Структурирование бюджетной таблицы

Структура - это средство анализа данных, в котором детальные строки и столбцы объединяются в группы для подведения итогов. Детальные данные можно скрыть и оставить только итоговые строки и столбцы, содержащие, например, суммы и средние. Структура листа всегда единственна, при этом, структурирование выполняется как на листе целиком, так и на его выделенной части.

Структурирование может быть выполнено автоматически, если данные организованы следующим образом:

· Для создания итоговых строк и столбцов детальных данных используются формулы, например, СУММ.

· Итоговые ячейки формул расположены в согласованных направлениях. Итоговые строки находятся выше или ниже строк, содержащих относящиеся к ним детальные данные, и итоговые столбцы расположены слева или справа от подчиненных им столбцов.

Структуру можно создать самостоятельно, если строки или столбцы итоговых данных содержат значения вместо формул или расположение этих строк не согласовано.

У нас в таблице имеются два уровня группировки данных: квартальная и за полугодие. Мы создадим структуру вручную следующим образом:

1. Выделите ячейки В4 - D7.

2. Выполните команду Группировать из подменю Структура меню Данные. Появится диалоговое окно Группирование.

3. Щелкните кнопку Столбцы и затем ОК. Сверху таблицы появится кнопка открытой группировки "минус". Щелкните на нее и детальные данные закроются, кнопка "минус" превратится в "плюс" и на экране останутся данные за квартал и полугодие. Раскройте структуру.

4. Выделите ячейки В4 - Е7.

5. Выполните команду Группировать из подменю Структура меню Данные. Появится диалоговое окно Группирование.

6. Щелкните кнопку Столбцы и затем ОК. Сверху таблицы появится второй уровень открытой группировки "минус". Щелкните на нее и на экране останутся только данные за полугодие. Закрывать и раскрывать структуру можно и конками 1, 2, 3 в панели структур. Раскройте структуру.

7. Выделите ячейки В4 - В6.

8. Выполните команду Группировать из подменю Структура меню Данные. Появится диалоговое окно Группирование.

9. Щелкните кнопку Строки и затем ОК. Сбоку таблицы появится уровень открытой группировки "минус". Щелкните на нее и на экране останутся только данные о прибыли. Раскройте структуру.

10. Повторите действия 7 - 9 для ячеек В9 - В11. Структура готова.

Сохраните книгу.

Построение диаграммы

Диаграмму можно создать непосредственно на листе с вашей таблицей или на

новом соседнем листе, называемом листом диаграммы.

Для создания диаграммы на листе диаграммы выполните следующее:

1. Выделите ячейки А3 - D7 с названиями строк и столбцов. Названия будут использоваться как метки оси Х и как обозначения (легенды) серий данных.

2. Щелкните закладку Вставка. Появится первое диалоговое окно Диаграммы.

3. Выберите мышкой тип Гистограмма и вид Гистограмма с группировкой (1 ряд). Появится окно Конструктора диаграмм, в котором можно сменить диапазон, добавить и удалить ряды данных. Установите Ряды данных находятся в строках и щелкните.

4. Перейдите к закладке Макет (эта закладка доступна, если диаграмма выбрана). Появится окно параметров диаграммы. В группе Подписи введите название диаграммы " Бюджет 1 полугодия", название оси Х "месяц", а Y "руб."

5. В режиме Конструктора диаграмму можно переместить на отдельный лист. Этому листу дайте название "Диаграмма бюджета". Диаграмма создана.

6. Перетащите мышкой закладку листа с диаграммой в позицию после листа Бюджет.