Первинний ключ і зв'язування таблиць

Для ефективної роботи в Access кожна таблиця в реляційній базі даних повинна мати первинний ключ. Для вибору першого ключового поля таблиці у вікні конструктора необхідно виділити це поле й натиснути кнопку Ключевое поле на панелі інструментів. На підтвердження того, що ключ заданий, ліворуч від поля з'явиться символ ключа. В якості первинного ключа таблиці повинно бути визначене поле, у якому зберігається унікальний код.

Для вилучення первинного ключа потрібно виділити ключове поле й натиснути кнопку Ключевое поле.

Перевага використання ключового поля :

• швидкість. Використовуючи первинний ключ, Access створює індекси, що дозволяють прискорити роботу запитів й інших функцій.

• упорядкування. Access автоматично сортує записи в порядку зростання або спадання первинного ключа таблиці.

• відсутність збігів. Access не дозволяє користувачеві вводити дані з тим же первинним ключем, який уже встановлено в існуючому записі.

• зв'язки. Access організує зв'язки між таблицями, використовуючи загальний первинний ключ.

Зв'язування таблиць

Реляційні бази даних, як правило, складаються з декількох таблиць, зв'язки між якими потрібно визначити. Визначення зв'язків необхідно при використанні таблиць у запитах, формах і звітах.

Щоб встановити зв'язки, потрібно відкрити вікно бази даних і вибрати команду Сервис→Схема данных. Якщо зв'язки для бази даних установлюються вперше, то Access виведе на екран порожнє вікно Схема данных і потім вікно діалогу Добавление таблицы. У цьому вікні потрібно виділити всі таблиці, між якими будуть встановлені зв'язки й натиснути кнопки Добавить й Закрыть. Після цього у вікні Схема данных зв'язки між таблицями встановлюються шляхом перетягування мишею поля однієї таблиці на поле, по якому встановлюються зв'язок іншої таблиці. При відпусканні кнопки миші на екран виводиться вікно діалогу Связь, у якому виводяться зв'язані поля. Після встановлення необхідних прапорців у цьому вікні потрібно натиснути кнопку Создать..

Щоб видалити зв'язок, потрібно клацнути по лінії зв'язку й натиснути клавішу Del.

Обмеження для бази даних

При створенні баз даних повинні враховуватися наступні обмеження :

• таблиця може містити не більше 255 полів;

• таблиця не може мати більше 32 індексів;

• складні індекси не можуть містити в собі більше 10 полів, а загальна довжина полів не може перевищувати 255 байтів;

• загальна довжина рядка таблиці не може перевищувати 2 Кбайта;

• розмір об'єкта OLE не повинен перевищувати 1 Гбайта;

• на число записів у таблиці не існує обмежень, але розмір файлу бази даних Microsoft Access не може перевищувати 1 Гбайт.

Зміна проекту бази даних

Видалення таблиць

Для того, щоб видалити таблицю, її необхідно виділити у вікні бази даних і натиснути клавішу Del. Якщо для таблиці, що видаляється, визначені зв'язки, Access відкриє додаткове вікно з повідомленням, що необхідно також видалити всі зв'язки таблиці. Після натискання на кнопку Так Access видалить всі зв'язки й саму таблицю.

Перейменування таблиць

Щоб перейменувати таблицю, її необхідно виділити у вікні бази даних і виконати команди Правка→ Переименовать. Внести нове ім'я таблиці й натиснути клавішу Enter.

Перейменування полів

Щоб перейменувати поле, необхідно відкрити відповідну таблицю бази даних у режимі конструктора, мишею клацнути на імені відповідного поля, виділивши його, і набрати нове ім'я.

Вставка полів

Щоб вставити нове поле, необхідно відкрити таблицю в режимі конструктора. Виділити рядок, перед яким потрібно вставити поле й виконати команди Вставка → Поле.

Видалення полів

Відкрити вікно таблиці бази даних у режимі конструктора й виділити поле, що видаляється. Після цього натиснути клавішу Del.

Переміщення полів

Відкрити вікно таблиці бази даних у режимі конструктора й виділити поле яке треба перемістити, потім перетягнути його мишею в потрібне місце.

Робота з даними