Глава 2 автоматизированное рабочее место секретаря зао «полад»

2.1. Краткая история зао «полад»

История ЗАО «ПОЛАД» началась в 1991 году. Изначально это был кооператив по изготовлению маслоотражающих колпачков и специальных запасных частей для технологического оборудования.

С 1992 г. ЗАО «ПОЛАД» осуществляет продажи автомобилей ВАЗ. В 1995г. фирма «ПОЛАД» становится официальным дилером АО «АВТОВАЗ» по продаже автомобилей. ВАЗ и запасных частей и выполняет для АО «АВТОВАЗ» закупку и поставку продукции.

В конце 1996-1997 гг. приобретен завод "ПолимерСтройМатериалы", г.Отрадный. В 1997 году был выкуплен контрольный пакет акций. Завод производит обои, линолеум, пленку ПВХ, мастики и пластизоли, освоен выпуск продукции для автомобилей ВАЗ, осуществляются поставки продукции на конвейер АО "АВТОВАЗ".

В настоящее время ЗАО «ПОЛАД»- это большой производственный холдинг, в который входят такие предприятия как ОАО «Комбинат Полимереростройматериалы», завод имени Фрунзе», ЗАО «Автополимер», собственные производства, такие как цех пластмасс и производство штампованных деталей.

Современное ЗАО «ПОЛАД»- это крупная торговая компания, которая реализует автомобили ВАЗ, запасные части, строительные материалы.

ЗАО «ПОЛАД» имеет собственную траспортную сеть и станцию технического обслуживания. Также ЗАО «ПОЛАД» предоставляет услуги в сфере производства, которые включают такие направления как изготовление специальных запасных частей, ремонт и модернизация оборудования, поставка всевозможного инструмента и оборудования и др.

ЗАО «ПОЛАД» специализируется на выпуске самой разнообразной продукции, от автомобильного до оборонного назначения, а также оказывают такие виды услуг, как техническая чистка, пуско-наладка, модернизация оборудования, строительство, услуги СТО и многие другие.

Общая численность сотрудников холдинга превышает 3 тысячи человек.

2.3. Анализ системы электронного документооборота «ЕВФРАТ- Документооборот» в ЗАО «ПОЛАД»

Для организации документационного обеспечения управления в ЗАО «ПОЛАД» используется система «ЕВФРАТ-Документооборот», автором которой является компания Cognitive Technologies.

Секретарь имеет свой логин и пароль, которые указывает при входе в систему . Это позволяет минимизировать вероятность несанкционированного доступа посторонних лиц.

При загрузке системы вся необходимая информация предоставляется секретарю в главном окне . Общие папки — номенклатура дел организации — настраиваются администратором системы или пользователем, имеющим права администратора документооборота. Личные папки предназначены для использования только на рабочем месте секретаря ЗАО «ПОЛАД» и позволяют обеспечить удобную работу с необходимой информацией.

В рамках работы по документу в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» возможно создание любого количества поручений и согласований. При задании нескольких поручений и согласований по документу создается маршрут (бизнес-процесс) прохождения документа по организации. Возможно построение иерархической цепочки выполнения поручения, например, руководитель подразделения, назначенный ответственным исполнителем задания, может создать подпоручение своему подчиненному с обеспечением контроля хода исполнения этого подпоручения.

Возможность использовать в системе электронную цифровую подпись (ЭЦП) позволяет согласовывать и утверждать документы на должном уровне безопасности, так как ЭЦП позволяет заменить печать и подпись, гарантируя авторство документа после его подписания.

В системе «ЕВФРАТ-Документооборот» предусмотрены РКК (регистрационно-контрольные карточки) документов, предназначены для учета различных типов документов. Секретарь ЗАО «ПОЛАД» в процессе регистрации использует следующие РКК:

- входящие документы;

- исходящие документы;

-внутренние документы;

-договоры;

-служебная записка;

-приказы по личному составу;

-трудовые договора.

В целом, говоря о регистрации документов в ЗАО «ПОЛАД» с использованием автоматизированной технологии, необходимо отметить, что система «ЕВФРАТ-Документооборот» обладает рядом функциональных особенностей, которые значительно упрощают регистрацию и работу с электронными документами. Например:

• Автоматическая генерация номера и текущей аты;

• Подстановка значений из словарей, справочников, классификаторов;

• Подстановка даты из календаря;

• Использование уникальной технологии Drag&Recog (перетащи и распознай);

• Контроль заполнения полей РКК;

• Контроль дублирования документов.

Кроме того, система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет регистрировать документы, полученные по электронной почте.

Регистрируемы документы распределяются по потокам, например, входящий, внутренний, исходящий. Секретарь ЗАО «ПОЛАД» имеет возможность с помощью системного администратора фирмы корректировать их (создавать, удалять, давать название, регулировать текущее значение счетчиков). При необходимости возможна модификация РКК потоков или создание новых типов потоков. Для этого в стандартную поставку программы входит модуль « Дизайнер форм».

Контроль за исполнением поручений в ЗАО «ПОЛАД» производится также с использованием автоматизированной технологии, а именно системы «ЕВФРАТ-Документооборот», ход контроля отражается в закладке «Контроль».

Такая функция системы «ЕВФРАТ-Документооборот», как контроль за исполнением документов. Позволяет автоматически контролировать сроки исполнения документов, поручений и согласований по нему и формировать отчеты о ходе их исполнения. Постановка документа на контроль - это формирование поручения конкретному сотруднику организации или группе сотрудников с указанием ответственных исполнений и сроков исполнения документа. Данная система уведомлений и напоминаний помогает секретарю

ЗАО «ПОЛАД» оперативно получать информацию о текущем состоянии дел (работ по документам, выполнении поручений).

Результатом исполнения документа в ЗАО «ПОЛАД» с использованием автоматизированной технологии является отчет об исполнении (информация по исполнению документа и результаты, полученные в процессе исполнения документа). Система «ЕВФРАТ-Документооборот» предоставляет возможность отправки промежуточного и окончательного отчета по поручениям контролеру, который при необходимости может отправить документ на доработку.

Кроме этого, система позволяет визуально контролировать статус того или иного поручения - выполнено в срок,- выполнено с нарушением срока, не выполнено, просрочено.