1) таблица функций и работ; 2) алгоритмы действий при принятии оперативных решений; 3) оперограмма движения документов.

Контрольные вопросы

1.Дайте характеристики и условия эффективного применения механистической и органистической типов организаций.

2.Назовите причины департаментизации подразделений организаций.

3.Дайте основные характеристики корпоративной и индивидуалистской организаций.

4.Назовите последовательность построения организационной структуры.

5.Перечислите раздела Положения о структурном подразделении.

6.Назовите содержание Должностной инструкции.

Литература:

Мескон М.Х., Альберт М., Хедаури Ф. Основы менеджмента – М.: “Дело”, 1998. – С. 330-357.

Тема 3. Цели в менеджменте Лекция 5. Постановка и достижение цели

Вопрос 5.1. Структура и содержание “дерева целей”

190

Цель – сложная и древняя категория, которая находится в сознании человека и переносится на природные и искусственные системы. Главная задача управления – установление целей, ради которых сформирована и функционирует организация.

В управлении под целью понимают желаемое, возможное и необходимое состояние организации. По качеству цели можно разделить на:

1)идеальные – желаемые, но малодостижимые;

2)потенциальные – желаемые, но достижимые с определенной вероятностью;

3)реальные – желаемые и имеющие все ресурсы для достижения. Для управленческих целей разработаны следующие требования:

1)обоснованность – для достижения цели имеются ресурсы;

2)определенность – движение к цели имеет контролируемые ин-

тервалы времени; 3) значимость – достижение цели обязательно должно привести к

новому, лучшему состоянию организации.

Цели играют различную роль в сфере менеджмента. Так, при ситуационном управлении главной задачей менеджера является борьба с отклонениями фактического положения дел на производстве от планового. Этот стиль еще называют “управление по отклонениям”. Целевое управление основано на разработке планов на длительный период, в которых учитываются возможности дестабилизирующих воздействий со стороны среды. Менеджеру необходимо внимательно следить за состоянием внешней среды и вовремя дорабатывать план. Это управление называется “управление по целям” или “целевое управление”. Оно предполагает:

1)разделение главной цели на цели более низкого уровня, т.е. построения “дерева целей”;

2)согласование дерева целей с организационной системой управления (каждому подразделению соответствующая цель);

3)использование результатов достижения целей подразделений низового уровня управления как фактор достижения цели подразделением данного уровня управления.

Таким образом, для целевого управления основным является “дерево целей”. Представлен график, вершинами которого служат по уровням сверхувнизподцелипервогоуровняиподцеливторогоуровня(рис. 2.1.25).

Главная подце- цель (А) первого

В1				В2				В3

подце191 второго

С1

С2

С3

С4

С5

С6

Рис. 2.1.25. Общий вид “дерева целей”

Существенные преимущества данного графика следующие:

1)возможность логического расположения подцелей, как средств достижения главной цели;

2)обзорность взаимосвязи главной цели и подцелей;

3)соподчиненность подцелей по уровням;

4)возможность ранжирования подцелей одного уровня по важности;

5)возможность путем расчета определения доли участия каждой подцели в достижении главной цели.

Последовательность построения “дерева целей”:

1.Формируется главная цель организации. Она должна быть рассчитана на длительный период (более трех лет) и быть существенной для прогрессивного роста организации.

2.Главную цель детализируют или разбивают на подцели первого уровня. Это небольшие цели, но без каждой из них не достигнуть главной цели.

3.Подцели первого уровня разделяют на подцели второго уровня. Суть примерно такая же, что и по первому уровню, но достижение подцелей второго уровня должно быть измеримо (деньги, время, конкретные документы и законченные дела); они должны предполагать осязаемый результат.

Для глобальных целей возможно построение подцелей и третьего уровня.

4.Осуществляется обозначение подцелей путем присвоения им порядковых номеров (1.1; 1.2 и т.д.; В1, В2 и т.д.).

5.Производится “взвешивание” целей, т.е. присвоение каждой коэффициента значимости. Это осуществляется по уровням путем деления единицы на части и постановки полученной величины у соответствующей по значимости подцели данного узла.

6.Рассчитывается коэффициент значимости каждой подцели второго уровня для достижения главной цели, т.е. устанавливается величина, которую достигнутая данная подцель внесет в достижение главной цели.

192

7. Распределяются ресурсы в соответствии с потребностью и значимостью подцелей.

Если каждая из подцелей закреплена за соответствующим подразделением организации, то именно это подразделение и получает надлежащие ресурсы.

Продажа товара А

на рынке М

0,4

0,6

В1

В2

Освоение производства то-

Строительство торговой

вара А

точки на рынке М

0,3 С2

0,6 С4

С1 0,7

С3 0,4

Привлечение

Закупка совре-

Организация мар-

Организация

менного обору-

квалифици-

кетинговых ис-

транспорта

дования

рованных

следований

рабочих

0,6×0,7=0,42

0,6×0,3=0,24

0,4×0,4=0,16

0,4×0,6=0,24

Наиболее значимая – С1, т.к. итоговый коэффициент значимости равен 0,42.

Рис. 2.1.26. Рассчитанное “дерево целей”

Вопрос 5.2. Управление по целям и миссия организации

Разработка “дерева целей” – это основа для процесса управления по целям. Каждое подразделение своевременно и в полном объеме должно достигнуть предписанную ей подцель. Следовательно, подцель должна быть детализирована до конкретного бизнес-плана или календарного плана.

Результаты реализации вышеуказанных планов должны сопрягаться с соответствующими параметрами в глобальном плане, разработанном в соответствии с главной целью (инвестиционный план, стратегический бизнес-план).

Как правило, с формированием главной цели организации связана разработка стратегического бизнес-плана, в который должна войти новая организационная структура предприятия, а значит – новые подразделения, документооборот и система делегирования полномочий.

Основой нового пакета документов должна стать “Миссия организации”. Центральным моментом миссии является ответ на вопрос: “какова цель организаций”. Целью может стать создание продукции для группы потребителей в конкретном районе. Примером является миссия заводов Г. Форда: “Продажа рабочим США дешевых автомобилей”.

193

Здесь указано что, кому и где будет предоставлено. Современные редакции миссии отдельных организаций могут быть следующими:

1.Коммерческий банк: “Содействие бизнесу в России путем предоставления широкого спектра банковских услуг малым предприятиям”.

2.Ювелирно-художественная фирма: “Производство и реализация изделий из драгоценных металлов и камней, доступных широкому кругу покупателей с различным достатком”.

Миссия формируется высшим руководством организации, которое несет полную ответственность за ее воплощения в жизнь путем постановки и реализации целей организации.

Иными словами, первоначально необходимо сформулировать конструктивную, мало эффектную, с точки зрения рекламного языка, цель. Затем разработать “дерево целей” и проанализировать последствия реконструкции организации “под цель”. Если все устраивает руководителя, то можно заняться формулировкой миссии в общем, рекламном плане с последующей кропотливой работой по доведению ее сотрудникам.

В миссии могут детализироваться статус предприятия, декларироваться принципы его работы, даваться заявления и действительные намерения руководства, указываться самые важные характеристики организации.

Положения о структурном подразделении и должностные инструкции должны стать проводниками миссии, с целью объединения всего коллектива в единую команду, нацеленную на достижения глобальной цели. Здесь мы имеем дело с философией организации, принимаемой всеми ее работниками. Философия организации – это система моральных, духовных и материальных ценностей работников, обеспечивающих миссию организации в процессе повседеневной деятельности.

Управление по целям состоит из следующих процедур:

1.Уточняется круг полномочий и обязанностей руководителей подразделений, которые в первую очередь приступают к реализации поставленной цели.

2.Корректируются задачи в рамках управленческих обязанностей или набора функций должностных лиц.

3.Разрабатываются новые календарные (оперативные) планы “под цель”.

4.Производится контроль, измерение и оценка работ, полученных каждым руководителем, с акцентом на качество решения задач или достижения подцелей.

Ключевыми показателями для большинства организаций могут стать:

194