3.2. Требования к реквизитам служебных документов

В соответствии с разделом 2 ГОСТа Р6.30-2003 в состав реквизитов (реквизит - от лат. requisitum, т.е. требуемое, необходимое) документа входят следующие элементы.

1. Изображение Государственного герба РФ (01)*(57).

2. Изображение герба субъекта РФ (02).

3. Изображение эмблемы (логотипа) предприятия (изображение товарного знака или знака обслуживания) (03).

4. Указание на код предприятия (04).

5. Указание на основной государственный регистрационный номер предприятия (05) (введен в состав реквизитов впервые).

6. Указание на индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06) (введен в состав реквизитов впервые).

7. Указание на код формы документа (07).

8. Наименование предприятия (08).

9. Справочные данные о предприятии (09).

10. Наименование вида документа (10).

11. Дата документа (11).

12. Регистрационный номер документа (12).

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13).

14. Указание на место составления или издания документа (14).

15. Сведения об адресате (15).

16. Указание на гриф утверждения документа (16).

17. Резолюция (17).

18. Заголовок к тексту документа (18).

19. Отметка о постановке документа на контроль (19).

20. Текст документа (20).

21. Отметка о наличии у документа приложения (приложений) (21).

22. Подпись (лица-отправителя или лица-разработчика) (22).

23. Указание на гриф согласования документа (23).

24. Визы согласования документа (24).

25. Оттиск печати предприятия (25).

26. Отметка о заверении копии документа (26).

27. Отметка об исполнителе документа (27).

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28).

29. Отметка о поступлении документа на предприятие (29).

30. Идентификатор электронной копии документа (30).

Основные требования к оформлению реквизитов документов представлены в табл. 3.1.

Таблица 3.1

Основные требования к оформлению реквизитов документов

┌──────────────┬────────────┬──────────────────────────┬───────────────┐

│ Наименование │ Номер │ Требования │ Примечания │

│ реквизита │реквизита по│ │ │

│ │ ГОСТу │ │ │

├──────────────┼────────────┼──────────────────────────┼───────────────┤

│Государствен- │ 01 │Помещают в соответствии с │ │

│ ный герб РФ │ │ Положением о │ │

│ │ │ Государственном Гербе │ │

│ │ │ РФ*(58) │ │

├──────────────┼────────────┼──────────────────────────┼───────────────┤

│Герб субъекта │ 02 │Помещают в соответствии с │ Не │

│ РФ │ │правовыми актами субъектов│воспроизводит- │

│ │ │ РФ │ ся, если на │

│ │ │ │бланке помещен │

│ │ │ │ герб РФ │

├──────────────┼────────────┼──────────────────────────┼───────────────┤

│ Эмблема │ 03 │Помещают в соответствии с │ Не │

│организации*(5│ │ Уставом (Положением) │воспроизводит- │

│ 9) (товарный │ │ организации │ ся, если на │

│ знак, знак │ │ │бланке помещен │

│обслуживания) │ │ │ герб РФ или │

│ │ │ │ субъекта РФ │

├──────────────┼────────────┼──────────────────────────┼───────────────┤

│ Код │ 04 │ Проставляется в │ - │

│ организации │ │ соответствии с ОKПО │ │

├──────────────┼────────────┼──────────────────────────┼───────────────┤

│ Основной │ 05 │ Проставляется в │ - │

│государствен- │ │ соответствии с │ │

│ ный │ │ документами, выдаваемыми │ │

│регистрацион- │ │ налоговыми органами │ │

│ ный номер │ │ │ │

│(далее - ОГРН)│ │ │ │

│ юридического │ │ │ │

│ лица │ │ │ │

├──────────────┼────────────┼──────────────────────────┼───────────────┤

│ ИНН/KПП │ 06 │ Проставляется в │ - │

│ │ │ соответствии с │ │

│ │ │ документами, выдаваемыми │ │

│ │ │ налоговыми органами │ │

├──────────────┼────────────┼──────────────────────────┼───────────────┤

│ Код формы │ 07 │ Проставляется в │ - │

│ документа │ │ соответствии с ОKУД │ │

├──────────────┼────────────┼──────────────────────────┼───────────────┤

│ Наименование │ 08 │ Указывается в полном │ Над полным │

│ организации │ │ соответствии с │ наименованием │

│ │ │ наименованием, │ указывается │

│ │ │ закрепленным в │ сокращенное │

│ │ │учредительных документах │ (условное), а │

│ │ │ │ при его │

│ │ │ │ отсутствии - │

│ │ │ │ полное │

│ │ │ │ наименование │

│ │ │ │ выше-стоящей │

│ │ │ │ организации │

│ │ │ │ (при наличии │

│ │ │ │последней)*(60)│

├──────────────┼────────────┼──────────────────────────┼───────────────┤

│ Справочные │ 09 │ Указываются: почтовый │ - │

│ данные об │ │адрес, адрес электронной │ │

│ организации │ │почты, номера телефонов, │ │

│ │ │ факсов, телексов, │ │

│ │ │ банковских счетов и │ │

│ │ │ другие необходимые для │ │

│ │ │ осуществления ее │ │

│ │ │ деятельности сведения │ │

├──────────────┼────────────┼──────────────────────────┼───────────────┤

│ Наименование │ 10 │ Указывается в │Для писем, как │

│вида документа│ │ соответствии с Уставом │ правило, не │

│ │ │(Положением) организации │ указывается │

│ │ │ и требованиями УСОРД │ │

├──────────────┼────────────┼──────────────────────────┼───────────────┤

│Дата документа│ 11 │ Указывается дата │ Если документ │

│ │ │ подписания или │разрабатывается│

│ │ │ утверждения документа │ несколькими │

│ │ │ (для протокола - дата │организациями, │

│ │ │ заседания, для акта - │ то датой │

│ │ │ дата события) в │ документа │

│ │ │последовательности: день │ является │

│ │ │месяца, название месяца, │ наиболее │

│ │ │ год. День и название │ поздняя из │

│ │ │месяца обозначаются двумя │ указанных ими │

│ │ │парами арабских цифр, год │при подписании │

│ │ │ - четырьмя*(61). │ │

├──────────────┼────────────┼──────────────────────────┼───────────────┤

│Регистрацион- │ 12 │ Указывается арабскими │Регистрационный│

│ ный номер │ │цифрами порядковый номер │ номер │

│ документа │ │ по регистрационному │ документа, │

│ │ │ журналу. В необходимых │ составленного │

│ │ │ случаях последний может │совместно двумя│

│ │ │дополняться индексом дела │ и более │

│ │ │ по номенклатуре дел │организациями, │

│ │ │ организации, кодом │ состоит из │

│ │ │ корреспондента, кодом │регистрационных│

│ │ │ исполнителя и пр. │ номеров, │

│ │ │ │присвоенных по │

│ │ │ │журналам каждой│

│ │ │ │ из этих │

│ │ │ │ организаций и │

│ │ │ │ проставленных │

│ │ │ │ через косую │

│ │ │ │черту в порядке│

│ │ │ │ указания │

│ │ │ │ авторов │

│ │ │ │ документа │

├──────────────┼────────────┼──────────────────────────┼───────────────┤

│ Ссылка на │ 13 │Указываются номер и дата │ Применяется │

│регистрацион- │ │ документа, на который │ только в │

│ ный номер и │ │ дается ответ │ исходящих │

│дату документа│ │ │ ответных │

│ │ │ │ документах │

├──────────────┼────────────┼──────────────────────────┼───────────────┤

│ Указание на │ 14 │ Указываются в │ Указываются, │

│ место │ │ соответствии с принятым │если затруднено│

│ составления │ │административно-террито- │его определение│

│ (издания) │ │ риальным делением, с │ по реквизитам │

│ документа │ │ использованием │ 08, 09 │

│ │ │ общепринятых сокращений │ │

├──────────────┼────────────┼──────────────────────────┼───────────────┤

│ Сведения об │ 15 │Указываются наименования │При направлении│

│ адресате │ │ адресатов: организаций │ документа в │

│ │ │ или структурных │ несколько │

│ │ │подразделений (в именит. │ однородных │

│ │ │падеже), должностных или │ организаций │

│ │ │ физических лиц (в дат. │ (структурных │

│ │ │ падеже) │подразделений) │

│ │ │ │ сведения │

│ │ │ │ указываются │

│ │ │ │ обобщенно │

├──────────────┼────────────┼──────────────────────────┼───────────────┤

│ │ │ При утверждении │ - │

│ │ │ должностным лицом - │ │

│ │ │УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) с │ │

│ │ │ указанием наименования │ │

│ │ │ должности утверждающего │ │

│ │ │ лица, его │ │

├──────────────┼────────────┼──────────────────────────┼───────────────┤

│ Гриф │ 16 │ подписи, инициалов, │Располагается в│

│ утверждения │ │ фамилии, а также даты │правом верхнем │

│ документа │ │ утверждения. При │углу документа │

│ │ │ утверждении │ │

│ │ │постановлением (решением, │ │

│ │ │ приказом, протоколом и │ │

│ │ │ т.п.) - УТВЕРЖДЕНО (без │ │

│ │ │ кавычек) с указанием │ │

│ │ │ наименования │ │

│ │ │утверждающего документа в │ │

│ │ │именительном падеже, его │ │

│ │ │ даты и номера │ │

├──────────────┼────────────┼──────────────────────────┼───────────────┤

│ Резолюция │ 17 │ Указываются фамилии и │ В отдельных │

│ │ │ инициалы исполнителей, │ случаях │

│ │ │содержание поручения (при │ опускается │

│ │ │ необходимости), срок │ оформление │

│ │ │ исполнения, подпись │ резолюции на │

│ │ │ поручителя и дата │ отдельном │

│ │ │ │ листе │

├──────────────┼────────────┼──────────────────────────┼───────────────┤

│ Заголовок к │ 18 │ Включает в себя │ Заголовок к │

│ тексту │ │ согласованное с │ тексту │

│ │ │ наименованием документа │ документов, │

│ │ │ указание на краткое │оформленных на │

│ │ │ содержание последнего │ листах А5, │

│ │ │ (обычно в предл. или │ может не │

│ │ │ родит.падеже) │ составляться │

├──────────────┼────────────┼──────────────────────────┼───────────────┤

│ Отметка о │ 19 │Указывается на документах,│ - │

│ контроле │ │ исполнение которых │ │

│ │ │ поставлено на контроль │ │

│ │ │штампом "K" или "Контроль"│ │

├──────────────┼────────────┼──────────────────────────┼───────────────┤

│ Текст │ 20 │ Составляется на │ - │

│ документа │ │ государственном языке в │ │

│ │ │ соответствии с │ │

│ │ │ законодательством РФ │ │

│ │ │(субъекта РФ). Оформляется│ │

│ │ │ в виде таблицы, анкеты, │ │

│ │ │ связного текста или │ │

│ │ │ сочетания перечисленного │ │

├──────────────┼────────────┼──────────────────────────┼───────────────┤

│ Отметка о │ 21 │ При наличии приложений к │ - │

│ наличии │ │документу - Приложение: на│ │

│ приложения │ │ стольких-то листах, в │ │

│ │ │ стольких-то экземплярах │ │

│ │ │ Для приложения, не │ │

│ │ │ названного в тексте, │ │

│ │ │ указывается и его │ │

│ │ │наименование. При наличии │ │

│ │ │ нескольких приложений │ │

│ │ │ приводится их нумерация │ │

├──────────────┼────────────┼──────────────────────────┼───────────────┤

│ Подпись │ 22 │ Включает в себя │ Должность не │

│ │ │ наименование должности, │ указывается │

│ │ │ личную подпись, ее │ (указывается │

│ │ │ расшифровку (инициалы и │ сокращенно) │

│ │ │ фамилию) │при оформлении │

│ │ │ │ на бланке │

│ │ │ │ должностного │

│ │ │ │ лица │

├──────────────┼────────────┼──────────────────────────┼───────────────┤

│ Гриф │ 23 │ При согласовании │ - │

│ согласования │ │ должностным лицом - │ │

│ документа │ │СОГЛАСОВАНО (без кавычек),│ │

│ │ │ наименование должности, │ │

│ │ │ личная подпись лица, │ │

│ │ │проводившего согласование,│ │

│ │ │ ее расшифровка, дата │ │

│ │ │ согласования. При │ │

│ │ │ согласовании другим │ │

│ │ │документом - СОГЛАСОВАНО, │ │

│ │ │ наименование документа, │ │

│ │ │наименование разработчика │ │

│ │ │ документа, дата и номер │ │

│ │ │ документа │ │

├──────────────┼────────────┼──────────────────────────┼───────────────┤

│ Виза │ 24 │ Указываются должность, │ При │

│ согласования │ │ личная подпись │необходимости │

│ документа │ │ визирующего, ее │согласования с │

│ │ │ расшифровка, дата │ четырьмя и │

│ │ │ визирования. При наличии │ более │

│ │ │ замечаний выше подписи │ должностными │

│ │ │ делается пометка: │ лицами │

│ │ │ "Замечания прилагаются". │оформление виз │

│ │ │ Виза ставится на обороте │ производится │

│ │ │ последнего листа │ на "Листе │

│ │ │ подлинника документа или │согласования". │

│ │ │ копии отправляемого │ Замечания │

│ │ │ документа (письма) │прилагаются на │

│ │ │ │ отдельном │

│ │ │ │ листе │

├──────────────┼────────────┼──────────────────────────┼───────────────┤

│ Печать │ 25 │ Ставится на документах, │ Ставится на │

│ │ │удостоверяющих права лиц, │свободном поле │

│ │ │ фиксирующих факты, │левее подписи, │

│ │ │ связанные с финансовыми │ с частичным │

│ │ │ средствами, а также на │ перекрытием │

│ │ │ иных документах, для │личной подписи │

│ │ │ которых требуется │ или поверх │

│ │ │ заверение подписи │ отметки М.П. │

│ │ │ │(место печати) │

├──────────────┼────────────┼──────────────────────────┼───────────────┤

│ Отметка о │ 26 │ Указываются "Верно", │ При │

│ заверении │ │должность, личная подпись │необходимости │

│ копии │ │ лица, заверившего копию, │ заверяется │

│ │ │расшифровка подписи, дата │ печатью │

│ │ │ заверения │ организации. │

│ │ │ │ Ксерокопии, │

│ │ │ │ содержащие │

│ │ │ │ изображение │

│ │ │ │оттиска печати │

│ │ │ │ организации, │

│ │ │ │ повторно │

│ │ │ │ печатью не │

│ │ │ │ заверяются │

├──────────────┼────────────┼──────────────────────────┼───────────────┤

│ Отметка об │ 27 │ Указываются инициалы и │Располагается │

│ исполнителе │ │фамилия исполнителя, номер│в левом нижнем │

│ │ │ его телефона │ углу лицевой │

│ │ │ │или оборотной │

│ │ │ │ стороны │

│ │ │ │ последнего │

│ │ │ │ листа │

│ │ │ │ документа │

├──────────────┼────────────┼──────────────────────────┼───────────────┤

│ Отметка об │ 28 │Указываются ссылка на дату│ Отметка об │

│ исполнении │ │ и номер документа, │ исполнении │

│ документа и │ │ свидетельствующего об │ документа │

│ направлении │ │ исполнении, либо отметка │ может быть │

│ его в дело │ │"В дело такое-то", личная │ подписана │

│ │ │подпись исполнителя и дата│руководителем │

│ │ │ исполнения │подразделения, │

│ │ │ │ в котором │

│ │ │ │ исполнен │

│ │ │ │ документ │

├──────────────┼────────────┼──────────────────────────┼───────────────┤

│ Отметка о │ 29 │ Указываются порядковый │В необходимых │

│ поступлении │ │ номер и дата поступления │случаях также │

│ документа в │ │ документа │ указываются │

│ организацию │ │ │часы и минуты │

│ │ │ │ поступления │

│ │ │ │ документа │

├──────────────┼────────────┼──────────────────────────┼───────────────┤

│Идентификатор │ 30 │ Указываются наименование │Проставляется │

│ электронной │ │ файла, дата и другие │в левом нижнем │

│ копии │ │ данные, необходимые для │ углу │

│ документа │ │ поиска документа │(колонтитуле) │

│ │ │ │каждого листа │

│ │ │ │ документа │

└──────────────┴────────────┴──────────────────────────┴───────────────┘

Отметим, что использование реквизитов для оформления управленческих документов следует осуществлять избирательно, исходя из целесообразности и с учетом вида служебного документа. Например, бланк письма, в зависимости от учредительных документов организации, включает реквизиты 01 (02 или 03), 04-06, 08, 09, а при необходимости - ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11-15 и 17-20. Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14, а при необходимости - и ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11-13, 18 и 19 (см. пп. 4.7 ГОСТа Р6.30-2003). Схемы расположения реквизитов на угловом и продольном бланках представлены соответственно на рис. 3.1 и 3.2.