Состав таблицы определяется в области проекта таблицы. Проект таблицы состоит из трех колонок - Имя поля, Тип данных и Описание. В первой колонке указывается имя поля, во второй — его тип, а в третьей вводится информация о назначении поля.

•Введите в первую строку колонки Имя поля имя поля Номер записи и завершите ввод нажатием клавиши [Enter]. Курсор автоматически переместится во вторую колонку проекта.

•В списке типов полей выберите тип Счетчик и нажмите клавишу [Enter], вследствие чего курсор переместится в колонку Описание.

Типы данных поля

•Поле Номер записи следует объявить полем первичного ключа. В качестве такого выбирают поле, данные в котором повторяться не могут. Для этого выполните щелчок на кнопке Ключевое поле панели инструментов Конструктор таблиц. [ПРАВКА / Ключевое поле] Поле первичного ключа помечается специальным маркером.

•Перейдя в колонку Описание, введите такое описание поля:

Служит для однозначной идентификации клиента.

•Завершите ввод нажатием клавиши [Enter].

•Создайте второе поле с такими характеристиками: имя - Код адреса,

тип - Текстовый, назначение - сортировка в алфавитном порядке.

•В области Свойства поля активизируйте поле ввода Размер поля и введите цифру 1. Щелкните на поле Индексированное поле и установите значение Да (Допускаются совпадения).

Создайте остальные поля в соответствии с данными, представленными в следующей таблице.

Имя поля	Тип данных	Размер поля	Индексированное поле
		Формат поля
Фамилия	Текстовый	30	Да (Допускаются совпаде-
Имя	Текстовый	30	ния)
Адрес	Текстовый	30
Почтовый индекс	Числовой	Длинное целое
Населенный пункт	Текстовый	25
Телефон	Текстовый	15
Телефакс	Текстовый	15
День рождения	Дата/время	Краткий формат даты

Параметры поля Код адреса

11

На этом создание полей можно завершить.

Спецификация полей записи

Обязательным условием нормальной работы с базой данных является однозначная идентификация каждой записи. Для этого каждой записи Access 2000 автоматически назначает индивидуальный номер. Автоматическая нумерация записей выполняется в том случае, если таблица включает поле с типом данных Счетчик. Чтобы значение в таком поле увеличивалось на 1 для каждой новой записи, свойство Новые значения должно иметь значение Последовательные.

Поле с номерами записей мы объявили полем первичного ключа. При этом для свойства Индексированное поле программа автоматически установила значение Да (Совпадения не допускаются). Благодаря этому две разные записи в базе не могут иметь одинаковые номера.

Примечание:

Записи можно пронумеровать самостоятельно. В этом случае нужно создать поле с типом данных Числовой для размещения номеров записей и установить для свойства Индексированное поле значение ДА (Совпадения не допускаются). При заполнении базы данных в это поле можно помещать любые номера. Access 2000 контролирует вводимые номера записей и при попытке ввести уже использованный номер выдает сообщение об ошибке.

Внимание!

Следует внимательно относиться к выбору типа данных при создании таблицы, так как его изменение в уже заполненной таблице может привести к потере данных.

12

Путем включения в запись поля кода адреса, состоящего из одной буквы, можно задать еще один критерий упорядочивания записей. Например, по этому полю можно сортировать данные независимо от полей с фамилиями и номерами записей. Поскольку в поле кода адреса будет вводиться только одна литера, для него подойдут такие параметры: тип данных - Текстовый, размер -1 символ.

Дополнительное поле первичного ключа позволяет ускорить поиск необходимой информации. Например, в таблице адресов целесообразно сделать вторым полем первичного ключа поле Фамилия, поскольку в такой таблице, как правило, разыскиваются фамилии.

Поле с типом данных Числовой по умолчанию имеет формат Длинное целое. Для поля, содержащего почтовые индексы, следует выбрать формат Длин-

ное целое, учитывая стандарт почтового ведомства (шесть цифр)

Для полей с номерами телефонов и факсов надлежит устанавливать тип данных Текстовый, если эти номера не будут использоваться позже в качестве критерия сортировки. Номер телефона (включая код города) можно ввести в текстовое поле в любой привычной для пользователя форме, например:

[phone] 0211/73-73-73 0211-73-73-73

Если для этих полей выбрать тип данных Числовой, то номера придется записывать без разделительных знаков:

0211737373 Недостатком такой формы записи является то, что код города и номер теле-

фона сливаются.

Для поля День рождения в Access 2000 предусмотрены тип Дата/время и

несколько форматов отображения содержимого, перечень которых находится в поле Формат поля области Свойства поля.

Примечание:

Дату и время пользователь может вводить в любом допустимом в Access 2000 формате. Независимо от того, как введены данные, на экране они отображаются в соответствии с форматом, установленным в поле таблицы в списке Дата/время.

3.2. Ввод данных

После создания всех полей и определения их свойств выполняется ввод данных в таблицу. Чтобы заполнить таблицу, следует перейти из окна конструктора таблицы на лист данных, нажав кнопку Вид на панели инструментов (первая слева). При этом вид кнопки изменится, а ее повторное нажатие приведет к возврату в окно конструктора таблицы (указанной кнопке соответствует команда Режим таблицы в меню Вид).

Сохраните таблицу.

Заполнение таблиц

Новая Access-таблица состоит из одной пустой записи. После ввода данных пустая запись смещается в конец таблицы. Именно в ней осуществляется ввод информации.

13

Окно таблицы в режиме заполнения

На листе данных активная запись обозначается треугольным маркером, а пустая запись - звездочкой. Для обозначения записи, в которой выполняется ввод, используется изображение карандаша. Все маркеры появляются в столбце маркировки, расположенном в левой части листа данных.

Маркеры в столбце маркировки

Поле счетчика (Счетчик) заполняется автоматически. Access 2000 самостоятельно увеличивает значение переменной в этом поле, присваивая каждой записи новый номер.

Примечание:

Поскольку программа автоматически сохраняет каждую запись по завершении ее обработки, необходимости в промежуточном сохранении таблицы нет.

Чтобы оценить возможности Access 2000 в плане обработки таблиц, следует заполнить ее. Достаточно ввести несколько записей. Читатель может ввести свои адреса или адреса, предложенные ниже.

Код	Фамилия	Имя	Адрес	Почтовый	Населенный	Телефон	Факс	Дата ро-
адреса				индекс	пункт			ждения
Ш	Шариков	Полиграф Обухов 2, кв 6		114000	Москва	095/2345678	095/1234567	10.12.1923
П	Преображенский	Филипп	Обухов 2, кв. 6	114000	Москва	095/2345678	095/1234567	06.08.1870
Б	Борменталь	Иван	Тверская 22, кв. 11 114200		Москва	095/9876543		15.04.1895
П	Полесов	Виктор	Подпольная 11	123456	Энск	0211/876542	0211/787865
О	Бендер	Остап	Пляжная 2	5300	Рио-де-Жанейро	0228/256245
К	Воробьянинов	Киса	Пролетарская 3	333999	Новые Васюки	0291/235423	0211/234555

Примечание:

Числовые поля до заполнения содержат значения по умолчанию (в рассматриваемом примере - число 0). Значение по умолчанию устанавливается в поле Значение по умолчанию при создании числового поля в окне конструктора таблицы. Числовые значения в полях с типом данных Числовой, Счетчик и Дата/время по умолчанию выравниваются по правому краю. Заполняя поля (особенно текстовые), следите за тем, чтобы до или после содержимого не было пробелов.

14

Изменение структуры таблицы

Изменение структуры таблицы (типа данных полей, порядка их следования и т.д.) выполняется в режиме конструктора таблицы.

Внимание!

Изменения в структуре записи заполненной таблицы чреваты потерей данных. Поэтому к таким изменениям следует прибегать только в случае крайней необходимости.

Изменение отображения таблицы

Внешний вид таблицы мало зависит от ее структуры. Его можно изменить, не изменяя структуру таблицы и не переходя в режим конструктора.

Чтобы подобрать оптимальную ширину поля, учитывая объем содержащихся в нем данных, следует установить указатель мыши на правой границе заголовка столбца и выполнить двойной щелчок. Можно также воспользоваться командой Ширина столбца из меню Формат и в окне Ширина столбца нажать кнопку. По ширине данных. В поле Ширина столбца определяется точная ширина поля. В нем указывается количество символов, отображаемых на экране в маркированном поле.

Примечание:

Подобным образом подбирается высота строки, которая в Access 2000 измеряется в пунктах. Разделительные линии между строками перемещаются в колонке маркировки. Установить точные значения высоты строк позволяет команда Высота строки из меню Формат.

Установка параметров шрифта

Размер площади, занимаемой полем, во многом зависит от вида и размера применяемого шрифта. Для установки параметров шрифта предназначена команда Шрифт из меню Формат. Выбранные вид, размер и начертание шрифта применяются ко всем записям таблицы.

Окно выбора шрифта

15

Результат изменения начертания шрифта

Для установки режима макета таблицы предназначено специальное диалоговое окно Формат таблицы, которое открывается вследствие активизации команды Режим таблицы из меню Формат.

Диалоговое окно Формат таблицы

В области Оформление можно выбрать способ оформления ячеек

-обычное - стандартное оформление,

-приподнятое – невыделенные ячейки таблицы напоминают выпуклые

кнопки, а маркированные – нажатые кнопки;

-утопленное – этот способ оформления противоположен предыдущему.

Вслучае выбора первого способа оформления ячеек становятся активными опции по горизонтали и по вертикали в области Линии сетки, которые позво-

ляют отменять и восстанавливать отображение разделительных линий в таблице. Поля Цвет линий сетки и Цвет фона служат для выбора цвета раздели-

тельных линий и фона ячеек.

Для изменения таблицы необходимо щелкнуть на кнопке КОНСТРУКТОР на панели инструментов БАЗА ДАННЫХ.

16