19. Психотехнология ведения презентаций.

Презентация, то есть представление, подразумевает выступление перед аудиторией, изложение какой-либо информации, возможно, с показом наглядного материала. Цель этого действия - "донести" информацию до слушателя, научить чему-то, убедить в правильности или полезности, побудить воспользоваться этой информацией.

Первый этап – репетиция презентации.

Второй этап - представление подготовленной информации. Здесь нужно соблюсти три условия. Во-первых, подстроиться к собеседникам, во-вторых, завладеть вниманием аудитории, сказав нечто важное, значимое и интересующее (при хорошей подстройке это сделать легко, собеседники уже наполовину "ваши").

В-третьих, наблюдать за тем, как воспринимается информация, совпадает ли реакция с ожидаемой.  

Есть несколько способов повлиять на восприятие человеком информации. Надо определить, в какой модальности (зрительной, слуховой, кинестетической) информацию можно представить наилучшим образом. Зрительная модальность, по-видимому, является в большинстве случаев самым удачным вариантом. Зрительно можно представить себе одновременно большое количество информации, а это значит, что все сложные объекты (со множеством деталей), системы со сложными процессами и отношениями можно воспринимать целиком. У человека формируется мысленный зрительный образ, нечто вроде карты, на которую нанесено все, что он знает об этом предмете. Если эта карта большая, четкая и ясная, то ей удобно руководствоваться. Чтобы помочь человеку создать зрительный образ того, о чем вы говорите, воспользуйтесь такими приемами.

Попытайтесь очень точно описать то, как вы сами представляете предмет или событие, о котором говорите, используйте как можно более подробное описание, не бойтесь повторить то, что наиболее существенно. Задействуйте жестикуляцию: когда человек рассказывает о том, что он видит "мысленным взором", он начинает "рисовать" его в воздухе с помощью рук, и, как ни странно, собеседнику это часто помогает.

Создайте каркас, или скелет зрительного образа, то есть сначала проговорите только самое основное, сделав на этом ударение, чтобы создать простой, но очень четкий и прочный образ. После этого постепенно переходите к деталям, "нанизывая" их на каркас, дополняя и расширяя этот образ.

Дополните словесное описание рисунками, схемами, диаграммами. Это особенно полезно в тех случаях, когда ваш собеседник испытывает трудности с построением зрительного образа.

Создавая у собеседника образ, наблюдайте за тем, следует ли он за вашими словами: следит за вашими жестами и воспроизводит их, повторяет ваши описания, правильно истолковывает то, что изображено на рисунке. Если все идет как надо, поддерживайте и одобряйте его - соглашайтесь, подтверждайте его понимание, улыбайтесь. Добавляйте эмоциональную окраску, то есть говорите с воодушевлением, заинтересованно, особо выделяйте самые важные моменты. Проверьте результат, попросите собеседника резюмировать все услышанное от вас, чтобы он кратко пересказал содержание той внутренней картины, которая у него возникла, корректируйте эту картину с помощью наводящих вопросов, уточнений, комментариев. 

Есть общий закон, применимый к любым проектам, в том числе и в психологии общения: чем раньше произошла ошибка, тем, сильнее она влияет на весь проект и тем труднее возместить вред от нее. Презентация не является исключением.

Презентация опирается на вербальное, аудиальное и визуальное

обеспечение или сопровождение и должна соответствовать сцена­рию. Перед написанием сценария необходимо тщательно проана­лизировать аудиторию, ожидаемую на презентации. Ведущий пре­зентацию должен собрать аудиторию вместе, объединить людей одной идеей и не упускать их из виду.

Очень важно начать с определения приоритетов и первое, что необходимо сделать, — это точно сформулировать цель презента­ции.

Не будет преувеличением сказать, что самой главной целью пре­зентации является убеждение человека или группы людей:

— принять или пересмотреть свою позицию;

— принять или изменить мнение;

— предпринять или воздержаться от какого-либо действия или

решения.

Очень важно в конце каждого этапа презентации поддерживать обратную связь с аудиторией. Всякий раз, как поставлена точка в каком-то сообщении и ведущий дошел до паузы, полезно еще раз подумать о мышлении аудитории — какие вопросы возникли у нее в данный момент, как там у нее все отражается. Здесь полезны реп­лики типа: "Все хорошо, и все же нет ответа на мой вопрос...". Это помогает уберечь презентацию от превращения ее в непрерывный поток фактов, которые спустя какое-то время становится очень сложно воспринимать.

Окончание презентации так же важно, как и ее открытие. В про­цессе работы над завершением презентации необходимо возвра­титься к первоначальному предложению. Цель презентации обяза­тельно диктует ее окончание, которое обычно включает в себя сле­дующие моменты:

— краткое резюме важнейших фактов и аргументов и повтор ключевых видеофактов;

— рекомендации по стратегии поведения участников презентации;

— предложения относительно ближайших шагов, если рекомендации приняты, с конкретными сроками;

— описание вспомогательной литературы поданной проблеме, если таковая имеется;

— благодарность за внимание;

— предложение задавать вопросы.

Психологи полагают, чтобы презентация прошла успешно, ее с самого начала необходимо рассматривать в некоторой степени как знак благосклонности, оказываемой теми, кто приходит, тем, кто ^ее организовывает, проводит.

Успех презентации напрямую связан со способностью выступа­ющих поддерживать и удерживать внимание аудитории. Психологическими исследованиями установлено, что уровень внимания аудитории изменяется в течение 40-минутного периода. Сначала уровень высокий, затем, в первые 10 минут, снижается очень медленно, затем быстрее, пока не достигнет самого низкого уровня примерно через 30 минут. Затем он вновь начинает подниматься особенно в последние пять минут.

Из этого следует, что более короткий отрезок (минут 20—25) содержит наибольший процент внимания, хотя чрезмерное количество коротких разделов тоже снижает уровень внимания аудитории.

Исключительно важная роль на презентации принадлежит ведущему. Лучшими из них являются те люди, которые:

— ведут себя естественно;

— легки, изящны, дружелюбны и забавны;

— вовсе не производят впечатления, что они словно путами прикованы к маленьким клочкам бумаги с заранее написанным текстом;

— они говорят только для присутствующих и руководствуются их реакцией. Каждый гость презентации у таких ведущих убежден, что если для кого и говорит ведущий, так именно для него.

Пожалуй, первой задачей ведущего является объединение ауди­тории.

Ведущему важно иметь нюх на скуку. Как только установлен скучный момент, его необходимо нейтрализовать. Может быть, полезно вернуться к интересной информации, от которой раньше пришлось отказаться ввиду ее недостаточной важности.

Психологи утверждают, что перед самой демонстрацией внима­ние обостряется, так что между словами: "Хорошо, давайте попро­буем включить эту машину..." и действительным нажатием на вык­лючатель ведущий получает отличный момент, чтобы сказать что-то важное.

К числу эффективных способов расположить к себе слушателей и зрителей следует отнести:

—любое выражение искренних положительных чувств ведущим;

—какое-нибудь откровение ведущего о себе;

—возражение ведущего собственным доводам во время презентации.

Необходимо уметь сформулировать ключевую фразу, которую должны запомнить слушатели, когда презентация закончится.

Ведущему необходимо иметь в виду то обстоятельство, что ауди­тория, присутствующая на презентации, различается уровнем зна­ний. Это действительно одна из значимых проблем. Ведь надо все хорошо объяснить менее опытным, не нагнать скуку на специали­стов, не потакать наиболее сведущим в данном вопросе слушате­лям в ущерб всем остальным.