7. Ms Access сияқты мқбж-ң мәліметтер қорын қалыптастыру және өңдеу қызметі. Сұраныстард, формалар және қорытынды есеп (отчет) құру.

Access программасы – бұл мәліметтер базасын басқару жүйесі (BD-СУБД - МББЖ).

Басқару жүйесі дегеніміз - көлемді мәліметтер жиынын тұтынушыларға ыңғайлы түрде бейнелеп, белгілі бір форматта сақтап қана қоймай, оны ары қарай өңдеуге арналған программалар кешені.

Мәліметтер базасы (МБ) - информациялық жүйенің өңделетін объектісі, қоршаған ортаның белгілі бір саласының немесе бір пән аймағының нақты объектілері жайлы берілген мәліметтер жиыны.

Екі өлшемді кестелерден тұратын мәліметтер базасы реляциялық база болып саналады.

MS Access екі режимде жұмыс істейді:

1) Жедел (оперативті) режим – бірден МБ (мәліметтер базасы) терезесінде жұмыс істеу, яғни оларды қарау, өзгерту, керектісін таңдау жұмысын жүргізу;

2) Конструктор режимі – алдын ала объект макетін-жобасын, құрылымын жасау және оны толықтырып өзгерту.

Мәлімет енгізу ерекшеліктері:

Сөздерді теріп жатып, <Del> пернесін бассақ, ұя тазарып шығады. Егер мәлімет енгізіліп жатқанда, <Esc> пернесі басылса, онда ұяның ескі мәні қалпына келеді. Ал егер <Enter> немесе <Таb> пернесі басылса, онда ұядағы енгізілген жаңа мән сақталады. Ұя мәнінің бір-екі символын ғана түзету үшін ұяны тышқанмен екі рет шерту керек немесе курсорды сол ұяға орналастырып, <F2> пернесін басса болғаны. Мәліметтердің кейбір типтері (сан, ақша мәні, дата/уақыт, логикалық мән) енгізіліп жатқанда, Access автоматты түрде олардың форматтарын тексеріп қадағалап отырады. Мысалы, сан типіндегі өріске әріп енгізе бастасақ, онда Access қате туралы мәлімет беріп, ол түзетілмей, басқа ұяға көшуге рұқсат етпейді.

Өріс типтерінің барлығында (Санауыш - счетчик және OLE объектілерінен басқасы) енгізілетін мәліметтерге шектеу қоюға болады. Ол үшін конструктор режимінде Общие ішкі бетін таңдап, "Условия на значение" деген жолға курсорды орналастырып, керекті шектеуді қою керек. Мәтіндік өріске де шектеу беруге болады, мұндайда бұл ұяға қан-дай сөздер мән ретінде енгізілетіні көрсетіледі. Тағы бір ыңғайлы мүмкіндік келісім бойынша алынған мән (Общие ішкі бетіндегі Значение по умолчанию) жолын пайдалануға болады, мұнда кесте толтырар кезде алдын ала дайындалған мән тағайындап, тек соны ғана енгізіп кетуге мүмкіндік бар. Бұл өрістің көптеген мәндері бірдей болғанда өте ыңғайлы.

Формалар- форма терезесінде кестелерді енгізу мен көру үшін қолданылады. Олар экранда бейнеленген ақпараттың көлемін шектеуге мүмкіндік береді және оны тиісті түрде көрсетеді. Шебердің көмегімен форманы, оған алдын-ала құрылған шаблонның біріне сәйкес орналастырып берілген кестенің өрістерін енгізе отырып, құруыңызға болады. Форманың конструкторы көмегімен кез-келген күрделі дәрежедегі формаларды құрасыз.

Сұраныс деректер қорынан ақпаратты алады, әрі мұнда деректер бірнеше кесте арасында бөлінген болуы мүмкін. MS Access-те сұранысты пішімдеу үшін үлгі бойынша сұрату деген әдіс қолданылады. Визуалды ақпарат негізінде бұл әдісті қолдана отырып бір немесе бірнеше кестелерден қажетті деректерді аласыз.

Сұраныс құру үшін «Сұраныстар» («Запросы») парақшасындағы Жасау (Создать) батырмасын шерту керек. Сондағы сұраныстарды жасау режимін таңдау терезесі

Сұратулар конструкторын шақыру үшін деректер қоймасының терезесінде «Сұраныстар» категориясын жандандырып, Құру (Создать) батырмасын басыңдар. «Жаңа сұрату» диалог терезесінде Конструктор режимін таңдап, Ок батырмасын басыңдар. Access нәтижесінде іріктеу жүргізілетін кестені немесе сұратуды таңдауды ұсынады. Кестені таңдап, Добавить батырмасын басып, диалог терезесін жабыңдар. Экранда сұратулар конструкторының терезесі, ал негізгі менюде Сұраныс («Запрос») командасы пайда болады.

Макростар жиі орындалатын операцияларды автоматтандыруға арналған. Әрбір макрос бір немесе бірнеше макрокомандалардан тұрады, олардың әрқайсысының белгілі бір қызметі бар, мысалы, формаларды немесе есептерді баспаға жібереді.

Басылымдар – файл немесе печать түрінде экранға шығарылатын бейнеленген мәліметтердің форматталуы. Олар мәліметтер қорынан қажетті ақпараттарды ыңғайлы түрде шығаруға және жеңіл қабылдауға мүмкіндік береді.

Басылымды құру

1. Microsoft Access программасын іске қосыңыз. МҚ ашыныз (мысалы, «Деканат» оқу мәліметтер қоры)

2. Автобасылым (Автоотчет) құрыңыз: ленталық (ленточный), оны берілген кестенің көзі ретінде қолданыңыз(мысалы, Студент). Басылымдарды шығармас бұрын оны№№ң қалай шығарылуын Алдын ала көрсетілім (Предварительного просмотра) режимінде көре аласыз.

 Сұраныстарды құрастыру. Сұраныстар – бұл пайдаланушы орнатқан шарттың негізінде, бір немесе бірнеше кестелерден өзіне қажет жазуларды іріктеп алуға көмектеседі. Сұранытың қасиеттері: 1. нәтижелі кестені құрастырғанда, базадан қажет ақпаратты тек таңдамай ғана, сонымен қатар оны өңдеу мүмкіндігі болып табылады (сұрыптау, сүзбеуден өткізу, біріктіру, бөлу, өзгерту). Сонда алғашқы кестеде ешқандай өзгертулер пайда болмайды. 2. қорытынды есептеулер жүргізу мүмкіндігі (өріс бойынша орташа мәнін, ең максималды, ең минималды мәнін, қосындыны табу). 

Форманы құру.Формалар мәліметтердің енгізу жылдамдығын жоғаралатады және олардың дұрыстылығын қамтамасыз етеді. Бұл жерде өзіміздің мәліметтер базамызды құруға болады. Мысалы: жұмысшылардың фотосын қою т.б .Біздер бұнда фондтар жайлы ақпаратты қосамыз: аты, гиперссылка, код фонда, жұмысшылар аты, фамилиясы және олардың лауазымдары.

Бұл форманың көмегімен әртүрлі форма типін құруға болады. Столбец ленточную , табличный , және басқалары.Оның ерекшелігі мәлімет бір – бірінен бөлініп тұрады және нақты әрі тиімді болып келеді.

Формалар – деректер базаны ақпаратпен толтыратын қызметкерлерге қажет. Олар ақпаратты енгізуге, қарап шығуға және кесте немесе сұраныстағы ақпаратты модификациялауға көмектеседі. Құру тәсілдері: 1. автоматты түрде – Автоформа. 2. шебер арқылы – Мастер форм. 3. өз қолымен – Конструктор. Форманы көрсету режимдері: 1. конструктор режимі 2. форма режимі 3. кесте режимі Режимдер арасында ауысу Вид менюі арқылы іске асады.Форманың бөлімдері: 1. форманың тақырып жолы – бұл бөлім форманың 1-ші бетінің ең басында орналасады және тақырыптың атауын орналастыруға арналған; 2. форманың ескерту бөлімі – соңғы беттің ең соныңда орналасқан, пайдаланушыға арналған кеңестер және басқада қажет ақпаратты орналастыруға пайдаланады. 3. деректер аумағы – деректердің жазулары орналасқан.

 Есептер құрастыру. Есептер – сұраныстар жұмысының нәтижелерін көрнекті түрде, баспа құрылғысында басылма түрінде алуға мүмкіндік береді (қағаз құжаты). Құру тәсілдері: 1. автоматты түрде – Автоотчет. 2. шебер арқылы – Мастер отчета. 3. өз қолымен – Конструктор. Есептің құрылымы: 1. тақырып жол бөлімі– есептің жалпы атауын жазуға арналған; 2. жоғарғы колонтитул бөлімі – егер есептің құрылымы күрделі болса және бірнеше беттерден тұрса, онда ішкі атауларды жазу үшін қолданылады; 3. деректер аумағы – база кестелер өрісінің мазмұнымен байланысты, басқару элементтер орналасқан; 4. төменгі колонтитул– құру мерзімі және беттерді нөмірлеу; 5. ескерту бөлімі – қосымша ақпарат орналастыру; 6. топтың тақырып жолы – әрбір берілген топтың жоғарғы бөлігінде шығады.