Окно Access 2000 с пустой базой данных

3. ОКНО БАЗЫ ДАННЫХ

Окно базы данных позволяет получить доступ ко всем объектам Access 2000 и выбрать режим работы с ними. В левой части окна находится панель объектов, содержащая ярлыки для объектов: ТАБЛИЦЫ, ЗАПРОСЫ, ФОРМЫ, ОТЧЕТЫ, СТРАНИЦЫ, МАКРОСЫ и МОДУЛИ.

Таблицы

В реляционных базах данных вся информация хранится в виде таблиц. Каждая строка таблицы представляет собой запись, а столбец - поле. Запись содержит набор данных об одном объекте (например, название фирмы, ее адрес и специализация), а поле - однородные данные о всех объектах (например, адреса всех занесенных в таблицу фирм).

Запросы

Запросам присущ обширный круг функций. В первую очередь они предназначены для отбора данных на основании критериев. Благодаря запросам можно в любой момент выбрать из базы данных необходимую информацию.

Формы

Форма представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску, накладываемую на набор данных. Форма-бланк позволяет упростить процесс заполнения базы, что дает возможность поручить ввод информации персоналу невысокой квалификации. С помощью формы-маски можно ограничить объем информации, доступной пользователю, обращающемуся к базе.

Отчеты

Отчеты служат для отображения итоговых данных из таблиц и запросов в удобном для просмотра виде. В Access 2000 существуют разнообразные способы оформления отчетов.

Страницы

6

Страницы доступа к данным представляют собой специальный тип Webстраниц, предназначенных для просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными, хранящимися в базах данных Access или базах данных Microsoft SQL Server.

Макросы

В состав базы данных целесообразно включить макросы, автоматизирующие процессы ее заполнения, отбора информации и т.д.

Модули

Для выполнения операций, которые невозможно реализовать с помощью команд или макрокоманд Access 2000, предусмотрены дополнительные средства - процедуры обработки событий или выполнения вычислений, написанные на языке Visual Basic for Applications (VBA). Такие процедуры оформляются в виде модулей.

3.1.Таблицы

ВAccess 2000 таблицей является совокупность данных, объединенных общей темой. Для каждой темы отводится отдельная таблица, что позволяет избежать повторения сохраняемых данных. Это положительно сказывается на эффективности работы с базой данных и уменьшает вероятность возникновения ошибок ввода.

Структуру создаваемых таблиц следует тщательно продумывать, чтобы впоследствии избежать изменений, требующих много времени. Существует несколько способов построения таблиц: на листе данных, в окне конструктора таблиц и с помощью мастера таблиц.

Каждая таблица состоит из записей и полей. Количество полей в записи и их тип определяются в процессе конструирования таблицы (например, на этапе составления таблицы адресов необходимо создать поля для фамилий, адресов, почтовых индексов, названий населенных пунктов и т.п.).

				Поля базы
Записи базы

Простейшая таблица базы данных

Свойства полей базы данных

Поля базы данных не просто определяют структуры базы – они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечислены основные свойства полей таблиц базы данных на примере СУБД Microsoft Access.

7

∙Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).

∙Тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.

∙Размер поля – определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.

∙Формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.

∙Маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных).

∙Подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойством Имя поля).

∙Значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).

∙Условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).

∙Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных (проверка ошибочности выполняется автоматически, если задано свойство Условие на значение).

∙Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.

∙Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).

∙Индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индек-

сированных полей можно сделать так, что значения в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.

Здесь необходимо обратить особое внимание на то, что поскольку в разных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных.

Типы данных

8

Таблицы баз данных, как правило, допускают работу с гораздо большим количеством разных типов данных. Так, например, базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных.

Поле

Текстовые

Поле денеж-

Поле

счетчика

поля

ного типа

даты

Числовое		Логическое		Поле типа
поле		поле		MEMO

Таблица с полями некоторых типов

•Текстовый – тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).

•Поле Мемо – специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он хранится в другом месте базы данных, а в поле хранится указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда.

•Числовой – тип данных для хранения действительных чисел.

•Дата/время – тип данных для хранения календарных дат и текущего време-

ни.

•Денежный – тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа.

•Счетчик – специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование – для порядковой нумерации записей.

•Логический – тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например Да или Нет).

•Поле объекта OLE – специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE, например мультимедийных (т.е. картинки, фотографии и т.д.). Реально, конечно, такие объекты в таблице не хранятся. Как и в случае полей MEMO, они хранятся в другом месте внутренней структуры файла базы данных, а в таблице хранятся только указатели на них (иначе работа с таблицами была бы чрезвычайно замедленной).

•Гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск броузера и воспроизведение объекта в его окне.

9

• Мастер подстановок – это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод в данных поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка.

К созданию новой таблицы можно приступить сразу после открытия базы данных.

•В окне базы данных откройте вкладку Таблицы.

•Выполните щелчок на кнопке Создать. В результате на экране появится окно Новая таблица, в правой части которого перечисляются способы создания таблицы. (Использование мастеров ускоряет работу, но не способствует освоению понятий и методов).

•Выберите способ Конструктор. После нажатия кнопки ОК вы попадете в окно конструктора таблицы.

Диалоговое окно создания таблицы

Окно конструктора таблицы

10