Окно Добавление таблицы состоит из трех вкладок, содержащих перечни объектов, предлагаемых программой для проектирования запроса: Таблицы,

Запросы и Таблицы и запросы.

•На вкладке Таблицы выберите таблицу Адреса, а затем щелкните на кнопках Добавить и Закрыть. В окне конструктора запросов появится небольшое окно с заголовком таблицы и списком ее полей.

•Выполните двойной щелчок на поле Фамилия таблицы Адреса. В результате имя этого поля будет помещено в строку Поле бланка запроса (нижняя половина окна конструктора запросов). В бланке запроса указываются параметры запроса и данные, которые нужно отобрать, а также определяется способ их отображения на экране.

•Во вторую колонку строки Поле вставьте имя поля Телефон. Для упорядочения отобранных записей по алфавиту целесообразно воспользоваться возможностями сортировки самого запроса.

•В строке Сортировка щелкните в первой колонке, откройте список значений и задайте сортировку данных по возрастанию в столбце Фамилия.

Выбор способа сортировки

• В строке Вывод_на_экран значок «галочка» означает, что в результате выполнения запроса данное поле будет выводиться на экран.

∙Закройте окно конструктора запросов и в появившемся окне Сохранение присвойте запросу имя, например Номера телефонов.

5.ПРИМЕНЕНИЕ КРИТЕРИЕВ ОТБОРА.

Вкачестве примера создадим запрос для отбора всех московских адресов с кодом Б (см. 3.2).

•В окне базы данных отметьте имя запроса Все данные и откройте окно

конструктора запросов, нажав кнопку Конструктор.

•Введите значение Б в ячейку, расположенную на пересечении строки

Условие отбора и колонки Код адреса.

•Критерий для поля Почтовый индекс должен быть введен в виде 114* (предполагается, что почтовый индекс Москвы начинается с цифр 114).

Примечание:

1.* означает замену любого числа символов; ? – замена только одного символа.

2.Данные для условия отбора вносить в таком же виде, как они внесены в таблицу.

18

•Выполнить команду Запрос/Запуск или использовать соответветствующую пиктограмму.

Врезультате выполнения запроса будет получен один адрес под номером 3.

Втаблице Адреса это единственная запись, которая удовлетворяет заданным критериям: в поле Код адреса находится буква Б, а в поле Почтовый индекс - номер

почтового индекса, первыми тремя цифрами которого являются 114.

6. ФОРМЫ

Существуют различные виды форм. Вы можете ознакомиться с ними в следующей таблице.

Вид формы	Особенности
Автоформа: в столбец	Для каждой записи отводится отдельная страница формы. Подходит для записей
	с большим числом полей
Автоформа: ленточная	Каждая запись размещается в одной строке таблицы. Позволяет наглядно пред-
	ставить нескольких записей
Автоформа: табличная	Имеет вид таблицы и выступает в качестве подчиненной формы в составных
	формах
Сводная таблица	Форма с итоговыми данными, полученными с помощью мастера сводных таблиц
	Microsoft Excel
Диаграмма	Диаграмма создается на основе числовых значений одного или нескольких полей
	таблицы

Мастер форм

Если вы не знаете, как создаются формы, воспользуйтесь помощью мастера форм, который выполняет поэтапное руководство процессом создания формы.

При создании формы на основе стандартного шаблона должно быть открыто окно базы данных. Средства построения форм доступны независимо от того, в каком режиме находится система: в режиме конструктора или в режиме таблицы. Более того, таблица, для которой создается форма, может быть закрыта.

Построение стандартной формы осуществляется следующим образом.

•Откройте вкладку Формы окна базы данных и нажмите кнопку Создать.

•В появившемся окне Новая форма задайте создание формы с помощью мастера и нажмите кнопку ОК.

•В первом диалоговом окне мастера форм выберите в списке

Таблицы/запросы таблицу Адреса, а в списке Доступные поля – поля для подготавливаемой формы. С помощью кнопки с двойной стрелкой (>>) перенесите все поля в список Выбранные поля и, нажав кнопку Далее, перейдите в следующее окно мастера форм.

19

Окно выбора полей для создаваемой формы

•Во втором окне мастера форм выберите внешний вид формы.

•В третьем окне мастера выберите стиль оформления.

•В последнем окне мастера введите имя создаваемой формы Все данные и нажмите кнопку Готово.

Примечание:

Чтобы на экране полностью были видны все элементы формы, используйте команду: По размеру формы из меню Окно. Данная команда недоступна, если окно открыто в полноэкранном представлении.

7.ОТЧЕТЫ

ВAccess 2000 отчет представляет собой форму специального типа, предназначенную для вывода на печать.

∙	Нажмите СОЗДАТЬ1 на вкладке ОТЧЕТЫ окна базы данных
∙	Запустите мастер отчетов
∙	Нажмите кнопку ДАЛЕЕ 1

В отчете следует создать поля для итоговой информации. Параметры итоговой информации устанавливаются в диалоговом окне ИТОГИ, открываемом одноименной кнопкой. В этом окне можно задать вычисление в отчете суммы нескольких значений (Sum), среднего арифметического (Avg), также определение минимального (min) и максимального (max) значений.

20

∙ Нажмите кнопку ДАЛЕЕ1

∙В следующем окне выберите стиль оформления отчета и ориентацию страниц при печати. Для оформления создаваемых мастером отчетов предназна-

чены шесть стандартных стилей, перечисленных в поле MAKET. В левой части окна отображается образец отчета, оформленного посредством выбранного стиля.

∙ Нажмите кнопку ДАЛЕЕ1

∙В следующем окне выбора стиля отчета остановитесь на стандартном стиле оформление СТРОГИЙ.

∙ Нажмите кнопку ДАЛЕЕ1

∙В окне мастера введите заголовок отчета.

∙Нажмите кнопку ГОТОВО1

Врежиме ПРОСМОТР отчет отображается в том виде, который он будет

иметь на бумаге после печати. Масштаб отображения отчета в этом режиме изменится при выполнении щелчка на документе.

21