- •Министерство сельского хозяйства российской федерации Алтайский государственный аграрный университет Культура речи
- •Предисловие
- •Введение. Характеристика понятия «культура речи»
- •1.2. Общая характеристика орфоэпических норм русского литературного языка
- •1.3. Лексические нормы русского языка (правильность словоупотребления)
- •Речевая недостаточность и речевая избыточность в тексте
- •1.4. Общая характеристика морфологических норм. Наиболее трудные случаи грамматики
- •1.5. Культура речи и основы стилистики Стилистическая окраска слов
- •Лексическая стилистика Смысловая точность речи. Выбор слова
- •Основные вопросы грамматической стилистики. Стилистическое использование форм имен существительных
- •3. Варианты окончаний предложного падежа единственного числа существительных мужского рода.
- •4. Варианты окончаний именительного падежа множественного числа существительных мужского рода.
- •5. Варианты окончаний родительного падежа множественного числа.
- •6. Варианты окончаний творительного падежа множественного числа.
- •Стилистическое значение порядка слов в предложении
- •Функциональные стили русского языка
- •Научный стиль
- •Официально-деловой стиль
- •Публицистический стиль
- •Литературно-художественный стиль
- •Ошибки, связанные с нарушением стилистических норм ι. Неоправданное использование книжных слов в письменной речи
- •Ιι. Неоправданное использование в письменной речи разговорных и просторечных слов
- •Ιιι. Употребление историзмов и архаизмов
- •Ιυ. Употребление неологизмов
- •Υ. Фразеологизмы. Стилистические ошибки, связанные с их употреблением
- •Υι. Канцеляризмы и речевые штампы. Ошибки, связанные с их употреблением
- •Υιι. Лексика, имеющая ограниченную сферу употребления. Диалектизмы
- •Профессионализмы. Стилистические ошибки, связанные с их употреблением
- •Υιιι. Смысловые единицы речи. Синонимы, стилистические ошибки, связанные с их употреблением.
- •Антонимы, стилистические ошибки, связанные с их употреблением
- •Омонимы, стилистические ошибки, связанные с их употреблением
- •Паронимы, стилистические ошибки, связанные с их употреблением
- •2. Активные процессы в современном русском языке Современная речевая практика и иноязычная лексика
- •3. Этикетные нормы речевой культуры
- •3.1. Понятие о речевом этикете
- •Обращение к незнакомому
- •3.2. Этика делового общения. Основы делового этикета
- •I. Приветствие
- •II. Обращение
- •III. Расстояние между собеседниками. Объем пространства общения
- •IV. Представление
- •V. Этикет руководителя
- •3.3. Ведение делового телефонного разговора
- •Правила ведения делового телефонного разговора, когда звонят вам
- •Телефонограмма
- •Правила ведения делового телефонного разговора, когда звоните вы
- •3.4. Деловая риторика. Подготовка и проведение деловых бесед Виды деловых бесед
- •Основные правила подготовки и проведения разговора
- •4. Основы классической риторики. Подготовка и произнесение публичной речи
- •4.1. Инвенция
- •Выбор темы речи
- •Формирование авторской позиции
- •Определение целей выступления
- •4.2. Диспозиция
- •Композиционное построение речи
- •1. Вступление
- •2. Основная часть
- •3. Заключение
- •4.3. Элокуция
- •4.4. Мемориа
- •4.5. Акцио
- •4.6. Вспомогательные материалы к разделу "Основы классической риторики" і. Схема «Подготовка выступления»
- •1. Определение значения темы и постановка цели выступления:
- •2. Составление плана выступления:
- •3. Отбор (подбор) материала для выступления:
- •4. Написание текста выступления:
- •Іі. Основные правила аргументации в устном выступлении
- •Ііі. Приемы привлечения и удержания внимания в устном выступлении
- •5. Официально-деловая письменная речь
- •5. 1. Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи
- •5.2. Тре6бования к оформлению реквизитов документов
- •5.3. Типы документов
- •5.4. Структура и содержание служебных документов
- •Документы, входящие в систему распорядительной документации
- •5.5. Унификация языка деловых бумаг
- •Пример текста-трафарета справка
- •5.6. Требования к языку и стилю документов
- •Пример письма, содержащего ответ на запрос
- •Речевой этикет в документе
- •6. Научный текст. Структурные элементы научного письменного текста и их языковое оформление.
- •6.1. Язык и стиль научного текста
- •6.2. Композиция научного письменного текста
- •6. 3. Оформление цитатного материала Общие требования к цитируемому материалу
- •Основные правила оформления цитат
- •6.4. Оформление справочно-библиографического аппарата научного произведения Элементы библиографического описания
- •Условные разделительные знаки. Последовательность расположения
- •Примеры библиографического описания для списка и ссылок
- •1. Многотомные издания.
- •2. Однотомные издания.
- •6. 5. Оформление библиографических ссылок
- •7. Практикум Правильность как качество грамотной речи. Нормативный аспект культуры речи
- •Функционально-стилевая принадлежность слова. Основы стилистики. Стилистическое редактирование текста.
- •Этика речевого общения. Деловой этикет
- •Практикум по деловой риторике
- •Практические задания к теме: Основы ораторского искусства
- •1. Примерные темы для информационной речи
- •1. План агитационной речи
- •Практические задания к теме: Официально-деловая письменная речь
- •30 Августа 1978 г.
- •Практические задания к теме: Научный текст. Структурные элементы научного письменного текста и их языковое оформление
- •Передача информативного содержания текста при помощи его описания с включением оценки
- •Темы рефератов и контрольных работ по курсу
- •Литература
- •Содержание
- •656099, Г. Барнаул, пр. Красноармейский, 98
5.2. Тре6бования к оформлению реквизитов документов
Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Именно реквизиты обеспечивают фактологическую достоверность и узнаваемость официальных бумаг.
Состав реквизитов документов, принятый в Российской Федерации, определен ГОСТом 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Требования к оформлению реквизитов, изложенные в ГОСТе, распространяются на все типы документов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Их состав зависит от назначения документа.
Совокупность реквизитов документа называют формуляром.
Рассмотрим требования к содержанию и оформлению основных реквизитов документов.
Государственный герб Российской Федерации. Право использования организациями изображения герба определяется распорядительными документами высших органов государственной власти и управления.
Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора.
Эмблема организации – условное графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. Эмблема может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы либо рисунка, отражающего главное направление деятельности. Обычно эмблема располагается слева от наименования организации-отправителя. Эмблему нельзя размещать на бланке, если на нем воспроизведен герб.
Код организации-автора документа проставляется по Общегосударственному классификатору «Предприятия и организации» (ОКПО).
Код документа указывают по Общегосударственному классификатору «Унифицированные документы» (ОКУД). Код для писем по ОКУД – 0200200. Обычно коды печатают на бланке при его изготовлении.
Наименование организации-адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например: Российская академия наук (РАН); Ростовский государственный университет (РГУ). Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе.
Названия зарубежных фирм, компаний, концернов, банков, представленные буквенными аббревиатурами, в кавычки не заключают: ММБ, ООН, ЮНЕСКО.
Справочные данные об организации. Этот реквизит содержит сведения, важные для организации при информационных контактах. В него могут входить: почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов, телетайпа, электронной почты, код по ОКПО. Код по ОКУД, код автоматической телефонной связи и т.д. – коммуникативные данные, а также – номер счета в банке, наименование банка; фамилия и инициалы коммерческого директора – коммерческие данные. Все указанные сведения даются по усмотрению организации.
Почтовый адрес отправителя должен соответствовать почтовым правилам Министерства связи России.
Дата является обязательным реквизитом письма. Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. На бланках писем дата обычно располагается в левом верхнем углу.
Датой письма считается число его подписания. Элементы даты записываются арабскими цифрами в последовательности: число, месяц, год, например: 17.04.99 либо 14.12.1999, 01.04.2002.
В международных стандартах установлен цифровой способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число (2002.05.05, или 2002.11.05, или 99.06.14). Действующий ГОСТ допускает датирование в соответствии с международными стандартами, не оговаривая конкретные случаи.
Адресат. Реквизит «Адресат» рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату точно без неоправданных затрат труда.
Данный реквизит включает наименование и адрес получателя письма. Он располагается в верхней правой части бланка и может состоять из нескольких частей: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование должности, звание лица-получателя, фамилия и инициалы лица-получателя, почтовый адрес.
Наименование организации. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например: Акционерно-коммерческий банк «Прогресс», кредитный отдел.
Адрес. Установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях:
Наименование адресата (наименование организации для юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);
Название улицы, номер дома, номер квартиры;
Название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
Название области, края, автономного округа (области), республики;
Страна (Для международных почтовых отправлений);
Почтовый индекс.
Заголовок к тексту – реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку. Заголовок должен быть предельно кратким и емким. Он представляет собой словосочетание, формулирующее тему. Чаще всего заголовок начинается с предлогов «о», «об», однако для краткой формулировки темы могут использоваться и другие модели, например: Об организации выставки, О выделении аммиака из ФТП-200М.
Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: О подготовке проекта договора, Об организации института современных технологий управления.
Заголовок не должен превышать двух строк; точка в конце заголовка не ставится. Не рекомендуется употреблять в заголовке слова «касательно», «касается», а также писать «по делу», поскольку это выражение более уместно в юридической практике.
Заголовок в кавычки не выделяется, пишется с прописной буквы и располагается слева под реквизитом «Ссылка на регистрационный номер и дату документа».
Текст – основной реквизит документа, передающий его главное смысловое содержание – управленческое действие, решение. Текст состоит из двух частей.
Констатирующая часть включает указание причин, целей составления документа, а также изложение сути вопроса или предложения.
Во второй части формулируются предлагаемые или осуществляемые действия, излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст письма может состоять из одного или нескольких абзацев, соответствующих смысловым аспектам письма. Желательно, чтобы в письме рассматривался один вопрос.
Отметка о наличии приложения располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами:
-
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
-
Приложение: 1. Протокол собрания учредителей АООТ «Ижорские заводы» на 5 л. в 1 экз.
-
Проект плана поэтапного ввода системы информационного обеспечения производства на 2 л. в 1 экз.
Подпись. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Название учреждения в подписи не указывается, например:
Главный инженер (личная подпись) Е.Н. Графов.
Отметка об исполнителе. Данный реквизит размещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона, например: Васильев Виктор Иванович. 32-45-78.
Следует также отметить особенности оформления такого элемента письма, как постскриптум. Постскриптум не входит в перечень обязательных реквизитов документа, однако довольно часто используется составителями деловых писем. В дословном переводе с латинского языка это слово означает «приписка после подписи». В деловом письме постскриптум допустим в двух случаях:
1. Если есть необходимость довести до сведения адресата информацию, по каким-либо причинам не вошедшую в основной текст.
2. Если информация в основном тексте претерпела существенные изменения, искажающие реальное восприятие и оценку ситуации (либо поступила новая информация).
Сообщение, даваемое в виде постскриптума, обязательно предваряется пометой Постскриптум, реже П.С. или P.S. и может быть написано от руки. Оно заверяется повторной подписью, а в необходимых случаях указывается дата и время, когда была сделана приписка.
Как видно из приведенных выше правил оформления реквизитов документов, каждый реквизит выполняет определенную функцию и должен отвечать государственным стандартам по оформлению и расположению на листе (бланке). Соблюдение этих требований не только придает официальный статус деловой бумаге, но и упрощает процедуру обработки корреспонденции, облегчает восприятие служебной информации, поступающей по каналам письменной связи.