Глава 2 Разновидности арм сэд « евфрат»

Система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет построить полноценную систему управления информационными потоками и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной автоматизации документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности.

Использование «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет решить следующие задачи:

• Регистрация любых видов документов в соответствии с утвержденными в организации номенклатурой и регламентом;

• Автоматизация бизнес-процессов организации, поддержка процедур согласования и утверждения;

• Оперативный и всесторонний контроль за ходом исполнения работ по документу;

• Создание оперативного и долговременного архивов бумажных и электронных документов;

• Поиск документов по содержанию и реквизитам;

• Формирование журналов по учету документов и отчетов по исполнительской дисциплине;

• Обеспечение безопасности работы.

«ЕВФРАТ-Документооборот» полностью российская разработка, созданная с учетом специфики российского делопроизводства. Программа имеет дружественный полностью русифицированный интерфейс. В комплект поставки входит подробное руководство по всем подсистемам, позволяющее пользователям самостоятельно внедрить программу в своей организации.

Работу системы «ЕВФРАТ-Документооборот» обеспечивают следующие модули:

АРМ «Пользователь» – рабочее место для доступа к системе;

АРМ «Администратор» – рабочее место настройки и администрирования системы;

Дополнительно в комплект поставки системы могжет входить:

APM «Архивариус» – рабочее место для автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов.

2.1.АРМ «Пользователь»

Рабочее место пользователя в системе «ЕВФРАТ» организовано так, что вся необходимая в данный момент времени информация предоставляется сотрудникам в главном окне при загрузке системы.

Личные папки предназначены для использования только на рабочем месте пользователя и позволяют обеспечить сотрудникам удобную работу с необходимой им информацией.

Электронный документ в системе ЕВФРАТ представляет собой совокупность карточки (формы) с описывающими документ реквизитами, прикреплённых файлов, связок с другими документами и контрольной информации. В системе можно регистрировать новые документы, изменять и удалять существующие. При регистрации документов ведётся контроль заполнения полей регистрационной карточки и автоматический контроль дублирования документов.

Существующие в системе словари и справочники, в том числе иерархические, поля регистрационной карточки можно заполнять, просто выбирая из списка нужные значения. Что ускоряет процесс работы пользователя.При регистрации документу автоматически присваивается номер согласно утвержденному для этого типа (потока) документов способу нумерации.

К регистрационной карточке можно прикрепить любое количество файлов произвольного формата. Благодаря встроенным средствам сканирования и распознавания документов, можно прикреплять документы непосредственно «со сканера». Сотрудники могут работать с проектами документов, которые после всевозможных процессов обработки в системе и окончательного визирования и утверждения регистрируются как электронные документы с присвоением им регистрационного номера.

Контроль исполнения документов включает в себя следующие операции:

1. Постановка документа на контроль. Назначение контролера по документу и контрольных сроков исполнения документа.

2. Задание маршрута обработки документа (маршрута документа): контролер или лицо, наделенное правами редактирования документов (если контролер еще не задан), создает цепочку поручений или согласований по обработке документа.

3. Движение документа по маршруту:

- исполнение поручений или согласований;

- создание отчетов об исполнении поручений;

- снятие поручений или цепочки поручений с контроля (выполняется контролером);

- отмена поручения или согласования, а также цепочки поручений или согласований (выполняется контролером или регистратором).

4. Снятие с контроля всего документа.

Ход исполнения документа отражается в его контрольной карточке, содержащей список поручений или согласований и текущее состояние каждого поручения или согласования.

Система ЕВФРАТ предоставляет возможность отправки промежуточного и окончательного отчета по поручениям контролеру, который при необходимости может отправить документ на доработку. Возможность использования диаграмм при построении отчётов делает их более наглядными и прозрачными. Отчеты могут быть экспортированы в форматы doc, rtf, html, xls. Все сформированные отчёты можно распечатать непосредственно из окна просмотра отчётов или уже из экспортированных файлов. С помощью специального поиска по контрольным заданиям и документам есть возможность найти задания и поручения, отвечающие определенным условиям, по времени, по определенным сотрудникам, видам документа и т.д.

Возможность использовать в системе электронную цифровую подпись (ЭЦП) позволяет согласовывать и утверждать документы на должном уровне безопасности, так как ЭЦП позволяет заменить печать и подпись, гарантируя авторство документа после его подписания.

Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.........

Пользователи системы ЕВФРАТ могут вести переписку между собой при помощи встроенной почтовой службы. Сотрудники организации могут рассылать документы другим пользователям системы. Также в системе реализована возможность отправки зарегистрированных документов по электронной почте внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ.

При формировании поискового запроса пользователи задают перечень и интервалы значений реквизитов. Кроме того, возможен поиск по форме документа, для этого необходимо заполнить на ней нужные поля информацией из искомого документа.

2. АРМ « Администратор»

АРМ «Администратор» — это специальный интерфейс, обеспечивающий администрирование системы ЕВФРАТ. В его состав входят следующие функциональные блоки, позволяющие настраивать и администрировать систему:настройка уведомлений; потоки документов; сотрудники; календарь системы; словари системы; списки рассылки; работающие сотрудники; группы доступа; хранилище форм; роли; контактные лица; конфигурации; серверы обмена.

Для работы системы необходимо ввести информацию о структуре организации. С помощью средства «Сотрудники» в системе можно задавать иерархическую структуру организации, добавляя различные подразделения и соотнося с ними зарегистрированных пользователей. Для каждого сотрудника при регистрации необходимо заполнить персональную и системную информацию и задать начальные права на работу с документами в рамках бизнес-процессов.

Блок «Группы доступа» обеспечивает возможность добавлять в группы для назначения общих прав доступа. Для оперативного замещения сотрудников на время их отсутствия, при увольнении и других обстоятельствах можно воспользоваться механизмом ролей,позволяющим в работе с документами и поручениями оперировать не именем пользователя, а его должностью.

Администратор всегда может просмотреть работающих в системе в данный момент сотрудников, с помощью средства «Работающие сотрудники».

Для настройки схем обработки документов в системе необходимо настроить нужные потоки документов с помощью средства «Потоки документов». Список используемых в системе форм можно посмотреть с помощью средства «Хранилище форм», которое обеспечивает администратору возможность управления формами (сохранение, загрузка).

Администратор может создавать новые, изменять уже имеющиеся и удалять вышедшие из использования словари и справочники. Предусмотрено создание как простых, так и сложных иерархических словарей.

Также АРМ «Администратор» позволяет настроить рабочие и выходные дни организации с помощью средства «Календарь системы». Средства «Контактные лица» и «Серверы обмена» обеспечивают настройку системы для распределенного режима работы, когда каждое удаленное подразделение ведет собственную базу данных (децентрализованное хранение). «Серверы обмена» позволяет организовать взаимодействие одного сервера системы с серверами, установленными в других подразделениях. Используя «Контактные лица» администратор задает список сотрудников, которым будет разрешен обмен документами и поручениями с внешними по отношению к данному серверу пользователями системы.

Средство «Конфигурации» предоставляет администратору системы ЕВФРАТ возможность загружать/удалять/обновлять конфигурации.

Удобство администрирования системы ЕВФРАТ обеспечивают следующие возможности:

организация резервного копирования информационной базы данных по расписанию;

работа Сервера ЕВФРАТ как сервиса;

экспорт/импорт типовых маршрутов, форм документов, шаблонов отчетов;

администрирование хранилища форм документов.

3. АРМ «Архивариус»