, які можна викликати з будь-якого місця додатка.
Створення нової бази даних
Після запуску Microsoft Access (будемо розглядати версію 2003 ) на екрані з'являється
вікно, що має вкладку, зображену на рис.1. Це вікно має кілька можливостей, у тому числі: відкрити існуючу базу даних або створити нову.
Рис. 1. Початкове вікно Access Рис. 2. Вікно Створення файлу
Щоб створити нову базу даних варто двічі клацнути на піктограмі «Создать файл...», у результаті чого з'являється нова вкладка «Создание файла» -рис. 2. Виберемо пункт «Новая база данных…». Система Access надає користувачеві діалогове вікно (рис. 3), за допомогою якого треба вибрати папку, у якій буде створюватися БД; у поле «имя файла» потрібно ввести ім'я створюваної бази, натиснути кнопку «Создать».
Рис. 3. Діалог створення нової БД
Починаючий користувач може за допомогою майстра баз даних без усякої попередньої підготовки створити додаток Access вибравши з більш ніж двадцяти шаблонів, які є в Access. Для цього у вікні (рис.4) установити перемикач Создание таблицы с помощью мастера й двічі клацнути лівою кнопкою миші. У вікні, що відкрилося (рис.5), необхідно клацнути по значку обраного шаблона (Список Образцы таблиц) і відібрати необхідні поля зі списку Образцы полей за допомогою кнопки «>». У вікні Создание таблицы с помощью мастера можна також перейменувати відібрані поля або скасувати вибір поля за допомогою кнопки «<».
Рис. 4 Режими створення таблиці
Після цього треба натискати кнопки Далее→Далее →…→Готово ,де послідовно вибираються імена таблиць, ключові поля, режим заповнення таблиці та інше.
Рис. 5. Створення таблиці за допомогою майстра
У випадку, якщо жоден з наявних шаблонів не влаштовує користувача, створюється своя порожня база даних. Для цього обирається режим Создание таблицы путем ввода данных або Создание таблицы в режиме конструктора (рис.4).
Якщо обрано режим Создание таблицы путем ввода данных, то на екрані з'явиться порожня таблиця, у яку можна вводити різні типи даних: текст, числа, дати, грошові значення. Але, на відміну від електронної таблиці, наприклад, Excel у неї не можна вводити дані, що обчислюються.
Для збереження таблиці необхідно натиснути кнопку Сохранить й визначити первинний ключ (за пропозицією Access). Можна прийняти пропозицію Access, тоді Access додасть поле з ім'ям Код і призначить йому спеціальний тип даних Счетчик, що генерує унікальний номер для кожного рядка таблиці.