2.5. Схема документооборота зао «полад» для потока внутренних документов

Схема документооборота ЗАО «ПОЛАД» для потока внутренних документов после их создания и регистрации секретарем, с ним могут выполняться те же операции, что и с входящими документами после их регистрации.

2.6. Схема документооборота зао «полад» для потока исходящих документов

Рассмотрим типичную схему документооборота ЗАО «ПОЛАД» для потока исходящих документов(схема2).

Схема 2.

1. Документ создается кем-либо из сотрудников, имеющих право на регистрацию документов в потоке исходящих документов.

2. При регистрации исходящего документа указывается организация-корреспондент, в которую этот документ будет отправлен.

3. Согласованиядокумента.

4. Передача секретарю.

5. Секретарь проверяет подписи документа.

6. Формирование бумажной версии документа.

7. Подпись директора.

8. Присвоение документу собственного исходящего номера, отдельного от внутреннего регистрационного номера документа.

9. Отправка организации-корреспонденту.

ЗАО «ПОЛАД» сотрудничает с огромным количеством контрагентов. Большой объем входящей и исходящей корреспонденции, требующий качественного и оперативного решения задач, сложность прохождения договоров внутри организации — все это решает система «ЕВФРАТ-Документооборот».

Глава 3 Предложения по улучшению организации рабочего места секретаря в зао «Полад»

Важной частью совершенствования ДОУ в ЗАО «ПОЛАД» является рационализация работы с документами на различных технологических этапах. ДОУ на предприятии осуществляется с использованием СЭД «ЕВФРАТ-Документооборот».

Работниками ЗАО «ПОЛАД» используются не все возможные системы, в частности, к РКК не прикрепляется электронная форма документа, что делает невозможным организацию автоматизированной справочно-поисковой работы.

Мы предлагаем сделать обязательным прикрепление полнотекстовой электронной версии для регистрируемых документов к их РКК. Это позволит использовать СЭД «ЕВФРАТ-Документооборот» как базу данных, или информационно-поисковую систему.

Система предназначенная, для ввода, хранения, обработки, поиска распространения информации, называется информационной системой. Такие системы в первую очередь предназначены для облегчения работы с информацией. Ядром информационной системы являются хранящиеся в ней данные. Совокупность логически взаимосвязанных, хранящихся вместе данных, расположенных на машинных носителях, называют базой данных.

Одним из самых удобных форм организации базы данных документов организации является полнотекстовая база данных, которая кроме описания характеристик документа содержит и его полный текст.

То есть систему «ЕВФРАТ-Документооборот» работники канцелярии успешно могут использовать в качестве подобной полнотекстовой базы данных. Однако при реализации данной возможности необходимо учитывать, что из-за больших размеров информационного массива могут возникнуть технические проблемы, связанные с недостатком памяти и мощности персональных компьютеров.

Хранение в базе данных текстов документов в полном объеме дает возможность обеспечить тематический поиск информации, то есть по определенной проблеме или вопросу. Именно в этой особенности заключается главная потребительская ценность подобных баз данных.

Использование в качестве технологии полнотекстовой базы данных СЭД «ЕВФРАТ-Документооборот» позволит работникам канцелярии в том числе и секретарю осуществлять поиск информации, содержащейся в ранее составленных документах, не покидая своего рабочего места, и не обращаясь к поиску документа на бумажном носителе.

Учитывая, что поиск информации требуется секретарю ЗАО «Полад» достаточно часто - для составления проектов организационно-правовых и распорядительных документов, уточнения особенностей переписки с партнерами и в других ситуациях, внедрение данной технологи позволит значительно сократить время на осуществление поисковых операций.

В организации используется Microsoft Office 2003, сейчас гораздо удобнее использовать Microsoft Office 2007 года. Конечно мы могли бы предложить самую новейшую версию Microsoft Office 2010 года, но она в процессе дальнейшей доработки, и соответственно в ней будет появляться множество новых функций и возможностей. Преимущество офисного пакета Microsoft Office 2007 года - полностью переработанный интерфейс, который гораздо удобнее предыдущего. Все основные возможности, к которым привыкли пользователи, остались теми же, а вот способ доступа ко всем командам изменился. Microsoft постарался сделать так, чтобы все необходимые на каждом этапе работы над документом опции были под рукой, и чтобы на экране в то же время не было ничего лишнего. Новый интерфейс является динамическим, и привычные панели инструментов заменены на наборы тематических команд, которые появляются на экране в ответ на те или иные действия пользователя.

Новый интерфейс появился во всех основных приложениях офисного пакета - Word, Excel, PowerPoint, Access, и частично - в Outlook. Панели инструментов и строку меню заменили "ленты" (ribbons) - те самые новые наборы команд. Переключение между ними может происходить не только автоматически - основные наборы команд представлены на экране в виде вкладок, поэтому для доступа к ним достаточно щелкнуть по заголовку мышкой.

Несмотря на то, что интерфейс существенно изменился, программы остались узнаваемыми, то есть, взглянув на окно Word, вы сразу же поймете, что это - Word, а не какая-нибудь другая программа. Во многом это достигнуто благодаря тому, что большинство значков не изменились и выглядят так же, как на панелях инструментов в старых версиях. Осталась и привычная разметка окна программы - инструменты занимают верхнюю часть, основная отведена для набора текста, а внизу расположилась улучшенная строка состояния.

На первый взгляд, "ленты" ничем не отличаются от старых панелей инструментов, но это не так. Главное отличие в том, что команды в них сгруппированы по темам, благодаря чему можно легко найти то, что требуется в данный момент. Например, на ленте Home, которая по умолчанию активизируется после запуска Word, имеется четыре группы - Clipboard, Font, Paragraph, Styles и Editing. На каждой собраны команды, которые могут понадобиться на начальном этапе работы, когда необходимо набрать, отредактировать и отформатировать текст.

Если необходимо получить доступ к дополнительным инструментам, которые раньше вызывались через пункты меню, нужно щелкнуть по небольшому значку, который расположен в нижней части практически каждой группы. Так, при щелчке по значкам групп Font и Paragraph на экране появляются привычные окна настройки шрифта и параметров форматирования абзаца, соответственно, а значки в нижней части групп Clipboard и Styles открывают панели, похожие на область задач в Word 2003.

Прежде всего, важно, сохранены ли клавиатурные комбинации, ведь ни для кого не секрет, что чем больше пользователь работает с Word, тем меньше он использует мышь. Несмотря на то, что в новой версии появилось множество новых комбинаций клавиш, старые сохранены. Таким образом, со старыми командами можно успешно продолжать работать. А что касается новых, то изучить их проще простого: при нажатии на клавишу Alt возле заголовков "лент" появляются названия клавиш, которые нужно нажать, чтобы перейти к другим командам. После открытия новой "ленты" возле каждой команды, для которой назначена клавиша, также высвечиваются названия. При этом чтобы выбрать нужную команду, удерживать предыдущие клавиши не обязательно, а можно нажимать их поочередно. Например, для открытия меню вставки таблицы нужно поочередно нажать Alt, N (переход к "ленте" Insert) и T (меню вставки таблицы).

Для тех, кто испытывает трудности с поиском какой-нибудь привычной команды в новом интерфейсе, Microsoft подготовила специальный раздел справки. В справке перечислены все команды меню и кнопки на панелях инструментов и тут же приведены соответствия в новом интерфейсе.

Таким образом мы предлагаем использовать Microsoft Office 2007, т.к. программа модернизирована, в нем больше функций, он облегчает работу секретаря.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Информационное обеспечение АРМ ориентируется на конкретную привычную для пользователя, предметную область. Обработка документов должна предполагать такую структуризацию информации, которая позволяет осуществлять необходимое манипулирование различными структурами, удобную и быструю корректировку данных в массивах.

Поставленные задачи в данной курсовой были раскрыты в полном объеме.

1. Мы определили цели и задачи информационного обеспеченя АРМ секретаря.

2. Были приведены примеры современных многофункциональных устройств, которые используются в организации. Также мы указали положительные и отрицательные стороны при использовании.

3. Был проведен анализ оргтехники, который используется в ЗАО «ПОЛАД». Анализ показал, какими видами оргтехники пользуется секретарь и какие виды оргтехники необходимы при организации работы.

4. Также мы проанализировали, дали общую характеристику, использования системы «ЕВФРАТ-Документооборот», указали плюсы использования этой системы.

С помощью системы электронного документооборота можно наладить систему оповещения. Система «ЕВФРАТ-Документооборот», разработанная компанией Cognitive Technologies - комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации.

5. Ввели предложения по улучшению автоматизации рабочего места секретаря ЗАО «ПОЛАД».

• Мы предлагаем сделать обязательным прикрепление полнотекстовой электронной версии для регистрируемых документов к их РКК. Это позволит использовать СЭД «ЕВФРАТ-Документооборот» как базу данных, или информационно-поисковую систему.

• Заменить Microsoft Office 2003, на гораздо удобный в использование Microsoft Office 2007 года.

Практический опыт использования АРМ как одного из элементов распределенных систем управления позволяет выделить следующие требования к эффективно и полноценно функционирующему автоматизированному рабочему месту:

— своевременное удовлетворение информационных потребности пользователя;

— минимальное время ответа на запросы пользователя;

— адаптация к уровню подготовки пользователя и специфике выполняемых им функций;

— возможность быстрого обучения пользователя основным приемам работы;

— надежность и простота обслуживания;

— дружественный интерфейс;

—возможность работы в составе вычислительной сети.

Из перечисленного можно сделать вывод, что благодаря автоматизации рабочего места секретаря увеличивается эффективность и производительность труда.

CПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Источники

Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ) // Собрание законодательства РФ. - 2009. - № 4. - ст. 445

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (принят ГД ФС РФ 08.07.2006) (в ред. Федеральных законов от 27.07.2010 №227-ФЗ,от 06.04.2011 № 65-ФЗ)// Собрание законодательства РФ. - 2006. - №31 (1 ч.). - ст. 3448

Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (принят ГД ФС РФ 13.12.2001) (в ред. Федерального закона от 08.11.2007 № 258-ФЗ) // Собрание законодательства РФ. - 2002. - № 2. - ст. 127.

Литература

Автоматизированные информационные технологии в экономике / Под ред. Р.А. Титоренко. М: ЮНИТИ, 2009. - 480с.

Абашин В.Г.Правильный подбор оргтехники - залог эффективной работы / В.Г. Абашин // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2005. -№ 3 - С.54-62.

Аппак М. А. Автоматизированные рабочие места на основе персональных ЭВМ. - М.: Наука,2005.- 176с.

Афанасьева Л.П. Архивное дело, применение автоматизированных технологий в области учета и обеспечения сохранности документов в архиве./ Л.П. Афанасьева // Делопроизводство. - 2005. - №2. - С. 88-89.

Белая Т.Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АСДОУ/ Т.Р. Белая // Делопроизводство. - 2007. - №3. - С. 40-48.

Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления - М.: Информационно-издательский дом «Филинъ», 2005. - 424с.

Годин В.В. Информационное обеспечение управленческой деятельности. - М.: Высш. шк., 2011. - 240с.

Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов/ В.В. Галахов и др.; под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. - М.: ТК Велби, 2007. - 456 с.

Егоров А. Автоматизация управления предприятием - эволюция или революция? // ПК. - 2010. - № 2. - С.33

Елизаветина Т., Денисова М. Делопроизводство на компьютере. - Спб.: ПИТЕР, 2008. - 300с.

Кантарь И. Л. Автоматизированные рабочие места управленческого аппарата. - М.: Наука, 2005. - 320 с.

Кузнецов, С. Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами в офисе / С. Л. Кузнецов // Секретарское дело. - 2005. - №10. - С. 20-23.

Корнеев И. К., Пшенко А. В., Машурцев В. А. Управление документами: Учебное пособие. - «ИНФРА-М», 2010. - 304 с.

Кузнецов С.Л.Автоматизация работы с документами. Новая техника для офиса // Делопроизводство. - 2004. - №1. - С. 53

Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т. В. Кузнецова.- 5-е изд., испр. и доп. - М. : Управление персоналом, 2007. - 528 с.

Кузнецов, С. Л. Новый стандарт в области ДОУ / С. Л. Кузнецов // Делопроизводство. - 2007. - №3. - С. 35-39.

Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело. - 2006. - №1. - С.3-5.

Максимович Г.Ю. Современные универсальные информационные технологии - основа совершенствования документационного обеспечения управления / Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. - 2005. - № 2. - С. 23-27.

Пантелеймонова А.В. Компьютер - не печатная машинка для секретаря / А.В. Пантелеймонова, Е.И. Шамарина // Секретарское дело. - 2005. - № 11. - С.36-39.

Петров В.Н. Информационные системы. - Спб.: Питер, 2008. - 423с.

Савельев А.М. Выбор системы автоматизации делопроизводства и документооборота // Делопроизводство и документооборот предприятия. - 2004. - № 4 - С.55-58.

Таким образом, информационное обеспечение управленчес­кой деятельности осуществляется на основе информационной системы организации путем использования недокументированной и документированной информации с помощью специальных тех­нологий сбора, передачи, хранения, обработки и представления этой информации (рис. 2)⁶.

1 Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (принят ГД ФС РФ 08.07.2006) // Собрание законодательства РФ. 2006. N 31 (1 ч.). ст. 3448

2 Автоматизированные информационные технологии в экономике / Под ред. Р.А. Титоренко. М, 2009. 480с.

3 Годин В.В. Информационное обеспечение управленческой деятельности. М, 2011. 240с.

4 Петров В.Н. Информационные системы. СПб: Питер, 2008. 423с.

5 Егоров А. Автоматизация управления предприятием - эволюция или революция? // ПК. 2010. № 2. С.33

6 Годин В.В. Информационное обеспечение управленческой деятельности. М, 2011. С.19