Рабочий лист Контроль

Если в лист ВводДанных введена вся необходимая информация, то завершение операции ввода данных осуществляется нажатием на кнопку Просмотр записи и при этом производится переход на лист Просмотр.

Задача рабочего листа Просмотр сгруппировать и расположить данные в строке 2 в таком виде, в каком они будут переноситься в лист БазаДанных. Строка заголовка этой таблицы идентична таблице на листе БазаДанных.

Практически все формулы присутствующие на данном листе - ссылки на ячейки листа ВводДанных. Отличается только содержимое ячейки А2, введенная в которую формула показана в строке формул. Она объединяет текст данных марки машины, государственного номера и фамилии водителя.

Если данные на листе Просмотр устраивают пользователя, то нажмите на кнопку Перенос в базу данных, которой назначен макрос ПереносДанныхБаза. Задачей этого макроса является:

• скопировать диапазон ячеек с данными на листе Контроль;

• переход на лист БазаДанных и определение первой пустой строки;

• выделение в определенной строке ячейки в столбце А и вставка значений скопированной области ячеек с листа Контроль;

• сортировка по убыванию табличной базы данных по столбцу F учитывая то что первая строка является строкой заголовка;

• переход на лист ВводДанных и очистка содержимого диапазонов ячеек с введенными данными по путевому листу.

Таким образом лист ВводДанных готов для ввода следующей "порции" данных.

Формирование отчетов

Если существует какая-либо база данных, то, как правило, возникает и необходимость формирования отчетов. Отчеты могут быть самые разнообразные. Например, в разрезе рассматриваемого нами примера:

• когда и сколько было израсходовано топлива;

• есть ли отклонения от утвержденных норм использования топлива, как в сторону перерасхода, так и в сторону экономии;

• какой пробег у каждого автомобиля за определенный промежуток времени и так далее.

Рассмотрим автоматизацию процесса по подготовке отчетов на двух примерах:

• отчет по общему расходу, экономии и перерасходу топлива за произвольный промежуток времени;

• отчет по каждому водителю с указанием даты выезда и возвращения в гараж, и с указанием пробега автомобиля.

Формирование отчетов вручную

Довольно часто имея табличную базу данных, формирование отчетов происходит в полуручном режиме. Из этих табличных баз данных выделяются отдельные фрагменты (столбцы, строки), копируются, вставляются в другие таблицы. Из этих вновь созданных массивов информации и формируются отчеты. Операции, как правило, однотипные и повторяющиеся, но каждый месяц выполняются заново.

Поэтому если приходится создавать самостоятельно табличные базы данных и на основании их в дальнейшем формировать отчеты, то желательно потратить некоторое незначительное время на автоматизацию этого процесса.

Отчет по расходу топлива за произвольный интервал времени

Предположим поставлена задача - автоматическое формирование отчета, которые должен содержать данные по всем автомобилям, которые выезжали из гаража и возвращались в него за указанный промежуток времени. Отчет должен содержать:

• модель, регистрационный номер автомобиля и фамилию водителя;

• дата выезда из гаража;

• дата возвращения в гараж;

• расход топлива по нормам;

• экономия и перерасход топлива по каждому путевому листу.