- •Министерство сельского хозяйства российской федерации Алтайский государственный аграрный университет Культура речи
- •Предисловие
- •Введение. Характеристика понятия «культура речи»
- •1.2. Общая характеристика орфоэпических норм русского литературного языка
- •1.3. Лексические нормы русского языка (правильность словоупотребления)
- •Речевая недостаточность и речевая избыточность в тексте
- •1.4. Общая характеристика морфологических норм. Наиболее трудные случаи грамматики
- •1.5. Культура речи и основы стилистики Стилистическая окраска слов
- •Лексическая стилистика Смысловая точность речи. Выбор слова
- •Основные вопросы грамматической стилистики. Стилистическое использование форм имен существительных
- •3. Варианты окончаний предложного падежа единственного числа существительных мужского рода.
- •4. Варианты окончаний именительного падежа множественного числа существительных мужского рода.
- •5. Варианты окончаний родительного падежа множественного числа.
- •6. Варианты окончаний творительного падежа множественного числа.
- •Стилистическое значение порядка слов в предложении
- •Функциональные стили русского языка
- •Научный стиль
- •Официально-деловой стиль
- •Публицистический стиль
- •Литературно-художественный стиль
- •Ошибки, связанные с нарушением стилистических норм ι. Неоправданное использование книжных слов в письменной речи
- •Ιι. Неоправданное использование в письменной речи разговорных и просторечных слов
- •Ιιι. Употребление историзмов и архаизмов
- •Ιυ. Употребление неологизмов
- •Υ. Фразеологизмы. Стилистические ошибки, связанные с их употреблением
- •Υι. Канцеляризмы и речевые штампы. Ошибки, связанные с их употреблением
- •Υιι. Лексика, имеющая ограниченную сферу употребления. Диалектизмы
- •Профессионализмы. Стилистические ошибки, связанные с их употреблением
- •Υιιι. Смысловые единицы речи. Синонимы, стилистические ошибки, связанные с их употреблением.
- •Антонимы, стилистические ошибки, связанные с их употреблением
- •Омонимы, стилистические ошибки, связанные с их употреблением
- •Паронимы, стилистические ошибки, связанные с их употреблением
- •2. Активные процессы в современном русском языке Современная речевая практика и иноязычная лексика
- •3. Этикетные нормы речевой культуры
- •3.1. Понятие о речевом этикете
- •Обращение к незнакомому
- •3.2. Этика делового общения. Основы делового этикета
- •I. Приветствие
- •II. Обращение
- •III. Расстояние между собеседниками. Объем пространства общения
- •IV. Представление
- •V. Этикет руководителя
- •3.3. Ведение делового телефонного разговора
- •Правила ведения делового телефонного разговора, когда звонят вам
- •Телефонограмма
- •Правила ведения делового телефонного разговора, когда звоните вы
- •3.4. Деловая риторика. Подготовка и проведение деловых бесед Виды деловых бесед
- •Основные правила подготовки и проведения разговора
- •4. Основы классической риторики. Подготовка и произнесение публичной речи
- •4.1. Инвенция
- •Выбор темы речи
- •Формирование авторской позиции
- •Определение целей выступления
- •4.2. Диспозиция
- •Композиционное построение речи
- •1. Вступление
- •2. Основная часть
- •3. Заключение
- •4.3. Элокуция
- •4.4. Мемориа
- •4.5. Акцио
- •4.6. Вспомогательные материалы к разделу "Основы классической риторики" і. Схема «Подготовка выступления»
- •1. Определение значения темы и постановка цели выступления:
- •2. Составление плана выступления:
- •3. Отбор (подбор) материала для выступления:
- •4. Написание текста выступления:
- •Іі. Основные правила аргументации в устном выступлении
- •Ііі. Приемы привлечения и удержания внимания в устном выступлении
- •5. Официально-деловая письменная речь
- •5. 1. Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи
- •5.2. Тре6бования к оформлению реквизитов документов
- •5.3. Типы документов
- •5.4. Структура и содержание служебных документов
- •Документы, входящие в систему распорядительной документации
- •5.5. Унификация языка деловых бумаг
- •Пример текста-трафарета справка
- •5.6. Требования к языку и стилю документов
- •Пример письма, содержащего ответ на запрос
- •Речевой этикет в документе
- •6. Научный текст. Структурные элементы научного письменного текста и их языковое оформление.
- •6.1. Язык и стиль научного текста
- •6.2. Композиция научного письменного текста
- •6. 3. Оформление цитатного материала Общие требования к цитируемому материалу
- •Основные правила оформления цитат
- •6.4. Оформление справочно-библиографического аппарата научного произведения Элементы библиографического описания
- •Условные разделительные знаки. Последовательность расположения
- •Примеры библиографического описания для списка и ссылок
- •1. Многотомные издания.
- •2. Однотомные издания.
- •6. 5. Оформление библиографических ссылок
- •7. Практикум Правильность как качество грамотной речи. Нормативный аспект культуры речи
- •Функционально-стилевая принадлежность слова. Основы стилистики. Стилистическое редактирование текста.
- •Этика речевого общения. Деловой этикет
- •Практикум по деловой риторике
- •Практические задания к теме: Основы ораторского искусства
- •1. Примерные темы для информационной речи
- •1. План агитационной речи
- •Практические задания к теме: Официально-деловая письменная речь
- •30 Августа 1978 г.
- •Практические задания к теме: Научный текст. Структурные элементы научного письменного текста и их языковое оформление
- •Передача информативного содержания текста при помощи его описания с включением оценки
- •Темы рефератов и контрольных работ по курсу
- •Литература
- •Содержание
- •656099, Г. Барнаул, пр. Красноармейский, 98
3.3. Ведение делового телефонного разговора
Переговорить с партнером или клиентом удается далеко не всегда. Поэтому очень часто нам приходится обращаться к телефону. Подсчитано, что деловые люди тратят на телефонные переговоры от четырех до двадцати пяти процентов своего рабочего времени. Благодаря телефону повышается оперативность решения огромного количества вопросов, отпадает необходимость посылать письма, телеграммы или ехать в другое учреждение. Телефонная связь обеспечивает непрерывный двусторонний обмен информацией на любом расстоянии. По телефону проводятся переговоры, отдаются распоряжения, излагаются просьбы, даются консультации, наводятся справки, и часто первым шагом по пути заключения договора является именно телефонный разговор.
При эффективном использовании телефон становится важнейшим компонентом создания имиджа фирмы. Именно от приема, который будет оказан потенциальному партнеру на другом конце провода, от того, как сложится предварительный разговор, во многом зависит, не станет ли он последним. От умения сотрудников фирмы вести телефонные переговоры в конечном счете зависит ее репутация (как в мире бизнеса, так и среди широких кругов потребителей), а также размах ее деловых операций.
Существуют правила делового телефонного разговора. Они охватывают как обычный телефонный этикет, так и особенности делового администрирования.
Правила ведения делового телефонного разговора, когда звонят вам
Если раздался телефонный звонок, рационально снимать трубку при любом звонке. Можно, конечно, и не снимать трубку, если вы сохраняете работоспособность под телефонные трели. Но при этом нужно иметь в виду, что с каждым получасом звонки будут раздаваться все чаще: накапливается число необслуженных абонентов, которые вынуждены звонить повторно, в третий и четвертый раз. Кроме того, никогда нельзя знать заранее, какой именно звонок принесет ценную информацию или выгодный контракт.
Снимать трубку лучше всего после первого звонка. Вполне допустимо снять трубку после второго или третьего звонка. Если у вас посетитель, вам хватит времени закончить фразу и, сказав собеседнику "Извините", снять трубку. Итак, во всех случаях, когда звонит телефон, рекомендуется снимать трубку, не выжидая, в течение промежутка времени от окончания первого до начала четвертого звонка.
Связисты не рекомендуют снимать трубку во время звонка по чисто техническим причинам: в некоторых электроцепях возрастает величина тока, что может привести к повреждению.
Иногда в трубке бывает плохая слышимость. Но это не означает, что нужно повышать голос. Мнение о том, что если я плохо слышу собеседника, то и он плохо слышит меня и, значит, надо говорить громче, является ошибочным. Поэтому в случае плохой слышимости надо не повышать голос самому, а попросить того, кто вам звонит, говорить громче и спросить при этом, как он слышит вас.
Самые распространенные варианты первого слова, произносимого в снятую телефонную трубку, – это "Да"; "Алло"; "Слушаю". Эти слова по своей информативности одинаковы и безличны, поэтому никак не характеризуют того, кто снимает телефонную трубку.
Отзывы "Да"; "Алло"; "Слушаю" можно назвать нейтральными, поскольку они не несут информации о том, кто именно снял трубку и в какой организации или фирме. Поэтому в деловом общении следует отказаться от нейтральных отзывов и заменить их информативными. Сняв трубку, нужно сразу же назвать свое учреждение (а по внутреннему телефону структурное подразделение: отдел, редакция, бухгалтерия и т. п.), а также свою фамилию.
Таким образом, отвечая на звонок, нужно всегда представляться. Люди хотят знать, с кем они разговаривают. Это, кроме того, создает обстановку доверительности и помогает лучше понять собеседника.
Отвечая на телефонный звонок, нельзя давать выхода своим отрицательным эмоциям (например, если абонент ошибся при наборе номера или, опять – в который раз – просят отсутствующего на месте коллегу). В последнем случае оптимальный ответ может быть примерно таким: "Его нет, будет тогда-то. Может быть, ему что-то передать?" Нельзя превращать разговор в допрос, задавая вопросы типа: "С кем я разговариваю?" или "Что вам нужно?" Надо следить за своей дикцией (не чмокать и т.п.) Также следует избегать привычки зажимать микрофон рукой, чтобы что-то сказать коллегам – клиент может услышать.
Когда к телефону просят вашего коллегу, сидящего за соседним столом, вы можете ответить на просьбу: "Сейчас" или "Одну минуту", после чего пригласите сослуживца к аппарату.
Если ваш партнер или клиент высказывает по телефону жалобу, не говорите ему: "Это не моя ошибка"; "Я этим не занимаюсь"; "Наши товары никогда не выходят из строя"; и т. д. Если вы так скажете, это может отрицательно сказаться на репутации вашей фирмы и не поможет клиенту в решении его проблем. Поэтому дайте ему выговориться до конца; выразите ему сочувствие, а если виноваты вы, извинитесь; запишите его имя и телефон, номер заказа или другие данные. Если вы обещали ему перезвонить, сделайте это как можно скорее, даже если вам не удалось решить проблему к назначенному сроку.
Запомните: когда проблема окончательно решена, клиент, как правило, чувствует себя вашим должником. А это можно использовать в дальнейшем для деловых контактов и расширения бизнеса.
Когда приходит время заканчивать телефонный разговор и прощаться, следуют правилу: кто первый начал разговор, т. е. кто позвонил, тот и должен его заканчивать. Поэтому лицу, которому позвонили, не следует проявлять нетерпение и всячески "закруглять" разговор. Это дурной тон. Вы начинаете прощаться, а человек, говорящий с вами, возможно, еще не все узнал или не все уяснил. Как надо прощаться с собеседником? Можно привести два совета. Первый: поблагодарите еще раз собеседника, если он поздравил вас с чем-то или сообщил приятные сведения. Второй совет: если считаете нужным, заверьте собеседника, что вы всегда рады его звонку и личной встрече, или просто попрощайтесь и пожелайте всего хорошего.
Существуют выражения, которых следует избегать при телефонных разговорах, чтобы о фирме не сложилось превратного представления. К ним, в частности, относятся:
1. "Я не знаю". Никакой другой ответ не может подорвать доверие к вашей фирме столь быстро и основательно. Прежде всего, ваша работа заключается в том, чтобы знать – именно поэтому вы занимаете свое место. Если же вы не в состоянии дать ответ вашему собеседнику, лучше сказать: "Разрешите, я уточню это для вас".
2. "Мы не можем этого сделать". Вместо отказа "с порога" предложите, например, подождать, прежде чем вы поймете, чем можете оказаться полезными, и попытайтесь найти альтернативное решение. Рекомендуется всегда в первую очередь сосредоточиваться, что вы можете сделать, а не на обратном.
3. "Вы должны...". Серьезная ошибка. Ваш клиент вам ничего не должен. Формулировка должна быть гораздо мягче: "Для вас имеет смысл..." или "Лучше всего было бы...".
4. "Подождите секунду, я скоро вернусь". Можно ли успеть управиться со своими делами за "секунду"? Вряд ли. Скажите вашему собеседнику что-то более похожее на правду: "Для того чтобы найти нужную информацию, может потребоваться две-три минуты. Можете подождать?" (или, при возможности, попросите перезвонить).
5. "Нет", произнесенное в начале предложения, невольно приводит к тому, что путь к позитивному решению проблемы усложняется. Универсальных рецептов, чтобы избавиться от "отрицательного уклонения", безусловно, не существует. Каждую фразу, содержащую несогласие с собеседником, следует тщательно обдумывать. Например, для отказа клиенту, требующему денежного возмещения за некачественный товар, подходит объяснение типа: "Мы не в состоянии выплатить вам компенсацию, но готовы заменить вашу покупку".
Как показывает практика, даже при беглом знакомстве с теорией телефонных переговоров значительно улучшается работа служащих и одновременно повышается уровень удовлетворенности собственной работой – с вежливыми людьми приятно разговаривать. Проверить же, как сотрудники вашей фирмы усвоили уроки телефонного этикета, очень просто – достаточно позвонить в офис и представиться клиентом.
В отдельных случаях при телефонном общении используются телефонограммы. Телефонограмма, как правило, содержит информацию, по объему не превышающую 50 слов. Если разговор по телефону – это диалог, не ограниченный по времени, то телефонограмма – это письменная фиксация монолога, регламентированная временем.
Обязательными реквизитами телефонограмм является наименование учреждения (фирмы) адресанта и адресата, реквизиты "от кого" "кому" с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц, номера, даты и времени передачи и приема телефонограммы, фамилии передавшего и принявшего телефонограмму, номеров телефонов, текст и подпись.
Телефонограмма должна иметь заголовок. Он составляется как для служебного письма, т.е. должен начинаться с существительного в предложном падеже с предлогом "о" или "об", например: "Об изменении времени заседания редколлегии", "О прибытии участников семинара".
Телефонограммы пишутся телеграфным стилем, т.е. кратко, ясно, точно, однозначно, простыми предложениями.
Чтобы упорядочить фиксацию передаваемых и принимаемых телефонограмм и устранить возможную неточность из-за небрежности записи, рекомендуется иметь под рукой чистые бланки примерно такой формы: