1. 2. Создание, сохранение и открытие книг, таблиц, файлов
Для создания книги нужно выполнить команду Создать в меню Файл. Новая пустая книга создается посредством выбора вкладки Общие и двойного щелчка на значке «Книга». Для создания книги по шаблону необходимо выбрать вкладку Решения или вкладку со списком пользовательских шаблонов, а затем выбрать шаблон, по которому создается книга.
Для сохранения готовой таблицы нужно выбрать команду Сохранить (Сохранить как) в меню Файл и в диалоговом окне указать имя и путь сохраняемого файла. Расширение xls задается всем таблицам Excel. Если при сохранении требуется создание резервной копии, в том же диалоговом окне в меню Сервис=>Общие параметры необходимо установить флажок Всегда создавать резервную копию. Резервная копия создается с расширением .bak.
Для того чтобы открыть уже созданную книгу нужно выбрать команду Файл=>Открыть и в диалоговом окне найти нужный файл. Можно открыть файл на диске, просто дважды щелкнув на нем мышью.
1. 3. Ввод данных, форматирование ячеек, листа
Для ввода информации следует указать ячейку, в которую необходимо ввести данные, набрать эти данные и нажать клавишу ENTER или клавишу TAB.
В MS Excel текстом является любая последовательность, состоящая из цифр, пробелов и нецифровых символов. Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю.
Числа могут включать только следующие символы: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e. Стоящие перед числом знаки плюс (+) игнорируются, а запятая интерпретируется как разделитель десятичных разрядов. Все другие сочетания клавиш, состоящие из цифр и нецифровых символов, рассматриваются как текст. Перед рациональной дробью следует вводить 0 (нуль), чтобы избежать ее интерпретации как формата даты; например, нужно вводить 0 1/2. Перед отрицательным числом необходимо вводить знак минус (-) или заключать его в круглые скобки ( ). Формат числа, назначаемый ячейке, определяет способ просмотра числа на листе. Для интерпретации чисел как текста, необходимо назначить текстовый формат незаполненным ячейкам или в нужные ячейки при вводе помещать первым символом апостроф. Если числа уже введены, то нужно назначить ячейкам текстовый формат и, выделяя каждую ячейку, нажимать клавишу F2, а затем – клавишу ENTER, чтобы ввести заново данные.
Если несколько первых символов, вводимых в ячейку, совпадают с символами записи, ранее введенной в этом столбце, то недостающая часть набора будет произведена автоматически. В Microsoft Excel автоматический ввод производится только для тех записей, которые содержат текст или текст в сочетании с числами. Записи, полностью состоящие из чисел, дат или времени, необходимо вводить самостоятельно.
Для того чтобы сделать таблицу читаемой Excel предлагает многочисленные форматирующие функции, которые можно вызвать, выбрав команду Ячейки в меню Формат (см. рис. 2).
Рис. 2. Окно форматирования ячеек
Например, чтобы изменить выравнивание текста (данных), нужно выбрать вкладку Выравнивание и затем изменить необходимые параметры. Чтобы просмотреть весь текст, занимающий в ячейке несколько строк, следует установить флажок Переносить по словам на вкладке Выравнивание. Чтобы начать в ячейке новую строку необходимо нажать комбинацию клавиш ALT+ENTER. Для изменения размеров символов, начертания следует выбрать вкладку Шрифт. Числовые форматы позволяют изменять внешний вид чисел, включая даты и время, не изменяя внутреннее представление чисел.
Для разделения различных типов информации на листе можно обвести границы ячеек, затенить фон ячейки или затенить ячейки цветным узором.
Данные в столбце занимают, как правило, гораздо меньше места, чем нужно для подписи столбца. Чтобы не создавать неоправданно широкие столбцы или использовать сокращенные обозначения в подписях столбцов, можно повернуть текст и наложить границы, которые будут повернуты на тот же угол, что и текст.
Для быстрого форматирования ячеек применяют автоформаты и стили.