1.8. Создание диаграмм
Диаграммы являются наглядным средством представления данных и облегчают выполнение сравнений, выявление закономерностей и тенденций данных. Диаграмму можно создать на отдельном листе или поместить в качестве внедренного объекта на лист с данными. Диаграмма связана с данными, на основе которых она создана, и обновляется автоматически при изменении данных.
Чтобы создать диаграмму, необходимо, прежде всего, ввести данные для диаграммы на лист. Затем выделить введенные данные и воспользоваться мастером диаграмм для пошагового создания диаграммы с выбором типа и различных параметров диаграммы. Кроме того, можно создать диаграмму за один шаг без использования мастера диаграмм. При создании таким способом для диаграммы используются стандартные тип и параметры форматирования, которые позже можно изменить (см. рис. 6).
MS Excel создает значения оси на основе указанных данных, которые соответствует значениям ячеек диапазона на листе. Если не указано иное, в качестве числового формата для оси Excel использует формат верхней левой ячейки диапазона значений. В качестве имен оси категорий Excel использует заголовки столбцов или строк данных. Имеется возможность создать другие имена. Excel также использует заголовки столбцов или строк данных в качестве имен рядов данных. Имена рядов отображаются в легенде диаграммы. Маркеры данных одного цвета представляют один ряд данных. Каждый маркер соответствует одному значению данных листа. При остановке указателя над каким-либо элементом диаграммы появляется подсказка с названием элемента.
Рис. 6. Пример диаграммы, внедренной на рабочем листе
Внедренная диаграмма рассматривается как графический объект и сохраняется в качестве части листа, на котором она создана. Внедренные диаграммы следует использовать в случаях, когда требуется отобразить или напечатать одну или несколько диаграмм вместе с данными листа. Лист диаграммы – это отдельный лист в книге, имеющий собственное имя. Листы диаграмм следует использовать в случаях, когда требуется просмотреть или изменить большие сложные диаграммы отдельно от данных, или сохранить пространство экрана для работы с листом.
1.9. Консолидация данных
Консолидация данных позволяет формировать итоговые значения на отдельных листах, создавая связи между исходными данными и итоговыми ячейками. Существуют несколько способов консолидации. Наиболее распространенный из них – использование команды Консолидация. В этом случае следует выбрать лист, на котором будут консолидироваться данные, и присвоить ему имя. Затем выделить ячейку нового листа (например, А1) и в меню Данные выбрать команду Консолидация. Появится окно диалога, показанное на рис. 7.
Рис. 7. Окно диалога «Консолидация данных»
Далее необходимо: щелкнуть на ярлычке листа с исходными данными – MS Excel введет имя данного листа в поле Ссылка в окне диалога; щелкнуть на кнопке с красной стрелкой (в поле Ссылка) – диалоговое окно свернется; выделить ячейки с исходными данными – в окне диалога появятся абсолютные ссылки на эти ячейки; щелкнуть на кнопке с красной стрелкой – окно развернется; если в поле Функция не появилась функция Сумма, то выбрать её из списка. Если нужно осуществить другую операцию с исходными данными выбрать требуемую функцию из списка; в области Использовать в качестве имен установить флажок Значения левого столбца, чтобы значения левого столбце исходных данных стали именами данных создаваемого листа (MS Excel возвратится в этот момент к новому листу, где будут расположены консолидированные данные); установить флажок Создавать связи с исходными данными, чтобы связывать данные исходного листа с листом с консолидированными данными; щелкнуть на кнопке ОК.
MS Excel ввел в столбец А названия данных левого столбца, а в столбец С итоговые данные. Программа также вставила дополнительный столбец и изменила структуру листа.