Якщо ви працюєте в Excel 2002, ушкоджена робоча книга не складає великої проблеми, оскільки сучасна версія відновлює більшість зруйнованих файлів.

Створення точної копії формули

При копіюванні формули Excel автоматично змінює посилання на осередки, коли ви уставляєте формулу в новий осередок. Саме це найчастіше і потрібно користувачеві. Але бувають випадки, коли необхідно зробити точну копію формули. Для цього варто перетворити відносні посилання в абсолютні, як було описано раніше. Але цей спосіб не завжди оптимальний.

Зручніше виділити формулу в режимі редагування, а потім скопіювати неї в буфер як звичайний текст. Для цього існує кілька способів. Далі представлена покрокова інструкція, випливаючи якої можна зробити точну копію формули, розташованої в осередку А1, і вставити неї в осередок А2:

1.Двічі клацніть кнопкою миші, розташувавши курсор в осередку А1 (або натисніть <F2>); уключиться режим редагування.

2.Для того щоб виділити усю формулу, натисніть клавішу <End>, а потім комбінацію <Shift+Home>. Ви також можете перетягнути покажчик миші, виділивши в такий спосіб усю формулу.

3.Клацніть на кнопці Копіювати, розташованої на панелі Стандартна (або натисніть комбінацію клавіш <Ctrl+C>). Виділений текст буде скопійований у буфер обміну.

4.Для виходу з режиму редагування натисніть <Enter>.

5.Активізуйте осередок А2.

6.Клацніть на кнопці Вставити, розташованої на панелі Стандартна (або натисніть комбінацію клавіш <Ctrl+V>). У результаті точна копія формули буде вставлена в осередок А2.

Цю техніку можна використовувати і для копіювання частини формули, яку можна використовувати при створенні нової формули. Просто виділите ту частину формули, що ви хочете скопіювати, перетягнувши покажчик миші або використовуючи клавішу <Shift> одночасно з клавішами зі стрільцями. Потім виділену частину формули скопіюйте в буфер обміну кожним з описаних вище способів. І, нарешті, уставте текст в інший осередок.

Посилання у формулах (або частинах формул), скопійованих таким чином, залишаться незмінними при вставці в інший осередок, оскільки ви копіюєте формули як текст.

Існує ще один спосіб одержання точної копії формули. Формулу необхідно відредагувати, видаливши знак рівності. Це перетворить формулу в текст. Цей текст варто скопіювати в новий осередок, а потім додати знаки рівності у вихідну формулу і її копію.

Зауваження:

1.Циклічні посилання. При копіюванні можлива поява зациклення формул, так називані циклічні посилання, тобто якась формула в клітці прямо або через інші формули посилається на саму себе. Найчастіше це помилка і її необхідно виправляти, що відповідає попередження з'являється при виявленні ци-

86

клічних посилань. Іноді циклічні посилання спеціально використовуються для проведення ітераційних обчислень.

2.При копіюванні формул можлива поява помилок, при виникненні яких видається повідомлення про помилку (див. Лекція 6. Помилки у формулах). Помилка в даній клітці може бути «наведена», тобто помилка може бути у формулі не в даній клітці, а в клітці, на якій посилається формула даної клітки.

Приховання формул

У деяких випадках може виникнути необхідність сховати формули. Сховати формули можна за допомогою діалогового вікна Формат осередків.

Для того щоб унеможливити перегляд однієї і більш формул, випливайте приведеної нижче інструкції:

1.Виділите формулу або формули.

2.У меню Формат виберіть команду Осередку, а потім перейдіть на вкладку

Захист.

3.Установите прапорець Сховати формули, як показано на рис. 8.1.

Рис. 8.1 Закладка Захист діалогового вікна Формат осередків

4. У меню Сервіс відкрийте підменю Захист і виберіть команду Захистити лист. Для того щоб ніхто крім вас не міг скасувати захист листа, не забудьте установити пароль у діалоговому вікні Захистити лист.

За замовчуванням всі осередки "закриті". Якщо лист захищений, це значить, що ніхто не зможе змінити "закриті" осередки. Отже, перед тим, як захистити лист, ви повинні будете "відкрити" осередку, призначені для введення інформації користувачами.

Ви повинні знати про те, що існують програми злому паролів. Отже, техніка приховання формул не може гарантувати того, що ваші формули не побачить абсолютно ніхто.

87

Рівні захисту

У Excel існує кілька рівнів захисту. Наприклад, ви можете захистити формули від перезапису або зміни, захистити структуру робочої книги, а також захистити код VBA.

Захист формули від перезапису

Нерідко виникає необхідність захистити формули від перезапису або зміни. Для захисту формули, виконаєте наступні дії:

1.Виділите осередку, що можуть піддатися перезапису.

2.Виконаєте команду ФорматÖОсередку і перейдіть на вкладку Захист діалогового вікна Формат осередків.

3.На вкладці Захист зніміть прапорець опції осередок, Що Захищається.

4.Закрийте діалогове вікно Формат осередків, клацнувши на кнопці ОК.

5.Виконаєте команду СервісÖЗахистÖЗахистити лист. З'явиться діалогове вікно Захист листа, показаний на рис. 8.2. Якщо ви працюєте з версією програми, що предыдут Excel 2002, це діалогове вікно буде виглядати інакше.

Рис. 8.2 Діалогове вікно Захист листа в Excel 2002

6. У діалоговому вікні Захист листа задайте пароль (не обов'язково) і клацніть на кнопці ОК.

За замовчуванням всі осередки є що захищаються. Але захист діє тільки в тому випадку, якщо захищено весь робочий лист.

Excel 2002 має у своєму розпорядженні більш гнучкі функції захисту. Коли ви захищаєте робочий лист, діалогове вікно Захист листа дозволяє вам вибрати і ті елементи, що не повинні захищатися. Наприклад, ви можете дозволити користувачам сортувати дані або використовувати автофильтр при роботі з захищеним листом (у попередніх версіях програми це було неможливе).

88